E-Mail-Sicherheit für Outlook

starke Verschlüsselung von E-Mails und Dateien

Täglich tauscht Ihr Unternehmen eine Fülle von Daten mit Kunden, Lieferanten und Partnern aus. Ein großer Teil dieser Kommunikation findet per E-Mail statt. Doch oft sind die zu übertragenden Informationen vertraulich oder liegen in Form von Dateien vor, die einfach zu groß für E-Mail sind. Was dann?

Es gibt viele Möglichkeiten, dieses Problem zu lösen. Unsere Empfehlung:

Bleiben Sie in Ihrer vertrauten Umgebung!

Mit Cryptshare for Outlook tauschen Sie

  • vertrauliche Nachrichten und
  • Anhänge jeder Größe aus.

Per E-Mail, direkt und bequem aus Outlook heraus.

Sichere E-Mails und große Dateien in Outlook

Email Verschlüsselung für Outlook: So schützen Sie Ihre E-Mails und Anhänge

Wie Sie in Outlook E-Mails verschlüsseln und beliebig große Dateien versenden und empfangen können, erfahren Sie in diesem Video. Sichere E-Mails in Outlook - Weit über S/MIME & PGP hinaus.

E-Mail Verschlüsselung Add-In Outlook

Erweitern Sie die Möglichkeiten Ihres Outlooks

Cryptshare bietet Ihnen nicht nur ein hohes Maß an Sicherheit und wirtschaftliche Vorteile. Unsere Kunden bestätigen uns ihre Zufriedenheit über die Benutzerfreundlichkeit und Produktivität im Alltag. Dafür wurde die Oberfläche intuitiv und funktional gestaltet. Unser Design fügt sich nahtlos in Microsoft Outlook ein und ist dabei radikal auf den Benutzer ausgerichtet. Klar gestaltete Statusanzeigen verschaffen Überblick über aktuell ein- und ausgehende Transfers.

Die Seitenleiste gibt Kontrolle über Passwörter, Anhänge und gesendete und empfangene Mails. Cryptshare ermöglicht jederzeit den Versand verschlüsselter E-Mails mit Anhängen - mit einem Klick und sogar automatisch gesteuert ab einer festgelegten Dateigröße.

Wir sind der Überzeugung, dass unser Add-in nicht nur die Nutzung von Cryptshare vereinfacht, sondern Ihr ganzes Erlebnis mit Outlook beim Versand von großen Dateien und vertraulichen Informationen verbessert.

So senden Sie eine große Datei in Outlook

Dateigrößenbeschränkung für E-Mail-Anhänge in Outlook aufheben

Microsoft Outlook Warnung: Die Größe der Dateianlage überschreitet die Maximalgröße des Servers. Versuchen Sie, die Datei an einem freigegebenen Speicherort zu speichern, und senden Sie dann einen Link.

Von Zeit zu Zeit müssen die meisten Benutzer große Dateien mit Outlook versenden.

Wenn Sie versuchen, eine große E-Mail in Outlook zu versenden, werden Sie mit zwei Dateigrößenbeschränkungen konfrontiert:

  • Die vom Mailserver Ihres E-Mail-Empfängers festgelegte Dateigrößenbeschränkung
  • Die von Ihrem Outlook selbst festgelegten Dateigrößenbeschränkungen.

Outlook begrenzt die Größe von E-Mail-Anhängen auf insgesamt 20 MB. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine einzelne Datei mit 20 MB oder mehrere kleinere Dateien angehängt werden;
Wenn die Gesamtgröße des E-Mail-Anhangs 20 MB überschreitet, erscheint eine Warnmeldung, die den meisten Outlook-Benutzern bekannt ist:

Microsoft Outlook Warnung: Die Größe der Dateianlage überschreitet die Maximalgröße des Servers. Versuchen Sie, die Datei an einem freigegebenen Speicherort zu speichern, und senden Sie dann einen Link.
Screenshot der Größenbeschränkungen für Anhänge in Outlook

Probleme mit großen E-Mail-Anhängen

Nun könnte man sicher darüber diskutieren, ob man in der heutigen Zeit bei 20 MB noch von einer "großen Datei" sprechen kann. Ferner stammt diese Dateigrößenbeschränkung für E-Mail-Anhänge aus dem vorherigen Jahrtausend.

