E-mailbeveiliging voor Outlook

sterke versleuteling van e-mails en bestanden

Elke dag wisselt uw bedrijf een schat aan data uit met klanten, leveranciers en partners. Een groot deel van deze communicatie vindt plaats via e-mail en Outlook, geheel geïntegreerd in de Office omgeving

Vaak zijn die gegevens te vertrouwelijk om via standaard onbeschermde mail te versturen  of zijn de bestanden die worden verstuurd gewoon te groot voor een e-mail. Wat gebeurt er dan? Er zijn veel verschillende manieren (in de shadow IT) om dit op te lossen, maar ons advies is om de tools te gebruiken die je al hebt!

Cryptshare for Outlook zorgt ervoor dat u

  • Vertrouwelijke e-mails, ook met grote bestanden, beveiligd kunt delen
  • Ad hoc veilige communicatie met iedere e-mail (geen voorwaarden vooraf)
  • Rechtstreeks vanuit uw vertrouwde Outlook-interface.

De e-mail toepassing van Cryptshare biedt een flexibele en gebruiksvriendelijke oplossing om uw  problemen op te lossen.

Beveiligde e-mails en grote bestanden in Outlook

Beveiligd mailen met Outlook

Ontdek hoe eenvoudig u binnen Outlook beveiligde e-mails en grote bestanden kunt versturen als u gebruik maakt van Cryptshare.

Beveiligde E-mails in Outlook

Breid de mogelijkheden van uw Outlook uit

Cryptshare biedt meer dan de beveiliging van uw e-mailcommunicatie tegen lage kosten. De naadloze integratie met Outlook zorgt niet alleen voor veel gebruiksgemak, het levert ook veel tijdswinst op. Zeker als je het vergelijkt met andere oplossingen die vaak niet in Outlook geïntegreerd zijn, wat in veel gevallen zorgt voor tijdrovende en foutgevoelige processen. De gebruikersinterface van Cryptshare is intuïtief en biedt alle benodigde functies. Een speciale training is dan ook niet nodig

De transactievoortgangsbalk geeft de gebruiker een duidelijke status van de actuele inkomende- en uitgaande transacties.

De zijbalk geeft de gebruiker inzicht in wachtwoorden, bijgevoegde bestanden en alle verzonden en ontvangen e-mails. Met Cryptshare is het versturen van beveiligde e-mails net zo eenvoudig als het versturen van reguliere, niet beveiligde, mails. De plug-in van Cryptshare is opgenomen in de vertrouwde e-mail omgeving van onze klanten, wat ervoor zorgt dat het verzenden van grote bestanden en gevoelige data al vrij snel een onderdeel wordt van de dagelijkse routine.

Hoe stuur je een groot bestand in Outlook

Ontdoe u van de beperking van de bestandsgrootte van e-mailbijlagen in Outlook

Microsoft Outlook Waarschuwing: Het bestand dat u koppelt is groter dan de server toelaat. Probeer het bestand op en gedeelde locatie te plaatsen en in a plaats daarvan een koppeling te verzenden.

Van tijd tot tijd moeten de meeste gebruikers grote bestanden met Outlook versturen.

Wanneer u probeert een grote e-mail te versturen in Outlook, wordt u geconfronteerd met twee bestandgroottebeperkingen:

  • De limiet voor de bestandsgrootte die door de mailserver van uw e-mailontvanger is ingesteld
  • De bestandsgroottelimieten die door uw Outlook zelf zijn ingesteld.

Outlook beperkt de omvang van e-mailbijlagen tot een totaal van 20 MB. Het maakt niet uit of een enkel bestand met 20 MB of meerdere kleinere bestanden zijn bijgevoegd;
Als de totale omvang van de e-mailbijlage meer dan 20 MB bedraagt, verschijnt er een waarschuwingsbericht dat de meeste Outlook-gebruikers maar al te goed kennen:

Microsoft Outlook Waarschuwing: Het bestand dat u koppelt is groter dan de server toelaat. Probeer het bestand op en gedeelde locatie te plaatsen en in a plaats daarvan een koppeling te verzenden.
Screenshot van de beperkingen op de grootte van de bijlagen in Outlook

Problemen met grote e-mailbijlagen

Nu zou men zeker kunnen bespreken of men tegenwoordig nog kan spreken van een "groot bestand" op 20 MB. Bovendien dateert deze bestandslimiet voor e-mailbijlagen uit het vorige millennium.

