Große Dateien sicher mit Cryptshare versenden und empfangen.
Große Dateien sicher versenden und empfangen

Austausch großer Dateien im Geschäftsalltag

Täglich erstellen Ihre Mitarbeiter große Dateien mithilfe leistungsstarker Software wie PowerPoints, Tabellen, Exceldiagrammen, Datenbanken, CAD Dateien oder PDFs, in denen die wichtigsten und vertraulichsten Aspekte Ihres Unternehmens festgehalten werden.

Diese Dateien sind ziemlich groß und wachsen mit den neuen Technologien weiter. Ihre Mitarbeiter möchten diese Dateien an verschiedenen Orten und Geräten nutzen. Dabei befinden sich viele Personen, mit denen sie diese Ideen austauschen, außerhalb Ihres Unternehmens. Tatsache ist, diese Ideen sind am meisten Wert, wenn man sie mit anderen austauscht; und genau darin liegt das Problem.

Wie große Dateien versendet werden

Das Mittel, das man gewöhnlich zum Ideenaustausch benutzt, sind E-Mails, die bei großen Datenmengen schnell an ihre Grenzen stoßen. Ferner sind sie vor allem außerhalb des Schutzes Ihrer Firewall nicht besonders sicher. Wahrscheinlich haben Sie auch die Größe der E-Mailanhänge und den Speicherplatz Ihrer Mitarbeiter begrenzen müssen. In diesen beiden Fällen, ist man gezwungen, eine Entscheidung über den Austausch der Dokumente zu treffen.

Hier liegt das Problem. Diese Entscheidungen betrachten sowohl komplexe und kostspielige Tools wie SMIME, oder weniger sichere Lösungen wie in-house FTP-Server. Generell werden in letzter Zeit Standard E-Mail und Cloud Lösungen wie Dropbox oder Gmail als der schnellste Weg gewählt, beliebige Daten jederzeit zu teilen.

Es müssen einige Entscheidungen getroffen werden. Viele davon, wenn nicht alle, tauchen in den meisten Unternehmen auf und implizieren ein erhebliches Risiko für Ihr Unternehmen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Defizite der Technologie E-Mail und damit einhergehende Risiken erheblich reduzieren können.

Vorteile von Dateiversand mit Cryptshare

  • Verschlüsselte Übertragung von E-Mail
  • und Dateien beliebiger Größe
  • Nachvollziehbare Protokollierung
  • Nutzung ohne Anlage von Benutzerkonten
  • Nutzung ohne Austausch von Zertifikaten
  • Nutzung ohne Software-Installation
  • Verschlüsselte Dateiablage im Transfer
  • Verschlüsselter Dateitransport
  • LDAP Integration

Vor- und Nachteile der Datentransfer Methoden

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USB-Sticks, USB-Festplatten, CDR, DVD

Datenträger

Viel Speicherplatz. Können jedoch verloren gehen oder gestohlen werden. International unpraktisch.

Die Kosten für Massenspeichermedien sind dramatisch gefallen und entsprechend werden Datenträger nach wie vor gerne verwendet. Dabei steigt die Kapazität der Medien kontinuierlich.

Es vergeht kaum ein Tag, an dem nicht Sicherheitsvorfälle durch die Presse gehen, bei denen ein USB Stick in einem Zug vergessen oder eine DVD in einem Mülleimer oder auf der Straße gefunden wird. Daten die einmal auf einem Medium gespeichert wurden, sind von dort nicht oder nicht so leicht zu entfernen. Speziell wiederbeschreibbare Medien wie USB Sticks haben oft ein zweites Leben.

Datenträger gehen verloren oder werden gestohlen und sie werden gerne wiederverwendet. Selbst für verschlüsselte Daten bedeutet dies ein erhebliches Risiko. Die Verwendung von Datenträgern bleibt eine der häufigsten Ursachen für die Kompromittierung von Daten.

Einfach zu verwenden, einfach zu verlieren.