Dennoch geben diese Einschränkungen berechtige Hinweise auf Probleme, die sich aus großen E-Mail-Anhängen, ganz egal, ob mit oder ohne Outlook, ergeben:

  1. Große E-Mails (bzw. E-Mails mit großen Anhängen) führen dazu, dass die Speicherkontingente Ihrer E-Mail-Empfänger in hohem Maße ausgelastet werden
     
  2. Große Anhänge belasten auch Ihr eigenes E-Mail-Speicherkontingent (beispielsweise Exchange), indem die Daten im Ordner "Gesendeten Elemente" gespeichert werden.
    Wenn Sie dann noch sich selbst, oder etwa Arbeitskollegen, CC/BCC eintragen, kann der Speicherverbrauch erneut um ein vielfaches ansteigen.

Große Dateien mit Outlook versenden

Mit unserem Outlook Add-In "Cryptshare for Outlook" können Sie Ihre E-Mails in Outlook so erstellen wie Sie es gewohnt sind.

Es erweitert die Möglichkeiten von Outlook dahingehend, dass Sie sehr große Dateien an Ihre Nachricht anhängen können, bis zu mehreren Gigabyte.

Sie müssen sich nicht mehr um die Größenbeschränkungen für angehängte Dateien in Outlook kümmern! Der Cryptshare Attachment-Manager wird automatisch aktiviert, wenn die Gesamtdateigröße des Anhangs einen vorher festgelegten Schwellenwert überschreitet (standardmäßig 5 MB).

Die Dateien werden dann nicht mehr per E-Mail, sondern über Ihren Cryptshare Server transportiert.

Das entlastet sogar Ihr E-Mail-System und das des Empfängers. Nur Ihr Systemadministrator kann die Größe per Konfiguration begrenzen.

Große Dateien in Outlook versenden mit dem Cryptshare Add-in
Große Anhänge mit Outlook versenden - Cryptshare hebt Dateigrößenbeschränkungen auf


Bitte beachten Sie:
Wir empfehlen Ihnen unser Erklärvideo anzusehen (Umgang mit Dateianhängen beginnt bei 0:57) um zu sehen, wie einfach es ist mit Cryptshare große Datenmengen in Outlook zu versenden.

Ganze Ordner per E-Mail Nachricht verschicken - Als Anhang in Outlook

Ordner per Email Nachricht verschicken in Outlook

 

Ganzer Ordner per Email verschicken - Dateiname für ZIP-Archiv angeben
Ganzer Ordner per Email verschicken - ZIP-Archiv wird automatisch erstellt
Ganzer Ordner per Email verschicken - ZIP-Archiv mit beibehaltener Ordnerstruktur

Sie müssen eine ganze Ordnerstruktur mit Unterordnern per E-Mail in Outlook versenden? Mit Cryptshare kein Problem!

Mit Cryptshare können Sie ganze Ordner, inklusive Dateien und Unterordner per E-Mail verschicken. Dies wird durch einfaches ziehen der gewünschten Ordner auf die Seitenleiste bewerkstelligt.

Das Outlook Add-In for schlägt Ihnen in diesem Fall vor, ein ZIP-Archiv zu erstellen, um die Ordnerstruktur in ihrer ursprünglichen Form mit allen darin befindlichen Dateien und Unterordnern übertragen zu können. Sie haben die Möglichkeit, dem ZIP-Archiv einen Namen zu geben und mit "Ja" die Erstellung des ZIP-Archivs zu starten.

Sie müssen also nicht erst selbst ein ZIP-Archiv erstellen, um einen Ordner per E-Mail zu verschicken

Durch Auswahl der Option "Nein" werden alle in der Ordnerstruktur befindlichen Dateien direkt in die Seitenleiste angehängt. Die Struktur der Ordner geht dabei verloren.