Toch geven deze beperkingen legitieme hints aan problemen als gevolg van grote e-mailbijlagen, ongeacht of dit met of zonder Outlook gebeurt:

  1. Grote e-mails (of e-mails met grote bijlagen) zorgen ervoor dat de opslagquota van uw e-mailontvangers erg druk worden.
     
  2. Grote bijlagen belasten ook uw eigen e-mailopslagquota (bijvoorbeeld Exchange) door de gegevens op te slaan in de map Verzonden items.
    Als je dan jezelf, of misschien wel je collega's, toevoegt aan CC/BCC, kan het geheugengebruik weer vele malen toenemen.

Stuur grote bestanden in Outlook - Met Cryptshare

Met onze Outlook add-in "Cryptshare for Outlook" kunt u uw e-mails in Outlook aanmaken zoals u gewend bent.

Het breidt de mogelijkheden van Outlook uit zodat u zeer grote bestanden aan uw bericht kunt toevoegen, tot meerdere gigabyte.

U hoeft niet meer te letten op de beperkingen van de bestandsgrootte van bijlagen in Outlook! De Cryptshare Attachment-Manager wordt automatisch geactiveerd wanneer de totale bestandsgrootte van een bijlage een vooraf bepaalde drempel (standaard 5 MB) overschrijdt.

De bestanden worden dan niet meer via e-mail getransporteerd, maar via uw Cryptshare server. Zelfs het ontlasten van het e-mailsysteem van u en de ontvanger is dan niet meer nodig. Alleen uw systeembeheerder kan de grootte beperken op basis van de configuratie.

Stuur grote bestanden in Outlook met de Cryptshare add-in
Verzend grote bijlagen met Outlook - Cryptshare verwijdert beperkingen van de bestandsgrootte


Let op:
Wij raden aan, om onze video te bekijken (Bestandsbijlage afhandeling begint om 1:05) om te zien hoe eenvoudig het is om grote bestanden te versturen in Outlook met Cryptshare.

Een volledige map met bestanden verzenden via E-mail

En map toevoegen als bijlage in Outlook

 

En map toevoegen als bijlage in Outlook - Voer naam van zip-archief in
En map toevoegen als bijlage in Outlook - ZIP-archief wordt automatisch gegenereerd
En map toevoegen als bijlage in Outlook - ZIP-archief met bewaarde mapstructuur

U moet een volledige mappenstructuur met submappen per e-mail versturen in Outlook? Geen probleem met Cryptshare!

Met Cryptshare kunt u hele mappen, inclusief bestanden en submappen, toevoegen aan e-mail door ze naar de zijbalk te slepen.

De Outlook add-in zal voorstellen om een ZIP-archief aan te maken om de mapstructuur in zijn oorspronkelijke vorm over te brengen, inclusief alle bestanden in die map en submappen. U heeft de mogelijkheid om het zip-bestand een naam te geven en te beginnen met het aanmaken van het zip-archief door op "Ja" te klikken.

U hoeft dus niet eerst zelf het zip-archief aan te maken om de hele mapstructuur per e-mail te versturen

Door de optie "Nee" te selecteren, worden alle bestanden die in de mappenstructuur zijn opgeslagen direct aan de zijbalk toegevoegd. De structuur van de mappen gaat dan verloren.

E-mail classificatie binnen Outlook

E-mail classificatie binnen Outlook - dataclassificatie conform AVG

Ontdek hoe e-mailclassificatie binnen Outlook gebruikers ondersteund bij het volgen van de IT-compliance richtlijnen

 

Email Classification Tool for Outlook

De classificatie van gegevens is een belangrijke nalevingsnorm, die onder andere door de AVG wordt vereist.

Tegelijkertijd moeten werknemers gegevens verzenden die verschillende beschermingsniveaus vereisen en moeten er individuele veiligheidseisen worden gesteld aan de overdracht van deze gegevens.

Met de e-mailclassificatie van Cryptshare worden beide eisen samengevoegd tot één handige oplossing.

De beheerder kan, in overeenstemming met de wettelijke eisen en het bedrijfsbeleid, alle e-mailclassificaties aanmaken, zoals

  • Geen indeling
  • Onkritische gegevens
  • Vertrouwelijke gegevens
  • Strikt vertrouwelijke gegevens

het veiligheidsniveau van de gegevensoverdracht rechtstreeks te koppelen.

Overdrachten die als "niet-kritische gegevens" zijn geclassificeerd, kunnen bijvoorbeeld zonder wachtwoord worden uitgevoerd. "Strikt vertrouwelijke gegevens" worden alleen overgedragen met het hoogste niveau van wachtwoordbeveiliging.