Cloud Dienste

Cloud-Dienste

Meist sehr einfach, jedoch für Endverbraucher gedacht. Keine Datenhoheit und oftmals Speicherung im Ausland.

Auf den ersten Blick sind die Kosten gering oder gar nicht vorhanden. Dies ändert sich schnell, wenn ein gewisses Maß an Nutzung überschritten wird. Das Risiko einer Verletzung von Sicherheitsrichtlinien ist sehr hoch.

Sehr gering. Die Anbieter von Cloud Lösungen kämpfen um den Schutz von vertraulichen Daten, aber die Berichte über Sicherheitsvorfälle sind häufig. Zusätzlich sind Faktoren wie der Ort der Datenspeicherung und die dort vorherrschende Gesetzgebung mit zu berücksichtigen.

Diese Dienste werden häufig unkontrolliert und spontan verwendet. Sie passen nicht in die Governance Anforderungen eines Unternehmens. Wenn ein Cloud-Anbieter Opfer einer Attacke wird, sind keine Möglichkeiten gegeben, die Daten zu schützen.

Cloud-Dienste für Privatanwender sind in der Regel ansprechend und einfach zu verwenden. Während sie eine schnelle und einfache Alternative für Endbenutzer sind, die die Lösungen aus dem Privatumfeld kennen und akzeptieren, stellen Sie für Unternehmen ein großes Risiko dar und ein Problem, das nicht einfach zu lösen ist.

FTP

FTP

Erfordert die Verwaltung von Benutzerkonten und kann schnell zum Datenfriedhof werden.

FTP Server sind verhältnismäßig kostengünstig in der Anschaffung. Allerdings bringt die Pflege von Benutzerkonten und Inhalten kontinuierlich einen gewissen Betriebsaufwand mit sich, beispielsweise um neue Benutzer einzurichten und zu supporten, Accounts zurückzusetzen oder nicht mehr benötigte Dateien zu identifizieren und zu beseitigen.

FTP bietet von Haus aus keine Verschlüsselung. Die Übertragung von Dateien per FTP erfolgt unverschlüsselt. Auch der Schutz von Inhalten, die auf dem Server gespeichert sind, ist rudimentär. Häufig findet man große Bestände von Daten auf FTP Servern, die von den Benutzern nicht gelöscht wurden.

FTP Server können auch sehr große Dateien handhaben, doch der geringe Schutz von gespeicherten Dateien, die fehlende Steuerung der Aufbewahrungsdauer und die Benutzerverwaltung sind Schwachpunkte. Je nach System ist ein gutes Maß an Nachvollziehbarkeit über die Transferaktivitäten gegeben.

FTP Server sind bei weniger technisch versierten Anwendern nicht sehr populär. Die Oberfläche von FTP-Systemen ist häufig sehr technisch und funktional gehalten. Eine Anpassung des Designs an Unternehmensstandards ist in der Regel nicht vorgesehen oder nur rudimentär möglich. Standardmäßig erfolgen keine Benachrichtigungen per E-Mail z.B. über neu bereitgestellte oder abgerufene Dateien.

Managed File Transfer

Managed File Transfer (MFT)

Erfordert Benutzerkonten. Für ad-hoc Kommunikation daher ungeeignet.

Diese Lösungen bieten meist einen großen Funktionsumfang, sind jedoch teuer in der Anschaffung, Inbetriebnahme und Betriebsführung. Aufgrund der Komplexität erfordern sie in der Regel ein gewisses Maß an Schulung. Externe Nutzer müssen häufig mit lizenziert werden.

Das Sicherheitsniveau ist hoch, die Verschlüsselung meist stark. Policies, Workflows und weitere Sicherheitsoptionen erlauben ein hohes Maß an Kontrolle. Häufig sind diese Produkte auf einen bestimmten, definierten Funktionsbereich zugeschnitten, können aber modular erweitert werden.