E-Mail Klassifizierung in Outlook

E-Mail Klassifizierung in Outlook - DSGVO-konforme Daten-Klassifizierung

Erfahren Sie, wie die E-Mail-Klassifizierung in Outlook Benutzern und Ihrem Unternehmen hilft, IT-Richtlinien einzuhalten

 

Email Klassifizierung für Outlook

Das Klassifizieren von Daten ist ein wichtiger Compliance-Standard, den unter anderem die EU-DSGVO fordert.

Gleichzeitig müssen Mitarbeiter unterschiedlich schutzbedürftige Daten versenden, an deren Übertragung individuelle Sicherheitsanforderungen angelegt werden.

Mit der E-Mail-Klassifizierung von Cryptshare werden beide Anforderungen zu einer komfortablen Lösung verschmolzen.

Der Administrator kann, entsprechend gesetzlicher Vorgaben und unternehmenseigener Richtlinien, beliebige E-Mail Klassifizierungen wie beispielsweise:

  • Keine Klassifizierung
  • Unkritische Daten
  • Vertrauliche Daten
  • Streng vertrauliche Daten

festlegen und dabei unmittelbar das Sicherheitsniveau der Daten-Übertragung verknüpfen.

So könnten Transfers, die als "Unkritische Daten" klassifiziert werden, beispielsweise ohne Kennwort erfolgen. "Streng vertrauliche Daten" hingehen ausschließlich mit höchstem Kennwort-Sicherheitslevel.

Dadurch schärfen sie das Bewusstsein für kritische Daten bei Ihren Mitarbeitern und ihnen gleichzeitig Entscheidungshilfen an die Hand.

Behalten Sie den Überblick über Ihre sicheren Datenübertragungen

Alles unter Kontrolle mit dem Cryptshare for Outlook Transfer Manager

Damit Sie den Überblick behalten, haben wir einen Transfermanager als Seitenleiste in MS Outlook integriert. Dieser zeigt alle über Cryptshare gesendeten und empfangenen Nachrichten an. Behalten Sie so alles Wichtige im Blick. Wer viel sendet, verliert schnell mal den Überblick über vergebene Passwörter. Darum haben wir in der Seitenleiste die Option eingebaut, Passwörter für getätigte Übertragungen einzusehen. Um Platzprobleme im Outlook-Postfach zu umgehen, können große Dateien, die über Cryptshare empfangen wurden wahlweise auch auf einem Datenträger abgelegt werden. So sorgt die Seitenleiste für Überblick, Komfort und Ordnung. Eine Neuerung, auf die Sie in Zukunft nicht mehr verzichten wollen werden.
 

Outlook Email und Dateitransfer Manager - Transfer auf dem Server verfügbar
Versendete Nachrichten und zugehörige Passwörter können nachträglich eingesehen werden.
Sie können die Passwörter aller Transfers einsehen
Vergebene Passwörter sind für den Absender nachträglich einsehbar.
Outlook transfermanager - Download noch ausstehend
Öffnen Sie die Benachrichtigung oder laden Sie den Transfer direkt herunter.

E-Mail in Outlook zurückrufen

 

 

E-Mail zurückrufen in Outlook

 

E-Mail zurückrufen in Outlook - Klicken Sie auf "Transfer zurückziehen" um den Transfer zurückzurufen
E-Mail zurückrufen in Outlook - Bestätigen Sie, dass Sie den Transfer zurückrufen möchten
E-Mail zurückrufen in Outlook - Nun sehen Sie den Status, dass der Transfer zurückgerufen wurde

Nachricht oder Datei an falschen Empfänger gesendet? Keine Sorge: Mit Cryptshare können Sie sie zurückziehen!

Fast jedem ist das schon passiert. Ein echtes Risiko, denn jeder Mitarbeiter kann so zum Sicherheitsproblem werden. Vor allem dann, wenn die Daten besonders schützenswert sind. Wie kann das versehentliche Leaken oder Verlieren von Informationen, wie bspw. 