Op die manier maken ze uw medewerkers bewust van kritische gegevens en bieden ze hen tegelijkertijd een hulpmiddel bij het nemen van beslissingen.

Blijf op de hoogte van uw beveiligde gegevensoverdracht

Alles onder controle met de Cryptshare for Outlook Transfer Manager

Verlies belangrijke zaken niet uit het oog! Dankzij de geïntegreerde transfermanager als zijbalk in Outlook behoudt u de volledige controle. Hier worden de statussen weergegeven van alle transfers die u via Cryptshare for Outlook hebt verzonden en ontvangen. Omdat het verzenden van veel items betekent dat u ook veel verschillende wachtwoorden moet beheren, is er een optie waarmee u alle bijbehorende door u toegekende wachtwoorden kunt controleren. Om opslagproblemen in uw postvak-IN van Outlook te voorkomen, kunnen grote bestanden die via Cryptshare zijn ontvangen worden losgemaakt van de oorspronkelijke e-mail en opslagen op uw harde schijf. De zijbalk biedt op ieder moment een duidelijk overzicht en is gemakkelijk en veilig. U zult deze functionaliteit niet meer willen missen.
 

Outlook email and file transfer manager - Transfer available on server
Het verzonden bericht en het transferwachtwoord bekijken.
View your passwords for each transfer
De afzender kan het wachtwoord voor iedere transfer bekijken.
Outlook transfer manager - Download outstanding
Een kennisgevingsmail openen of de transfer rechtstreeks downloaden.

Mail intrekken in Outlook

 

 

E-mail intrekken in Outlook - Klik op Oproepen Overdracht om de overdracht op te roepen

 

E-mail terugroepen in Outlook - Klik op Oproepen Overdracht om de overdracht op te roepen
E-mail terugroepen in Outlook - Bevestig dat u de overdracht wilt terugroepen
E-mail intrekken in Outlook - Nu kunt u de status zien dat de overdracht is teruggeroepen

Een mail of bestand naar de verkeerde ontvanger gestuurd? Geen zorgen: trek het bericht in met Cryptshare!

Het is ons allemaal wel eens gebeurd, maar het kan wel een groot veiligheidsrisico opleveren. Zeker als het gevoelige data betreft die moet worden beschermd. Voorkom met de functie "intrekken transactie" het lekken van gevoelige data zoals bijvoorbeeld:  

  • bedrijfsgeheimen
  • persoonsgegevens
  • medische informatie
  • of bouwplannen

Met de functie "intrekken transactie" van Cryptshare kunnen menselijke fouten bij het verzenden van vertrouwelijke berichten worden gecorrigeerd. Deze veiligheidsfunctie zorgt bij uw medewerkers in voorkomend geval natuurlijk voor een enorme opluchting. Anderszijds, niet onbelangrijk, beperkt u daarmee ook het risico op datalekken aanzienlijk.

De functie "intrekken mail" maakt het pakket beveiligingsmaatregelen compleet en voorkomt daarmee datalekken. 

- Black- / Whitelisting om vooraf te bepalen welke (groepen) ontvangers worden uitgesloten. -

- Mails en bestanden voorzien van wachtwoordbeveiliging -

- Blokkering van toegang tot mails en bestanden die per ongeluk zijn verzonden, zelfs achteraf, met de intrekkingsfunctie -

Wachtwoordbeschermde e-mail en bijlagen in Outlook

Elke e-mail die via Cryptshare wordt verzonden, is versleuteld en beveiligd met een wachtwoord. 

U hoeft deze wachtwoorden niet te onthouden - u kunt ze op elk moment in de Cryptshare for Outlook transfer manager bekijken.

Dit wachtwoord wordt gebruikt om de vertrouwelijke e-mail of e-mailbijlage te beveiligen en kan als volgt worden ingesteld:

Wachtwoord genereren

Wachtwoordbeschermde Email - Waachtwoord genereren

This option will generate a secure password fulfilling all the requirements that the administrator has set.
The password will be shown to the user who can then copy it to the clipboard.

Wachtwoord handmatig invoeren

Wachtwoordbeschermde Email - Wachtwoord handmating invoeren

This option allows you to set a password manually. The administrator can specify how secure the password has to be by defining which characteristics the password needs to fulfill.

Geen wachtwoord gebruiken

Wachtwoordbeschermde Email - Geen Wachtwoord gebruiken

This option allows you to send emails without having to deal with passwords. Cryptshare still generates a secure password in the background and uses it to encrypt the transfer.
But the password will be sent to the recipient in plain text as part of the download link in the notification email. So security is significantly lower. 