Die Einhaltung von definierten Regeln und Policies setzt voraus, dass das System genutzt wird. Wenn die Lösung wegen der Komplexität von den Anwendern nicht akzeptiert wird oder aufgrund von Lizenz- oder Implementierungskosten nicht flächendeckend zur Verfügung gestellt wird, bleibt der Effekt beschränkt.

Um den großen Funktionsumfang dieser Lösungen auszuschöpfen, ist es erforderlich, Benutzer und Administratoren entsprechend zu schulen. Hierdurch entstehen Kosten und Zeitaufwände bei der Implementierung und im Falle neuer Benutzer. Für die Mehrzahl der Benutzer ist eine einfache Lösung häufig geeigneter und spart so zugleich Kosten. Zurück zur Übersicht Erfahren Sie jetzt wie Sie Daten mit Cryptshare übertragen.

Post und Kurierdienste

Post und Kurierdienste

Sind relativ sicher, jedoch, besonders international, zu langsam und auf Dauer ziemlich teuer.

Im Vergleich zu elektronischer Übertragung sehr hohe Kosten für jeden einzelnen Versand und sehr, sehr langsam. Zum Beispiel generiert ein einzelnes großes Unternehmen ein Umsatzvolumen von 50 Mrd. USD, welches darauf spezialisiert ist, DIN A4 Briefumschläge um die Welt zu transportieren.....

Relativ gut. Dokumente werden verpackt und können nicht ohne weiteres gelesen werden. Die Verlustraten von Dokumenten sind gering. Die meisten modernen Logisik-Dienstleister schneiden bei der Wahrung von Vertraulichkeit gut ab. Sicherheitlücken bestehen primär vor und nach dem Transport.

Die Nutzung von Kurierdiensten ist in bestimmten Märkten sehr weit verbreitet. Dennoch suchen Unternehmen stets Möglichkeiten, ihre Dokumente schneller, kostengünstiger und umweltfreundlicher zu befördern.

Der Aufwand für die Verpackung, Adressierung und den Versand einer Nachricht per Kurierdienst ist relativ hoch. Üblicherweise werden diese Aufgaben jedoch auf Poststellen und Stabsfunktionen gebündelt, so dass für den Ersteller des Dokumentes die Benutzerfreundlichkeit relativ hoch ist. 

SFTP

Secure FTP

Komplex und zeitaufwändig bei der Installation und im Betrieb.

Secure FTP Lösungen sind teurer als normale FTP-Lösungen sowie komplexer zu installieren und zu betreiben. Hinzu kommen die Kosten für Pflege von Benutzerkonten. In Summe mündet dies in kostenintensiven Aufwendungen für Ihre IT Infrastruktur und Ihr IT Personal.

S-FTP bringt zwar eine Verschlüsselung während der Übertraung mit sich, nicht jedoch bei der Ablage der Dateien. Ferner gibt es kein automatisches Management der gespeicherten Daten. So kann leicht ein "Datenfriedhof" entstehen, der ein lohnendes Ziel für Angreifer darstellt.

S-FTP bieten hohe Sicherheit für den Transport von Daten und eine gute Nachvollziehbarkeit von Transferaktivitäten. Dem steht jedoch das Problem entgegen, dass sich S-FTP nicht ad hoc nutzen lässt. Dies stellt oft eine Hürde bei der Nutzung dar.

Da S-FTP eine Softwareinstallation und den Austausch von Zertifikaten erfordert, ist es verhältnismäßig aufwändig zu installieren und erfordert ein gewisses Know-how vom Benutzer. Die ad-hoc Nutzung mit wechselnden Partnern ist daher nicht möglich. Es werden nur Dateien, aber keine Nachrichten ausgetauscht. Zurück zur Übersicht Erfahren Sie jetzt wie Sie Daten mit Cryptshare übertragen.

Große Dateien verschicken mit Cryptshare:

Eine kurze Erklärung.