  • Geschäftsgeheimnissen,
  • personenbezogenen Daten,
  • Patientendaten oder
  • Konstruktionsplänen

vermieden werden?

Mit der Zurückziehen-Funktion von Cryptshare können menschliche Fehler auch im Nachhinein korrigiert werden. Damit bieten Sie auf der einen Seite Ihren Nutzern/Mitarbeitern ein Werkzeug, dass für unglaubliche Erleichterung sorgt, im Fall, dass Dateien versehentlich versendet wurden. Sie senken aber auch auf der anderen Seite das Gesamt-Risiko durch Datenverlust für Ihr Unternehmen enorm. 

Die Zurückziehen-Funktion rundet das Schutzpaket zum Vorbeugen des versehentlichen Verlustes von Daten ab.

- Black- /Whitelisting, um den Versand an bestimmt Empfänger im Vorhinein zu unterbinden -

- Schutz der gesendeten Dateien durch ein Passwort -

- Nutzen der Zurückziehen-Funktion, falls die Dateien schon gesendet wurden -

Passwortgeschützte E-Mails und Anhänge in Outlook

Jede über Cryptshare versendete E-Mail ist verschlüsselt und mit einem Passwort geschützt.

Sie müssen sich diese Passwörter nicht merken - Sie können sie jederzeit im Transfer-Manager von Cryptshare einsehen.

Dieses Passwort wird zum Schutz der vertraulichen E-Mail oder des Mail-Anhangs verwendet und kann wie folgt eingestellt werden:

Passwort generieren

Passwortgeschützte E-Mail - Passwort generieren

Diese Option erzeugt ein sicheres Passwort, welches alle eingestellten Anforderungen erfüllt.
Das Passwort wird Ihnen angezeigt und kann in die Zwischenablage kopiert werden.

Manuelle Eingabe

Passwortgeschützte E-Mail - Passwort manuell vergeben

Diese Option ermöglicht es Ihnen, ein Kennwort manuell einzugeben. Der Administrator kann vorgeben, welche Qualitätskriterien das Kennwort erfüllen muss

Kein Passwort vergeben

Passwortgeschützte E-Mail - Kein Passwort vergeben

Diese Option gestattet es Ihren Anwendern, Transfers ohne Verwendung eines Kennwortes zu versenden. Cryptshare erzeugt dennoch automatisch ein Kennwort im Hintergrund und verwendet es, um den Transfer zu verschlüsseln. Jedoch wird das Kennwort dem Empfänger im Klartext als Bestandteil des Download-Links in der Empfänger-Benachrichtigung zugesendet. Das Sicherheitsniveau ist somit deutlich niedriger.

Sicherheit ohne Passwort

Passwortgeschützte E-Mail - Permanente Verbindung etablieren

Einmal aktiviert, kümmert sich die Cryptshare QUICK Technology um die Passwörter für jeden zukünftigen Austausch zwischen Ihnen und Ihrem Kommunikationspartner.

Transfer-Passwörter aus Outlook per SMS übermitteln

Übermitteln Sie Passwörter für geschützte E-Mails mittels SMS

Erfahren Sie, wie einfach es ist, mit Cryptshare Kennwörter in Outlook per SMS an Empfänger zu übermitteln

Transfer-Passwörter via SMS an Empfänger übertragen - Direkt aus Outlook

Beim Einsatz von Cryptshare werden Passwörter für Nachrichten und Dateien immer separat von der ursprünglichen E-Mail versendet. Dies kann komfortabel via SMS geschehen. 

Um ein Passwort per SMS zu versenden, muss der Cryptshare-Nutzer nur wenige einfache Schritte unternehmen.