Beveiling zonder wachtwoord

Wachtwoordbeschermde Email - Beveiling zonder wachtwoorden

After activation, the Cryptshare QUICK Technology takes care of all passwords for the exchanges between communication partners in the background.

Wachtwoorden overbrengen vanuit Outlook via SMS

Send email protected password via SMS

Leer hoe eenvoudig het is om wachtwoorden in Outlook te verzenden naar ontvangers via SMS met Cryptshare.

Overdracht van transferwachtwoorden naar ontvangers via SMS - rechtstreeks vanuit Outlook

Met Cryptshare worden wachtwoorden voor berichten en bestanden apart van de originele e-mail verzonden. De SMS gateway-functie is een comfortabele manier om wachtwoorden uit te wisselen.

Om een wachtwoord te versturen via een SMS-bericht hoeven Cryptshare-gebruikers slechts enkele eenvoudige stappen te ondernemen.

  • Selecteer gewoon de optie "Wachtwoord verzenden via SMS" in het overdrachtsdialoogvenster.
  • Alle beschikbare telefoonnummers voor een bepaalde ontvanger worden vermeld. De afzender kiest een van deze nummers of kan een ander nummer handmatig invoeren.
  • Bovendien kan een eerder gekopieerd telefoonnummer op het klembord worden geplakt of kan het Outlook-adresboek worden geselecteerd.
  • Als er meerdere ontvangers zijn, kunnen deze nummers ook worden toegevoegd.
  • Na het klikken op de knop "Bevestigen" wordt de e-mail met gecodeerde gegevens en het SMS-bericht tegelijkertijd verzonden.

Het risico op menselijke fouten wordt dus geminimaliseerd - een echte en waardevolle verbetering van de veiligheid.

Voordelen van e-mail encryptie met Cryptshare

  • Versleuteling van e-mail
  • Verzenden van bijlagen
  • Documentatie van alle activiteiten voor naleving
  • Geen gebruikersaccounts nodig
  • Geen omwisseling van certificaten nodig

Add permanent secure connections to your Outlook

Establish permanent secure connections in Outlook

Leer hoe u veilig e-mails en bestanden kunt uitwisselen zonder wachtwoorden - Met onze revolutionaire QUICK-technologie.

Gepersonaliseerde kennisgevingsmails

Uw communicatie. Uw ontwerp.

Maak niet alleen indruk op uw communicatiepartners met uw hoge normen voor beveiliging en bruikbaarheid, maar maak ook een blijvende indruk met uw bedrijfshuisstijl.

Met Cryptshare for Outlook maakt u zeker indruk, zelfs met de kennisgevingsmail aan de ontvanger.

In slechts enkele eenvoudige stappen kunt u deze aanpassen aan uw eigen bedrijfshuisstijl. De heldere layout geeft de ontvanger een perfect overzicht van alle gegevens die hij of zij nodig heeft en laat zien dat u aandacht besteedt aan veiligheid.

Hierdoor zal de beeldvorming van uw bedrijf wat betreft beveiliging nog positiever worden en daarmee ook de acceptatie onder gebruikers verbeteren.

Securely sent emails can be customized

Easy administration, more security, less cost

Cryptshare‘s powerful policy engine enables specific risks to data in your organisation to be countered and policies for use to be defined centrally from a comprehensive administration console based on defined needs.

From a central server inside your DMZ Cryptshare is, by default available to all of your email users.

You may elect to create different policies for different groups providing legal, administrative and economic advantages.
 

It also lets you comply with data protection guidelines easily. A self-cleansing system without the need for daily user management keeps administrative efforts low and gives your IT time to focus on other pressing tasks.

Furthermore, using Cryptshare unburdens the company’s email system and therefore offers the opportunity to save money and resources on storage and back up.

In combination with a simple pricing modelreturn on investment for use is measurable and short.

Naadloos geïntegreerd in Windows en Office

Multiple options to send data securely in Outlook with Cryptshare

Bestanden veilig verzenden via het contextmenu "Verzenden naar" in Windows en het dialoogvenster Delen in Office

 

Send to context menu in Windows - Send files- securely
Send document securely via email - Office share pane
Office share pane - Share document securely with externals

Send documents securely via "Send to" context menu in Windows and share-panes in Office

Cryptshare for Outlook users can send documents securely from within Office applications.

This means that a Word document, an Excel file or a PowerPoint presentation can be sent via "File" and "Share" with Cryptshare.

