Datei wieder mal zu groß für E-Mail?

Wir alle kennen dieses Problem. Schließlich können viele E-Mail-Clients nur Dateien bis 20 Megabytes versenden – und die sind bei den heutigen Datenmengen schnell erreicht. Was also tun? Nutzer weichen oft auf Notlösungen aus, die ihnen bekannt sind, wie WhatsApp oder Dropbox – ein echter Albtraum für jede Unternehmens-Compliance. 

Doch das muss nicht sein, denn es gibt eine einfache und sichere Lösung: Cryptshare! Mit Cryptshare können Sie nicht nur große Dateien versenden, sondern tun dies auch datenschutzkonform. Und das Beste daran:

Cryptshare ist kinderleicht in der Anwendung – denn wer E-Mail kann, der kann auch Cryptshare. Einfach Nachricht schreiben, Dateien per Drag & Drop einfügen, versenden. Fertig!

Für alle, die es noch bequemer haben möchten, gibt es Integrationen für Outlook und HCL Notes. Und wer die Digitalisierung im Unternehmen voranbringen und ein hausinternes Tool anbinden möchte, kann dies mit der Cryptshare API tun. Kümmern Sie sich um Ihre Arbeit, um die Digital-Logistik kümmert sich Cryptshare.

Übrigens: Cryptshare funktioniert bidirektional, das heißt all Ihre Kontaktpartner können Ihnen sicher und vertraulich Nachrichten und Dateien auch zurückschicken – ohne Mehrkosten, Schulungen oder sonstigen Aufwand. Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie sichere digitale Kommunikation für Ihre gesamte Belegschaft ermöglichen, testen Sie Cryptshare oder fragen Sie uns nach einem Beratungsgespräch!
 

  • Intuitiv zu bedienen
  • Dateien beliebiger Größe versenden
  • Verschlüsselter Dateitransfer
  • Keine Nutzeraccounts benötigt
  • Virenprüfung und Dateitypenfilter
  • Automatische Löschung von Server

Große Dateien und Datentransfers in Unternehmen und Organisationen

Anforderungen für Dateitransfers steigen stetig

In der modernen Geschäftswelt ist das Versenden von Daten regulärer Bestandteil des Arbeitsalltags – und wird künftig noch mehr an Bedeutung gewinnen. Für jede Organisation ist es hierbei wichtig, dass sie ihrer Belegschaft Transfers gerade für große Dateien mit mehreren GB ermöglicht und dabei besonders folgende Anforderungen erfüllt:
 

Auflagen für den Datenschutz in Bezug auf Dateiversand:

In der Europäischen Union ist die Datenschutz-Grundverordnung seit Ende Mai 2018 geltendes Recht. Mit dem Ziel, personenbezogene Daten zu schützen und den freien Datenaustausch innerhalb der EU zu sichern, umfasst sie wichtige Regeln, die es einzuhalten gilt – andernfalls drohen empfindliche Strafzahlungen:

Bei Verstößen gegen die folgenden Bestimmungen werden im Einklang mit Absatz 2 Geldbußen von bis zu 20 000 000 EUR oder im Fall eines Unternehmens von bis zu 4 % seines gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs verhängt, je nachdem, welcher der Beträge höher ist […]

DSGVO Art. 83 Abs. 5

Was jedoch ebenso wichtig ist: Die DSGVO gilt auch für Daten, welche EU-Bürger betreffen und aus dem Geltungsbereich der DSGVO ins Ausland versendet werden. Denn dort müssen die Daten einem mindestens ebenbürtigen Schutz unterliegen, wie ihn die DSGVO rechtlich sicherstellt. Dateien finden heute zunehmend in der Cloud ihren Speicherplatz und die größten Anbieter solcher Dienste sitzen in den USA. Somit sind viele Datenströme von Unternehmen und Organisationen betroffen, über welche sie sich im ersten Moment gar nicht klar sind. Dateien werden oftmals nämlich nicht bewusst in die USA versendet, sondern fließen im Hintergrund dorthin. Dennoch können europäische Organisationen bei Verstößen haftbar gemacht werden, zumal gesetzliche Grundlagen wie der Privacy Shield vom Europäischen Gerichtshof gekippt wurden. 

Für Unternehmen sowie Organisationen gilt es daher, den vorgeschriebenen Datenschutz stets zu gewährleisten und die Compliance mit der DSGVO beim Transfer großer Dateien ebenfalls sicherzustellen. 

Interne Richtlinien für den Versand großer Dateien

Für Firmen und Organisationen gibt es oftmals interne Richtlinien, die das Versenden von Dateien betreffen. Diese beinhalten dann auch konkrete Vorgaben, was den Umgang mit ein- sowie ausgehenden Daten und deren Ablage anbelangt. Beispielsweise wenn eine Archivierung angebunden ist. Dann bestimmt die interne Regelung was, wie und wo gespeichert wird. 