  • Die Option „Passwort per SMS senden“ im Transfer-Dialog auswählen.
  • Alle vorliegenden Rufnummern des Empfängers werden angeboten. Der Sender kann entweder eine dieser Rufnummern wählen, oder eine andere manuell eingeben.
  • Zudem ist es möglich, die Rufnummer des Empfängers aus der Zwischenablage einzufügen oder in das Outlook-Adressbuch zu wechseln. Pro adressiertem Empfänger sind mehrere Rufnummern möglich. Bestätigen und erledigt.
  • Sobald der Button „Bestätigen“ geklickt wird, werden die E-Mail mit den verschlüsselten Daten und die SMS gleichzeitig versendet. 

So wird dieses Risiko menschlicher Fehltritte minimiert – ein echter und wertvoller Zugewinn an Sicherheit.

Vorteile von E-Mail Verschlüsselung in Outlook mit Cryptshare

  • Verschlüsselte Übertragung von E-Mail
  • und Dateien beliebiger Größe
  • Nachvollziehbare Protokollierung
  • Nutzung ohne Anlage von Benutzerkonten
  • Nutzung ohne Austausch von Zertifikaten
  • Nutzung ohne Software-Installation
  • Verschlüsselte Dateiablage im Transfer
  • Sicherer Datentransfer
  • LDAP Integration

Erweitern Sie Ihr Outlook um permanente, sichere Verbindungen

Permanent sichere Verbindungen in Outlook aufbauen

Erfahren Sie, wie Sie E-Mails und Dateien sicher ohne Passwörter austauschen können - Mit unserer revolutionären QUICK Technology

Benachrichtigungs-E-Mails in Ihrem Corporate Design

Ihre Kommunikation. Ihr Design.

Ihre Kommunikationspartner werden nicht nur von der Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit von Cryptshare beeindruckt sein.

Mit Cryptshare for Outlook überzeugen Sie durch einen ansprechenden Auftritt bis hin zur Benachrichtigung beim Empfänger.

Passen Sie die Benachrichtigungen mit wenigen Handgriffen an Ihr Corporate Design an. Für eine optimale Übersichtlichkeit haben wir die Darstellung gut strukturiert.

So verbessern Sie nicht nur die Wahrnehmung Ihres Unternehmens in Sachen Sicherheit, sondern steigern auch die Akzeptanz der Anwender.

Sichere Transferbenachrichtigungen können angepasst wird

Einfache Verwaltung, mehr Sicherheit, weniger Kosten

Cryptshare bietet Ihnen und Ihren Nutzern nicht nur ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit und Produktivität, sondern auch rechtliche, administrative und wirtschaftliche Vorteile.

So bietet die Nutzung eigener Server die Möglichkeit, sich besser an Datenschutzrichtlinien zu halten.

Darüber hinaus verursacht Cryptshare einen minimalen administrativen Aufwand, da keine Nutzerverwaltung nötig und das System selbstbereinigend ist.

Neben den potenziellen Einsparungen in Ihrer IT-Infrastruktur durch Entlastung Ihres E-Mail Systems bieten wir ein attraktives Preismodell an, das Cryptshare zu einer guten Investition in die Zukunft macht.

Cryptshare in Zahlen

4.0 Mio

zufriedene Nutzer weltweit

in 30

Ländern

2.000 +

Firmenkunden

100 %

Made in Germany

Nahtlos integriert in Windows und Office

Cryptshare bietet zahlreiche Möglichkeiten um Daten sicher mit Outlook zu versenden

Erfahren Sie, wie Sie Dateien mittels "Senden an" Kontextmenü in Windows und Freigeben-Dialog in Office sicher versenden

 

Dateien sicher mit Senden an Dialog in Windows versenden
Microsoft Office - Externe Freigabe - Dokument als sichere Email senden
Freigeben Dialog in Office - Dokument sicher mit Externen teilen

Dateien mittels "Senden an" Kontextmenü in Windows und Freigeben-Dialog in Office sicher versenden

Cryptshare for Outlook Anwender können Dokumente komfortabel direkt aus Office-Anwendungen heraus versenden.

Das bedeutet, ein Word-Dokument, eine Excel-Datei oder eine PowerPoint-Präsentation können bequem über „Datei“ und „Freigeben“ mit Cryptshare versendet werden.