Große Dateien versenden

So lange sind die Zeiten noch gar nicht her, in denen ein E-Mail-Postfach bei Dateien mit einer Größe von gerade einmal einem Megabyte bereits an sein Limit stieß. Große Dateien versenden oder gar Videos verschicken - das war in früheren Zeiten ein schwieriges Unterfangen. Wer dann auch noch PowerPoint-Präsentationen oder ähnliche Daten als E-Mail-Anhang versenden wollte, riskierte fast schon den Zusammenbruch des E-Mail-Programms.

Szenarien dieser Art gehören glücklicherweise inzwischen der Vergangenheit an. Um Daten hochzuladen bzw. um auch extrem große Dateien senden oder Videos verschicken zu können, gibt es heute verschiedene Software-Lösungen.

Ein Muss im Unternehmensalltag

Gerade Unternehmen litten jahrelang unter den mangelnden Möglichkeiten im Hinblick auf einen umfassenden Datentransfer. Stetiger Datenaustausch war damals eher Zukunftsmusik. Gleichzeitig mussten Unternehmen früher aber auch noch nicht so viel große Dateien versenden und empfangen wie es heute der Fall ist. 

Der tägliche Austausch elektronischer Daten ist für viele Unternehmen in den unterschiedlichsten Branchen inzwischen jedoch existenziell. Dabei tritt häufig der Fall ein, dass Sie extrem große Dateien verschicken bzw. empfangen müssen; dies gehört heute zum alltäglichen Handwerk innerhalb eines Unternehmens.

Hinzu kommt; Wer viele Dateien versendet, muss dabei die Sensibilität der Daten, die einen erhöhten Sicherheitsbedarf aufweisen, im Auge behalten. Allerdings sind noch immer gleichsam extrem leistungsstarke wie auch sichere Softwarelösungen rar, mit denen Sie große Dateien verschicken können.

Zwar existieren, dank der technologischen und digitalen Errungenschaften, Datei-Transfer-Lösungen wie Cryptshare am Markt, mit denen Sie große Dateien senden können, aber nur bei wenigen Anbietern ist die erforderliche Unternehmens- und Datensicherheit gewährleistet.

Dateien sicher verschicken - der Datenschutz muss stets gewährleistet sein

Datenschutz hört nun einmal nicht direkt an der Firmenpforte auf. Ebenso wie beim physischen Transport personenbezogener und sensibler Daten, ist das Thema Sicherheit auch beim elektronischen Versand allgegenwärtig.

Wenn ein Unternehmen Dateien versenden möchte, muss es dafür Sorge tragen, dass diese sowohl sicher übertragen (hier: ‚in-motion‘) als auch sicher gespeichert (hier: ‚at rest‘) werden. Hierzu existieren sogar Vorgaben des Gesetzgebers. Unternehmen müssen sich neben den Bestimmungen in Regularien wie ISO oder PCI sowie den gegebenenfalls vereinbarten Non-disclosure-Agreements auch mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG, Anlage zu §9 Satz 1) auseinandersetzen.

Akzeptanz, Usability & Individualität

Beim Dateiversand steht aber nicht ausschließlich die Sicherheit im Fokus. Eine Softwarelösung muss nicht nur über einen hohen Sicherheitsstandard verfügen, sondern auch im Hinblick auf die Anwenderfreundlichkeit Mehrwert offenbaren.

Wer möchte, dass sowohl Mitarbeiter als auch Kunden und Lieferanten die Dateitransfer-Lösung nutzen ist auf eine Benutzeroberfläche angewiesen, die verständlich strukturiert ist und den jeweiligen Anwender geschickt anleitet.

Ebenso wichtig ist es, dass die Software-Oberfläche sowohl beim Hochladen, als auch beim Herunterladen von Dateien genügend Raum für die Individualität zur Verfügung stellt. Durch Anpassung der Web-Anwendung von Cryptshare an das Corporate Design kann dies erzielt werden.
Ferner sollte jedes Unternehmen individuelle Richtlinien erstellen, um bestimmte Anwendungsszenarien rund um die Thematik Dateiversand abzudecken. Eine Softwarelösung muss in der Lage sein diese Richtlinien durchzusetzen. So können das Unternehmen dann zum Beispiel Absender- und Empfängerkombinationen definieren und Dateigrößen-Limitierungen festlegen. Ferner kann der Dateiversand via E-Mail auf dem unternehmenseigenen E-Mailserver vollständig unterbunden und automatisch über Cryptshare abgewickelt werden. Die Art und Weise wie Mitarbeiter Daten versenden ändert sich dabei nicht.