Für die Einhaltung interner Richtlinien setzen Admins außerdem gerne Dateitypenfilter als Sicherheitsmaßnahme ein. Mit diesen können sie sicherstellen, dass nur die von ihnen definierten Dateitypen als vertrauenswürdig zugelassen und andere blockiert werden. Zum Einsatz kommen solche Filter vor allem dann, wenn bestimmte Arten von Dateien häufig für Angriffe mit Malware benutzt werden. 

Schutz vor dem Zugriff unbefugter Dritter

Was bereits für die Compliance mit der DSGVO bei personenbezogenen Informationen wichtig ist, kommt auch bei Daten in Spiel, welche die eigene Organisation betreffen – beim Schutz des eigenen geistigen Eigentums. Nicht selten werden große Dateien mit mehreren GB, oft mit schützenswerten Inhalten wie beispielsweise zu Patentanmeldungen oder Konstruktionsplänen, elektronisch versendet. Um Wirtschaftsspionage oder Hacking-Angriffen vorzubeugen, bedarf es des Schutzes solcher Daten im Transfer von Sender zu Empfänger(n) durch wirksame Verschlüsselung. 

Nutzerfreundlichkeit

Sie ist eine der wichtigsten Anforderungen an jede Softwarelösung, steht jedoch viel zu selten ausreichend im Fokus. Letztlich ist es aber gerade die Nutzerfreundlichkeit, die entscheidet, ob eine Lösung für den sicheren Datentransfer in der Praxis angewendet wird. Ist eine solche für die Belegschaft nämlich zu umständlich oder kompliziert, so kommt sie im Arbeitsalltag nicht zum Tragen – mag sie technisch auch noch so ausgefeilt sein. Entscheidend ist es, dass die Lösung für alle Mitarbeitenden schnell und einfach nutzbar ist und ohne großen Schulungsaufwand funktioniert. Einfacher Rollout, einfache Integration in bestehende Arbeitsprozesse, einfache Handhabung: Das freut Nutzer und Admins! 

Datenmengen wachsen rasant an – wie große Dateien entstehen:

Daten haben branchenübergreifend eine enorme Bedeutung und benötigen Schutz in unterschiedlichen Abstufungen. Mit leistungsstarker Software erstellen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter täglich große Dateien mit mehreren Gigabytes, z.B. mit Microsoft Office Programmen wie PowerPoint und Excel, mit Datenbanken und durch CAD Dateien, Videos oder pdfs.

Mit neuen Technologien steigt die Qualität von Datensätzen – und damit auch die Datenmenge, Dateigröße und der dafür erforderliche Speicherplatz.

Ihren wahren Wert entfalten Daten, wenn sie mit anderen geteilt werden und so mit ihnen gearbeitet werden kann. Wenn zum Beispiel auch große Dateien wie eine MRT-Aufnahme schnell und einfach an einen Spezialisten versendet werden kann, um eine zweite Expertenmeinung einzuholen. Wichtig hierbei ist, dass solche Transfers durch Verschlüsselung sicher und datenschutzkonform vonstattengehen. Ihre Belegschaft möchte mit Dateien an verschiedenen Orten und Geräten arbeiten und viele Empfänger, mit denen sie Daten teilt, befinden sich außerhalb Ihrer Organisation. Wie können Dateitransfers also sicher und datenschutzkonform gestaltet werden? Schließlich beinhalten solche Transfers wichtige und vertrauliche Aspekte Ihres Unternehmens. 

Es ist noch gar nicht lange her, dass für die Übertragung solcher Daten physische Datenträger verwendet wurden. Auf diesen wurden die Informationen abgespeichert und anschließend mit den Empfängern geteilt. Letztlich konnten DVD, USB-Stick und Co. mit der Entwicklung jedoch nicht Schritt halten und wurden zunehmend unpraktisch für den Transfer gerade von großen Dateien, insbesondere im geschäftlichen Bereich.

Hierfür gab es gute Gründe: 

  • Das Größenlimit der Datenträger, welche mit den maximalen Dateigrößen nicht unbegrenzt mithalten konnten: Der verfügbare Speicherplatz reichte dann einfach nicht mehr aus. 
  • Die Portokosten für den Versand: Gerade in der Summe konnten schnell beträchtliche Summen entstehen. 
  • Es entstand jede Menge Schatten-IT und die Datenhoheit ging sehr schnell verloren: Es wurde schlicht nicht mehr nachvollziehbar, wie viele Datensätze wo unterwegs waren. 
  • Für Malware sind physische Datenträger ein von Hackern gerne genutztes Einfallstor: Wo es üblich ist, mit USB-Sticks zu arbeiten, da ist die Schwelle für deren Nutzung recht niedrig. Es reicht mitunter aus, einen entsprechend präparierten Datenträger mit „Mitarbeiter-Gehaltsliste“ o.Ä. zu beschriften, auf einem Firmenparkplatz zu deponieren oder gar per Drohne abzuwerfen. Wenn nur ein einziges Mitglied der Belegschaft der Neugier nicht widerstehen kann und den Stick in den Computer am Arbeitsplatz anschließt, ist es mit der Integrität der IT innerhalb der Organisation vorbei. 
  • Heutzutage ist es üblich, große Dateien digital zu versenden. Dies geht schneller, ist einfacher und spart dabei auch noch Geld. Doch auch hierbei gibt es zahlreiche Fallstricke zu beachten. 