The user enters the recipients' address and the subject as usual. It's as simple as that.

Outlook is widely used by companies and enjoys a high level of user acceptance. We have integrated Cryptshare deeply into Windows and Office so that users can work in their familiar working environment.

Secure communication when you need it - for even more time savings.

E-mailversleuteling voor Outlook

Cryptshare for Outlook is een add-in voor Microsoft Outlook

die automatisch een verbinding met de Cryptshare-server tot stand brengt. Met Cryptshare for Outlook kunt u zowel de inhoud van e-mails als de bijlagen daarvan versleutelen, zodat deze beide beveiligd zijn. Het verzenden van beveiligde e-mails en grote bestanden vanuit Outlook doet u met slechts één muisklik.
 

Cryptshare for Outlook werkt met een MS Exchange-server of met iedere andere POP-, IMAP- of SMTP-server op de achtergrond, zodat de normale beperking op de grootte van e-mails komt te vervallen. De bijlagen worden afgehandeld door de Cryptshare-server, waardoor de belasting van uw mailservers aanzienlijk afneemt en u geld bespaart.

Door Cryptshare direct binnen de primaire kantoorapplicatie aan te bieden vergroot u het gebruik van Cryptshare en de daaraan verbonden voordelen aanzienlijk. Uw gebruikers worden aangemoedigd Cryptshare vaker te gebruiken en u verbetert zo uw ROI. Daarnaast zorgt de mogelijkheid om zowel e-mails als bijlagen te versleutelen voor een significante verbetering van de veiligheid van uw Outlook-gebruik. Cryptshare handelt alle bijlagen af, wat bijdraagt aan het gebruiksgemak ervan omdat uw personeel de normale workflow voor e-mailverkeer kan blijven gebruiken. Verzonden e-mails worden opgeslagen in de map 'Verzonden items'. De bestanden wordt bewaard of vervangen door bestandsnamen, afhankelijk van de grootte.

  • Verzend ad hoc versleutelde e-mails aan ontvangers zonder eerst certificaten uit te wisselen, software te installeren of gebruikersaccounts te configureren.
  • Verzend met een simpele muisklik bijlagen van iedere grootte veilig vanuit uw MS Outlook-client en ontlast daarmee uw e-mailinfrastructuur.
  • De standaard limiet voor de grootte van e-mails in uw infrastructuur en die van de ontvanger vormt niet langer een obstakel voor succesvol communiceren met uw klanten en partners.
  • Verzend met één muisklik versleutelde e-mails en grote bestanden rechtstreeks vanuit uw vertrouwde MS Outlook-omgeving. Cryptshare is zelfverklarend en training is niet nodig.
  • Er is slechts minimaal beheer nodig, want u hoeft geen gebruikersaccounts te configureren, u hoeft geen certificaten uit te wisselen, te installeren of te onderhouden, en verzonden bestanden worden door het systeem automatisch verwijderd.

Cryptshare for Outlook wordt als add-in in de MS Outlook-client geïnstalleerd en er zijn verschillende snelle en eenvoudige manieren om de uitrol naar uw gebruikers uit te voeren. Aan de serverkant is geen installatie van software en geen configuratie nodig. U kunt voor Cryptshare for Outlook een MS Exchange-server of iedere POP3-, IMAP- of SMTP-mailservice gebruiken.

De add-in communiceert vanaf de clientcomputer van de gebruiker rechtstreeks via https met het Cryptshare-systeem om de bijlagen te overhandigen en de downloadgegevens op te halen. Wanneer de bestanden klaar zijn voor verzending, voegt de add-in daar de downloadgegevens aan toe en verzendt de e-mail op de normale wijze.

Cryptshare for Outlook wordt geleverd met een installatieroutine, die u kunt gebruiken om het op uw lokale machine te installeren of om het met uw softwaredistributiesysteem uit te rollen naar een groot aantal clientcomputers. Alle instellingen kunnen worden voorgedefinieerd of vanaf één punt worden beheerd, waardoor gebruikers meteen aan de slag kunnen. Persoonlijke configuratiegegevens kunnen indien nodig door de gebruiker zelf worden bijgewerkt.

Meer weten over Cryptshare?

Datasheet Making e-mail better

Datasheet

Making e-mail better

Cryptshare for Outlook.

Verder lezen

Datasheet Enabling best practice by the

Datasheet

Enabling best practice by the

email classification.

Verder lezen

Whitepaper De sleutel tot veilig zakelijk e-mailen

Whitepaper

De sleutel tot veilig zakelijk e-mailen

Verder lezen