Dateien sicher verschicken - der Datenschutz muss stets gewährleistet sein

Datenschutz hört nun einmal nicht direkt an der Firmenpforte auf. Ebenso wie beim physischen Transport personenbezogener und sensibler Daten, ist das Thema Sicherheit auch beim elektronischen Versand allgegenwärtig.

Wenn ein Unternehmen Dateien versenden möchte, muss es dafür Sorge tragen, dass diese sowohl sicher übertragen (hier: ‚in-motion‘) als auch sicher gespeichert (hier: ‚at rest‘) werden. Hierzu existieren sogar Vorgaben des Gesetzgebers. Unternehmen müssen sich neben den Bestimmungen in Regularien wie ISO oder PCI sowie den gegebenenfalls vereinbarten Non-disclosure-Agreements auch mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG, Anlage zu §9 Satz 1) auseinandersetzen.

Achtung bei Dateitransfers: Mitbewerber sind immer neugierig

Jedes Unternehmen, das täglich Dateien versenden möchte, steht daher sowohl beim Datentransfer als auch beim Daten hochladen respektive bei der Speicherung von Daten in der Pflicht. Alleine schon aus eigenem Interesse.

Gerade wer große Dateien versenden oder beispielsweise datenlastige Videos verschicken möchte, sollte sich intensiv dem Thema Datenschutz und Sicherheit widmen. Schließlich geht es dabei nicht lediglich ausschließlich um etwa Firmen- oder Kundendaten. Vielmehr versenden Unternehmen häufig auch Innovationen, CAD-Zeichnungen von neu entworfenen Modellen, äußerst sensible Finanzdaten des Unternehmens oder aber des jeweiligen Kunden sowie zum Beispiel explizite Projektdaten.

Wer Dateien über das Internet verschicken möchte, sollte die verfügbaren Sicherheitsfeatures in vollem Umfang ausnutzen. Ansonsten kann es schnell gehen. Einmal nicht aufgepasst beim Hochladen - und schon werden die ungeschützten sensiblen Daten zu einer leichten Beute für Datendiebe oder zum Beispiel auch neugierige Mitbewerber.

Branchen und ihre spezifischen Dateiformate

Neben Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit kommt es zudem immer auf eine hohe Funktionalität an. Um sehr große Dateien verschicken zu können, die der Empfänger auch empfangen kann, muss eine entsprechende Software grundsätzlich zu einer Vielzahl von möglichen Dateiformaten kompatibel sein. So sind zum Beispiel ganz andere Formate bzw. auch Leistungen erforderlich, wenn ein Nutzer einer Filmproduktionsfirma Videos verschicken muss, als wenn ein Vertrag als reine Textdatei aus der Personalabteilung versendet wird.

Auch im Hinblick auf Ingenieure, Architekten oder Technische Zeichner sind Funktionalitäten und Leistungsfähigkeit einer Software ungemein wichtig. Möchten Nutzer in diesem Umfeld große Dateien verschicken, sind meist rechnerunterstützt konstruierte CAD-Dateien involviert. Entsprechend groß stellen sich dann auch die Datenmengen dar, die beispielsweise online ausgetauscht werden sollen.

Ebenso benötigen Bankhäuser, Behörden oder Unternehmen aus dem medizinischen respektive therapeutischen Bereich spezifische Leistungsstärken und Formate, um Dateien und sensible Informationen entsprechend ihrer Branche und gesetzlichen Grundlagen versenden zu können.

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Blogbeiträge

Über "Große Dateien versenden"

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