Wie große Dateien gewöhnlich digital versendet werden:

Der Ansatz der Unternehmen

Um diese Entscheidungen zu treffen, wird oftmals der Blick zu sehr verengt; genauer betrachtet werden dann komplexe und kostspielige Tools wie SMIME oder weniger sichere Lösungen wie in-house FTP-Server. Häufig werden auch Standard-E-Mail und Cloud-Lösungen wie Dropbox oder Gmail als der schnellste Weg gewählt, beliebige Dateien jederzeit zu teilen.

Cloud-Dienste werden gerade bei Anforderungen an einen hohen Speicherplatz gerne genutzt, jedoch sind diese nicht immer die sinnvollste Lösung. Vielen Organisationen ist es wichtig, die Datenhoheit zu behalten und gewährleisten zu können, dass im Hintergrund keine Datenströme an die großen Cloud-Anbieter in den USA fließen. Durch den US-CLOUD Act von 2018 reicht es hierbei jedoch nicht, wenn der Server mit den betreffenden Daten in Deutschland steht; solange das Mutterunternehmen amerikanisch ist, haben US-Behörden trotzdem Zugriffsrechte auf die Daten. Dies betrifft auch so manchen Anbieter für sichere Kommunikation wie beispielsweise WeTransfer. Dieses Unternehmen sitzt zwar in den Niederlanden, benutzt aber auch Server in den USA für ihre Cloud, in welcher Daten aus den Transfers der Nutzer gespeichert werden. US-Behörden haben auf diese also prinzipiell auch Zugriff. Um dies zu verhindern und den Datenschutz auf DSGVO-Ebene sicherzustellen, bedarf es dementsprechend also EU-Unternehmen mit Servern im EU-Raum. Über diesen Punkt müssen sich die IT-Entscheider in Unternehmen und Organisationen unbedingt im Klaren sein!

Die Datenspeicherung in den USA unterliegt keinen so strikten rechtlichen Rahmenbedingungen wie in der Europäischen Union. Es gibt zwar den California Consumer Protection Act (CCPA) in Kalifornien, welcher Verbrauchern mehr Rechte über die Verwendung ihrer Daten einräumt, jedoch ist dieser immer noch in einer Vorreiterrolle und nur im Bundesstaat Kalifornien verbindlich in Kraft. Während hierzulande der Datenschutz für die Betroffenen im Mittelpunkt steht, werden in den USA kommerzielle Interessen stärker berücksichtigt. Daher ist dort in vielerlei Branchen die Datenweitergabe an Dritte ohne explizite Zustimmung der Betroffenen gängige Praxis, während dies in der EU durch die DSGVO untersagt ist. Prinzipiell haben Unternehmen und Organisationen in den USA viel mehr Ermessensspielraum als ihre europäischen Pendants, wie stark der Datenschutz bei ihnen ausgeprägt sein soll. Bei der Gestaltung dieses Spielraums steht daher der hohe kommerzielle Wert der Daten sehr weit oben in der Prioritätenliste.

Sowohl die gesetzlichen Vorgaben zur Datenspeicherung als auch der Datenumgang sind in der EU fundamental unterschiedlich als in den USA. Unternehmen im DSGVO-Geltungsbereich müssen daher genau im Auge behalten, wo ihre Daten hinfließen – gerade auch, wenn es um das Versenden großer Dateien geht. 

Mitunter sind bei Unternehmen und Organisationen bereits Lösungen und Dienste im Einsatz, um Daten zu verschicken oder zu empfangen. Gleichzeitig werden sie aber oft nicht genutzt und die Belegschaft weicht auf Anwendungen aus, welche sie aus dem privaten Alltag kennt. Diese sind meist nicht DSGVO-konform und wurden von der hausinternen IT nicht freigegeben. Die daraus resultierende Schatten-IT sorgt deshalb dann für Alpträume bei den Admins, denn sie haben keinerlei Kenntnis darüber, welche Daten ihres Unternehmens oder Organisation wo überall im Umlauf sind. Schatten-IT tritt jedoch nicht nur auf, wenn es für den sicheren Datenaustausch keine Lösung gibt; es genügt bereits, wenn diese in der Anwendung von den Nutzern als zu umständlich oder kompliziert empfunden wird. 