Der User gibt wie gewohnt die Empfängeradresse und den Betreff ein. Fertig. 

Outlook ist bei Unternehmen stark verbreitet und genießt eine hohe Nutzerakzeptanz. Damit die User in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung arbeiten können, haben wir Cryptshare tief in Office und Windows integriert.

Sichere Kommunikation, wenn Sie sie brauchen - Für noch mehr Zeitersparnis.

E-Mail Verschlüsselung für Outlook

Cryptshare for Outlook ist ein Add-in für Microsoft Outlook,

das sich automatisch mit dem Cryptshare Server verbindet. Cryptshare for Outlook gestattet es Ihnen, sowohl den E-Mail Text als auch die Dateianhänge verschlüsselt zu übertragen. Der Versand von vertraulichen Nachrichten oder großen Dateien aus Outlook heraus ist nur noch einen Mausklick entfernt.
 

Cryptshare für Outlook ist ein Add-In und kann in Verbindung mit einem Microsoft Exchange Server oder jedem anderen POP/IMAP/SMTP Mail Server eingesetzt werden. Es macht Größenbeschränkungen in E-Mails irrelevant, da Dateianhänge über den Cryptshare Server abgewickelt werden, wodurch Last und Speicherverbrauch auf dem E-Mail-Server und somit auch die Kosten deutlich reduziert werden.

Für die Anwender ist Cryptshare durch die Integration in ihr E-Mail-Programm noch komfortabler zu nutzen. So werden sie motiviert, Cryptshare häufiger zu verwenden, was zu einem schnelleren "Return on Investment" (ROI) führt. Die Möglichkeit, nicht nur Dateien, sondern optional auch die gesamte E-Mail-Nachricht verschlüsselt zu übertragen, stellt eine signifikante Steigerung des Sicherheitsniveaus bei der Verwendung von Outlook dar. Gesendete Nachrichten können dabei wie gewohnt in Outlook gespeichert werden. Dateien werden ab einer definierbaren Größe nicht mitgespeichert, sondern durch Dateinamen ersetzt.

  • Senden Sie verschlüsselte E-Mails ad-hoc an beliebige Empfänger ohne dass diese im Vorfeld Zertifikate austauschen, Software installieren oder Benutzerkonten einrichten müssen.
  • Senden Sie Dateianhänge beliebiger Größe sicher aus Ihrem Microsoft Outlook Client heraus und entlasten Sie dabei Ihre E-Mail-Infrastruktur.
  • Die Größenbeschränkung in Ihrer E-Mail Infrastruktur oder auf Empfängerseite ist kein Hindernis mehr für die erfolgreiche Kommunikation mit Kunden, Lieferanten, Partnern oder Kollegen.
  • Cryptshare ist selbsterklärend - keine Schulung erforderlich.
  • Minimaler administrativer Aufwand - es müssen keine Benutzerkonten eingerichtet oder Zertifikate ausgetauscht werden und die übertragenen Dateien werden zeitgesteuert automatisch vom Cryptshare Server gelöscht.

Cryptshare for Outlook wird als Add-In in den Microsoft Outlook Client installiert und kann per Softwareverteilung ausgerollt werden. Es sind keine Software-Installationen oder besondere Konfigurationen auf Seite des Mail Servers erforderlich. Sie können Microsoft Exchange-, POP3- oder IMAP-Postfächer mit Cryptshare for Outlook verwenden.

Das Add-In kommuniziert direkt per HTTPS vom Arbeitsplatz des Benutzers mit dem Cryptshare Server, übergibt die Dateianhänge und erhält die vom System generierten Download-Links zurück. Diese werden vor dem Versand in die E-Mail eingefügt, die dann auf regulärem Wege zugestellt wird.

Cryptshare for Outlook wird mit einer Installationsroutine ausgeliefert, die sowohl für die lokale Einzelplatzinstallation als auch für den unternehmensweiten Roll-Out genutzt werden kann. Dabei können Einstellungen vorgegeben und zentral verwaltet werden, so dass die Anwender direkt starten können.

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