Wenn sich bei der Belegschaft Workarounds im Arbeitsalltag erst einmal festgesetzt haben, dann ist es schwer, sie davon wieder loszubekommen. Umso wichtiger ist es also, dass Organisationen solcherlei von Vornherein unterbinden, indem sie ihrer Belegschaft möglichst früh nicht nur eine Kommunikationslösung zur Verfügung stellen, die sicher und datenschutzkonform ist, sondern die auch einfach von allen Mitarbeitenden angewendet werden kann.

Im Arbeitsalltag der Belegschaft

Möglichkeiten, große Dateien mit mehreren GB von der Absender- zur Empfängerseite zu versenden, gibt es viele. Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind viele Anbieter solcher Dienste aus dem Privatbereich bekannt, wie beispielsweise DropBox, WhatsApp oder WeTransfer. Doch genau das kann zu einem Problem für jede Organisation werden.

Gerade Lösungen aus dem Verbraucherbereich sind nämlich nicht dazu geeignet, Daten zu versenden, welche externen oder internen Compliance-Vorgaben unterliegen. Nicht immer setzen diese Verschlüsselung ein und auch der Transportweg, über welchen die Daten versendet werden, ist nicht unbedingt geschützt vor dem Zugriff unberechtigter Dritter. Zudem unterlaufen solche Lösungen die Datenhoheit von Organisationen. Dropbox, WhatsApp, WeTransfer und Co. sind zwar schnell mal genutzt, lassen die eigene IT aber völlig im Dunkeln darüber, was an Daten wann und wohin abfließt. 

Dennoch setzt die Belegschaft solche Lösungen gerne als Workaround ein. Warum? Zwar sind viele Nutzerinnen und Nutzer unbedarft unterwegs und sich nicht im Klaren darüber, welche katastrophalen Auswirkungen es für die eigene Organisation haben kann, „einfach mal schnell“ große Dateien über nicht genehmigte Kanäle zu versenden, wenn man diese ja ohnehin privat ständig nutzt. Schwerer wiegt aber noch, dass Dienste aus dem Privatgebrauch eben genau das sind: „einfach“ und „schnell“, gerade auch in der Anwendung. Im Zweifelsfall übertrumpft das dann meist jegliche Sicherheitsbedenken.  

Selbst wenn Unternehmen genehmigte Möglichkeiten für das sichere Versenden großer Dateien bereitgestellt haben, werden diese von der Belegschaft oft gemieden und umgangen. Auch dieser Umstand hängt dann eng mit der hohen Nutzerfreundlichkeit der Angebote und deren Vertrautheit aus dem Privatbereich zusammen. 

Fazit für Organisationen und Unternehmen:

Die Sicherheit von Lösungen für das Versenden großer Dateien darf also keinesfalls zu Lasten der Nutzerfreundlichkeit gehen!

Die Erfahrung zeigt: Wenn Ihre Organisation keine Lösung bereitstellt, welche die Belegschaft einfach bedienen kann, ist die Versuchung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter groß, Workarounds zu finden. Im Regelfall benutzen sie dann altbekannte – und nicht genehmigte – Mittel, auf welche Ihre IT keinerlei Einfluss hat.

Große Dateien mit Outlook versenden

Dateigrößenbeschränkung für E-Mail-Anhänge in Outlook aufheben

Microsoft Outlook Warnung: Die Größe der Dateianlage überschreitet die Maximalgröße des Servers. Versuchen Sie, die Datei an einem freigegebenen Speicherort zu speichern, und senden Sie dann einen Link.

Microsoft Outlook Warnung: Die Größe der Dateianlage überschreitet die Maximalgröße des Servers. Versuchen Sie, die Datei an einem freigegebenen Speicherort zu speichern, und senden Sie dann einen Link.

Von Zeit zu Zeit müssen die meisten Benutzer große Dateien mit Outlook versenden.

Wenn Sie versuchen, eine große E-Mail in Outlook zu versenden, werden Sie mit zwei Dateigrößenbeschränkungen konfrontiert:

  • Die vom Mailserver Ihres E-Mail-Empfängers festgelegte Dateigrößenbeschränkung
  • Die von Ihrem Outlook selbst festgelegten Dateigrößenbeschränkungen.

Outlook begrenzt die Größe von E-Mail-Anhängen auf insgesamt 20 MB. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine einzelne Datei mit 20 MB oder mehrere kleinere Dateien angehängt werden;
Wenn die Gesamtgröße des E-Mail-Anhangs 20 MB überschreitet, erscheint eine Warnmeldung, die den meisten Outlook-Benutzern bekannt ist:

Probleme mit großen E-Mail-Anhängen

Nun könnte man sicher darüber diskutieren, ob man in der heutigen Zeit bei 20 MB noch von einer "großen Datei" sprechen kann. Ferner stammt diese Dateigrößenbeschränkung für E-Mail-Anhänge aus dem vorherigen Jahrtausend.

Dennoch geben diese Einschränkungen berechtige Hinweise auf Probleme, die sich aus großen E-Mail-Anhängen, ganz egal, ob mit oder ohne Outlook, ergeben:

  1. Große E-Mails (bzw. E-Mails mit großen Anhängen) führen dazu, dass die Speicherkontingente Ihrer E-Mail-Empfänger in hohem Maße ausgelastet werden
     
  2. Große Anhänge belasten auch Ihr eigenes E-Mail-Speicherkontingent (beispielsweise Exchange), indem die Daten im Ordner "Gesendeten Elemente" gespeichert werden.
    Wenn Sie dann noch sich selbst, oder etwa Arbeitskollegen, CC/BCC eintragen, kann der Speicherverbrauch erneut um ein vielfaches ansteigen.

Große Dateien mit Outlook versenden

Mit unserem Outlook Add-In "Cryptshare for Outlook" können Sie Ihre E-Mails in Outlook so erstellen wie Sie es gewohnt sind.

Es erweitert die Möglichkeiten von Outlook dahingehend, dass Sie sehr große Dateien an Ihre Nachricht anhängen können, bis zu mehreren Terabyte.

Sie müssen sich nicht mehr um die Größenbeschränkungen für angehängte Dateien in Outlook kümmern! Der Cryptshare Attachment-Manager wird automatisch aktiviert, wenn die Gesamtdateigröße des Anhangs einen vorher festgelegten Schwellenwert überschreitet (standardmäßig 5 MB).

Die Dateien werden dann nicht mehr per E-Mail, sondern über Ihren Cryptshare Server transportiert.

Das entlastet sogar Ihr E-Mail-System und das des Empfängers. Nur Ihr Systemadministrator kann die Größe per Konfiguration begrenzen.

Große Dateien in Outlook versenden mit dem Cryptshare Add-in

Mit unserem Outlook Add-In Cryptshare for Outlook können Sie Ihre E-Mails in Outlook so erstellen wie Sie es gewohnt sind.

Es erweitert die Möglichkeiten von Outlook dahingehend, dass Sie sehr große Dateien an Ihre Nachricht anhängen können, bis zu mehreren Terabyte.

Sie müssen sich nicht mehr um die Größenbeschränkungen für angehängte Dateien in Outlook kümmern! Der Cryptshare Attachment-Manager wird automatisch aktiviert, wenn die Gesamtdateigröße des Anhangs einen vorher festgelegten Schwellenwert überschreitet (standardmäßig 5 MB).

Die Dateien werden dann nicht mehr per E-Mail, sondern über Ihren Cryptshare Server transportiert.

Das entlastet sogar Ihr E-Mail-System und das des Empfängers. Nur Ihr Systemadministrator kann die Größe per Konfiguration begrenzen.


Bitte beachten Sie:
Wir empfehlen Ihnen unser Erklärvideo anzusehen (Umgang mit Dateianhängen beginnt bei 0:57) um zu sehen, wie einfach es ist mit Cryptshare große Datenmengen in Outlook zu versenden.

Große Dateien per Web App versenden

Große Dateien mittels Browser hochladen und teilen

Upload von großen Dateien

Die Cryptshare Web App ist der zentrale Punkt der Kommunikation und kann jederzeit von jedem beliebigen PC, Tablet oder Smartphone verwendet werden.

Alles, was Sie und Ihre externen Kommunikationspartner benötigen, um vertrauliche Daten oder große Dateien auszutauschen ist ein Browser und eine E-Mail-Adresse.

Die Cryptshare Web App ist selbsterklärend und intuitiv zu nutzen - Der Nutzer wird Schritt für Schritt durch den Transfer-Prozess geführt. Es ist keine Schulung oder Unterstützung notwendig.

Video

Große Dateien Versenden - Via Browser und Web App

Große Dateien per HCL Notes versenden

Dateigrößenbeschränkung für E-Mail-Anhänge in HCL Notes aufheben

Große Dateien und Anhänge mit HCL Notes versenden

Mit unserer HCL Notes-Integration Cryptshare for Notes können Sie beliebig große Dateien an Ihre E-Mails anhängen und sicher versenden.

Datentransfer Methoden und deren Vor- und Nachteile

Datenträger

Viel Speicherplatz. Können jedoch verloren gehen oder gestohlen werden. International unpraktisch.

Die Kosten für Massenspeichermedien sind dramatisch gefallen und entsprechend werden Datenträger nach wie vor gerne verwendet. Dabei steigt die Kapazität der Medien kontinuierlich.

Es vergeht kaum ein Tag, an dem nicht Sicherheitsvorfälle durch die Presse gehen, bei denen ein USB Stick in einem Zug vergessen oder eine DVD in einem Mülleimer oder auf der Straße gefunden wird. Daten die einmal auf einem Medium gespeichert wurden, sind von dort nicht oder nicht so leicht zu entfernen. Speziell wiederbeschreibbare Medien wie USB Sticks haben oft ein zweites Leben.

Datenträger gehen verloren oder werden gestohlen und sie werden gerne wiederverwendet. Selbst für verschlüsselte Daten bedeutet dies ein erhebliches Risiko. Die Verwendung von Datenträgern bleibt eine der häufigsten Ursachen für die Kompromittierung von Daten.

Einfach zu verwenden, einfach zu verlieren.

Cloud-Dienste

Meist sehr einfach, jedoch keine Datenhoheit und oftmals Speicherung im Ausland.

Auf den ersten Blick sind die Kosten gering oder gar nicht vorhanden. Dies ändert sich schnell, wenn ein gewisses Maß an Nutzung überschritten wird. Das Risiko einer Verletzung von Sicherheitsrichtlinien ist sehr hoch.

Sehr gering. Die Anbieter von Cloud Lösungen kämpfen um den Schutz von vertraulichen Daten, aber die Berichte über Sicherheitsvorfälle sind häufig. Zusätzlich sind Faktoren wie der Ort der Datenspeicherung und die dort vorherrschende Gesetzgebung mit zu berücksichtigen.

Diese Dienste werden häufig unkontrolliert und spontan verwendet. Sie passen nicht in die Governance Anforderungen eines Unternehmens. Wenn ein Cloud-Anbieter Opfer einer Attacke wird, sind keine Möglichkeiten gegeben, die Daten zu schützen.

Cloud-Dienste für Privatanwender sind in der Regel ansprechend und einfach zu verwenden. Während sie eine schnelle und einfache Alternative für Endbenutzer sind, die die Lösungen aus dem Privatumfeld kennen und akzeptieren, stellen Sie für Unternehmen ein großes Risiko dar und ein Problem, das nicht einfach zu lösen ist.

FTP

Erfordert die Verwaltung von Benutzerkonten und kann schnell zum Datenfriedhof werden.

FTP Server sind verhältnismäßig kostengünstig in der Anschaffung. Allerdings bringt die Pflege von Benutzerkonten und Inhalten kontinuierlich einen gewissen Betriebsaufwand mit sich, beispielsweise um neue Benutzer einzurichten und zu supporten, Accounts zurückzusetzen oder nicht mehr benötigte Dateien zu identifizieren und zu beseitigen.

FTP bietet von Haus aus keine Verschlüsselung. Die Übertragung von Dateien per FTP erfolgt unverschlüsselt. Auch der Schutz von Inhalten, die auf dem Server gespeichert sind, ist rudimentär. Häufig findet man große Bestände von Daten auf FTP Servern, die von den Benutzern nicht gelöscht wurden.

FTP Server können auch sehr große Dateien handhaben, doch der geringe Schutz von gespeicherten Dateien, die fehlende Steuerung der Aufbewahrungsdauer und die Benutzerverwaltung sind Schwachpunkte. Je nach System ist ein gutes Maß an Nachvollziehbarkeit über die Transferaktivitäten gegeben.

FTP Server sind bei weniger technisch versierten Anwendern nicht sehr populär. Die Oberfläche von FTP-Systemen ist häufig sehr technisch und funktional gehalten. Eine Anpassung des Designs an Unternehmensstandards ist in der Regel nicht vorgesehen oder nur rudimentär möglich. Standardmäßig erfolgen keine Benachrichtigungen per E-Mail z.B. über neu bereitgestellte oder abgerufene Dateien.

Secure FTP

Komplex und zeitaufwändig
bei der Installation und im Betrieb.

Secure FTP Lösungen sind teurer als normale FTP-Lösungen sowie komplexer zu installieren und zu betreiben. Hinzu kommen die Kosten für Pflege von Benutzerkonten. In Summe mündet dies in kostenintensiven Aufwendungen für Ihre IT Infrastruktur und Ihr IT Personal.

S-FTP bringt zwar eine Verschlüsselung während der Übertraung mit sich, nicht jedoch bei der Ablage der Dateien. Ferner gibt es kein automatisches Management der gespeicherten Daten. So kann leicht ein "Datenfriedhof" entstehen, der ein lohnendes Ziel für Angreifer darstellt.

S-FTP bieten hohe Sicherheit für den Transport von Daten und eine gute Nachvollziehbarkeit von Transferaktivitäten. Dem steht jedoch das Problem entgegen, dass sich S-FTP nicht ad hoc nutzen lässt. Dies stellt oft eine Hürde bei der Nutzung dar.

Da S-FTP eine Softwareinstallation und den Austausch von Zertifikaten erfordert, ist es verhältnismäßig aufwändig zu installieren und erfordert ein gewisses Know-how vom Benutzer. Die ad-hoc Nutzung mit wechselnden Partnern ist daher nicht möglich. Es werden nur Dateien, aber keine Nachrichten ausgetauscht. Zurück zur Übersicht Erfahren Sie jetzt wie Sie Daten mit Cryptshare übertragen.

Managed File Transfer (MFT)

Erfordert Benutzerkonten.
Für ad-hoc Kommunikation daher ungeeignet.

Diese Lösungen bieten meist einen großen Funktionsumfang, sind jedoch teuer in der Anschaffung, Inbetriebnahme und Betriebsführung. Aufgrund der Komplexität erfordern sie in der Regel ein gewisses Maß an Schulung. Externe Nutzer müssen häufig mit lizenziert werden.

Das Sicherheitsniveau ist hoch, die Verschlüsselung meist stark. Policies, Workflows und weitere Sicherheitsoptionen erlauben ein hohes Maß an Kontrolle. Häufig sind diese Produkte auf einen bestimmten, definierten Funktionsbereich zugeschnitten, können aber modular erweitert werden.

Die Einhaltung von definierten Regeln und Policies setzt voraus, dass das System genutzt wird. Wenn die Lösung wegen der Komplexität von den Anwendern nicht akzeptiert wird oder aufgrund von Lizenz- oder Implementierungskosten nicht flächendeckend zur Verfügung gestellt wird, bleibt der Effekt beschränkt.

Um den großen Funktionsumfang dieser Lösungen auszuschöpfen, ist es erforderlich, Benutzer und Administratoren entsprechend zu schulen. Hierdurch entstehen Kosten und Zeitaufwände bei der Implementierung und im Falle neuer Benutzer. Für die Mehrzahl der Benutzer ist eine einfache Lösung häufig geeigneter und spart so zugleich Kosten. Zurück zur Übersicht Erfahren Sie jetzt wie Sie Daten mit Cryptshare übertragen.

Post und Kurierdienste

Sind relativ sicher, jedoch zu langsam und auf Dauer ziemlich teuer.

Im Vergleich zu elektronischer Übertragung sehr hohe Kosten für jeden einzelnen Versand und sehr, sehr langsam. Zum Beispiel generiert ein einzelnes großes Unternehmen ein Umsatzvolumen von 50 Mrd. USD, welches darauf spezialisiert ist, DIN A4 Briefumschläge um die Welt zu transportieren.....

Relativ gut. Dokumente werden verpackt und können nicht ohne weiteres gelesen werden. Die Verlustraten von Dokumenten sind gering. Die meisten modernen Logisik-Dienstleister schneiden bei der Wahrung von Vertraulichkeit gut ab. Sicherheitlücken bestehen primär vor und nach dem Transport.

Die Nutzung von Kurierdiensten ist in bestimmten Märkten sehr weit verbreitet. Dennoch suchen Unternehmen stets Möglichkeiten, ihre Dokumente schneller, kostengünstiger und umweltfreundlicher zu befördern.

Der Aufwand für die Verpackung, Adressierung und den Versand einer Nachricht per Kurierdienst ist relativ hoch. Üblicherweise werden diese Aufgaben jedoch auf Poststellen und Stabsfunktionen gebündelt, so dass für den Ersteller des Dokumentes die Benutzerfreundlichkeit relativ hoch ist. 

Häufige Fragen zum Versand großer Dateien

Wie kann ich große PowerPoint-Präsentationen verschicken?

Große PowerPoint-Präsentationen im Marketing

Die Präsentations-Software PowerPoint ist seit Jahrzehnten nicht aus der Geschäftswelt wegzudenken. Zwar gibt es etablierte Alternativen wie Prezi, Keynote, Google Slides oder Impress von LibreOffice. In der breiten Desktop-Umgebung ist PowerPoint jedoch fest etabliert. Da das Thema "Ansprechende Präsentationen zaubern" traditionell in der Marketing-Abteilung angesiedelt wird, werden dort entsprechend häufig Präsentationen bearbeitet.

Wann werden PowerPoint-Präsentationen verschickt?

Die inhaltliche Ausarbeitungen von Präsentationen findet häufig noch in den Fachabteilungen wie Vertrieb und Entwicklung oder auf Management-Ebene statt. Zur Corporate Design-konformen Aufbereitung bzw. "zum Schönmachen" werden die PPTX-Dokumente dann aber zumeist an das Marketing übergeben. Vor größeren Veranstaltungen kann es in der "heißen Phase" zudem vorkommen, dass mehrere Abteilungen gleichzeitig und unabhängig ihre Folien ausarbeiten und diese Einzelfolien an das Marketing senden.

Dies geschieht teilweise über Freigaben im Dateisystem, oft aber auch per E-Mail. PowerPoint-Dokumente überschreiten jedoch sehr schnell die Dateigröße von 25 MB. Ab dieser Datenmenge nehmen E-Mail-Server eingehende E-Mails jedoch häufig nicht mehr an. Unter Zeitdruck werden Mitarbeiter gerne kreativ und suchen sich eigene Wege, die PowerPoint-Dateien an das Marketing zu übergeben und verwenden nicht selten unautorisierte, kostenlose Cloud-Dienste, die sie aus dem privaten Umfeld kennen.

Warum sind PowerPoint-Präsentationen häufig so groß?

PowerPoint-Präsentationen gehen weit über reine Ansammlungen von Texten, Tabellen, Grafiken und Screenshots hinaus. Längst haben sie sich zu echten multimedialen Darbietungen gemausert und enthalten eingebettete Video-Dateien (avi,mp4), Audio-Dateien (wav,MP3) und andere Dokumente wie PDF. Allzu häufig werden in der Entwurfs-Phase unbedacht allerhand Medien eingefügt, ohne die Dateigröße der einzelnen Medien zu beachten. Diese sollten jedoch vor der Einbindung in die Präsentation von einem erfahrenen Mediengestalter mediengerecht aufbereitet, also herunterskaliert, zugeschnitten und im richtigen Dateiformat komprimiert werden. Dadurch lässt sich die Dateigröße drastisch reduzieren und Sie behalten das bestmögliche Verhältnis von Bild-/Tonqualität und Datenmenge.

Warum kostenlose Cloud-Anbieter häufig eine schlechte Wahl sind

Wenn Sie große PowerPoint-Präsentationen über kostenlose Cloud-Anbieter versenden, gehen nicht selten die Eigentumsrechte an den Anbieter über. Das Transfer-Limit ist beschränkt, die Daten sind nicht verschlüsselt und Sie können hochgeladene PowerPoint-Präsentationen nicht mehr zurückziehen, falls Sie eine falsche E-Mail-Adresse als Empfänger eingetragen haben.

Verschicken Sie Ihre PowerPoint-Präsentationen online besser über Ihren eigenen Server, etwa mit unseren Lösungen für sicheren Datenaustausch.

Wie kann ich große Videos verschicken?

Große Videos im Marketing

Im Zeitalter von Video-Marketing sind Marketing-Abteilungen tagtäglich in die Produktion von Videokampagnen involviert.

Nachdem bei YouTube bereits im Jahr 2005 das erste Video hochgeladen wurde, haben sich seither zahlreiche weitere Bewegtbild-Kanäle wie TikTok, Twitch und GIPHY etabliert. Auch in LinkedIn, Facebook und Twitter lassen sich Reichweiten und Interaktionsraten durch kurzweiligen Video-Content deutlich vergrößern.

Entsprechend produzieren, schneiden, komprimieren und versenden Marketing-Mitarbeiter Videos unterschiedlichster Größe, je nach Anforderung des Kanals und der Endgeräte.

Warum sind Video-Dateien häufig so groß?

Aufgrund immer besser werdender Wiedergabegeräte und Displays, steigt analog zur Auflösung von SD mit 858x480 Pixel auf HD mit 1.280x720 Pixel bzw. Full HD mit 1.920x1.080 Pixel bis hin zu 4K mit 4.096x2.160 Pixel auch die Dateigröße der Videos an. So erreicht ein hochauflösendes Video mit hoher Framerate mehrere GB pro Minute.

Herausforderungen beim Verschicken großer Videos

Diese großen Video-Dateien zu Kunden, Partnern und Lieferanten zu senden, kann eine Herausforderung sein; Während der Produktionsphase eines Videos verwenden Agenturen und Marketing-Abteilungen häufig noch die Cloud-Services der Videoschnitt-Software, um etwa nach der Vorabansicht eines Rohschnitts kollaborativ daran mitzuwirken. Spätestens wenn das finale Rendering dann jedoch einige Zeit im Dateisystem vorliegt und "noch mal eben schnell" an externe Empfänger versendet werden muss, wird häufig auf kostenlose Cloud-Anbieter wie WeTransfer oder Dropbox zurückgegriffen. Schlicht, weil eine firmeneigene Lösung fehlt, die an die eigenen Bedürfnisse angepasst ist.

Warum kostenlose Cloud-Anbieter häufig eine schlechte Wahl sind

Wenn Sie große Videos über kostenlose Cloud-Anbieter versenden, gehen nicht selten die Eigentumsrechte an den Anbieter über. Das Transfer-Limit ist beschränkt, die Daten sind nicht verschlüsselt und Sie können hochgeladene Videos nicht mehr zurückziehen, falls Sie eine falsche E-Mail-Adresse als Empfänger eingetragen haben.

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