Das unsichere Fax ersetzen - Digitalisierung vorantreiben

Häufig können etablierte, jedoch unsichere Arbeitsschritte, durch kleinere technische Maßnahmen verbessert werden. Unser Partner Konika Minolta integriert Cryptshare in MFP-Geräte.

Damit können Anwender die eingescannten Dokumente direkt per Knopfdruck sicher an beliebige E-Mail-Adressen senden. Der Datenschutz ist dabei gewährleistet - Und der versehentliche Versand an einen falschen Empfänger unterbunden.

Konica-Minolta - Große und vertrauliche Dokumente direkt vom MFP-Gerät versenden
Was ist ein Fax?

Das Wort Fax ist eine Abkürzung für Telefax (Fernkopie) und geht auf den Begriff Faksimile zurück, der wiederum für die originalgetreue Abbildung einer Vorlage steht. Das Faxgerät erlaubt es einem Sender ein schriftliches Dokument digital einzulesen und in Echtzeit über die Telefonleitung an ein Empfangsgerät zu übertragen. Dort wird es in der Regel wieder ausgedruckt. 

Wo das Fax heute noch genutzt wird

In der Wirtschaft spielt das Fax eine zunehmend geringere Rolle. Für die meisten Unternehmen ist dessen Nutzung in den letzten Jahren weiter zurückgegangen.

Fax Geräte Verbreitung


Im Rechtswesen, bei Behörden und auch im Gesundheitswesen ist das Fax immer noch ein wichtiger Pfeiler für die Kommunikation.

Risiken durch Faxnutzung

So einfach das Faxen für Nutzer war, so einfach konnten sich Zahlendreher beim Eintippen der Empfängernummer einschleichen und das vertrauliche Dokument ging an den falschen Adressaten. War das Fax erst mal weg, konnte nicht mehr rückabgewickelt werden. Und selbst wenn die eingegebene Faxnummer stimmte: Wer konkret auf der Empfängerseite das Fax dann letztlich zu Gesicht bekam, hing letztlich auch davon ab, wer zum fraglichen Zeitpunkt gerade am fraglichen Faxgerät stand. Von nachvollziehbarer Vertraulichkeit konnte also nicht die Rede sein.

Auch die moderneren Faxübertragungswege bieten keinen effektiven Datenschutz: Wenn Faxe zu E-Mails umgewandelt werden, dann kann von der Senderseite weder durchgesetzt noch in Erfahrung gebracht werden, dass dies verschlüsselt geschieht. Die Übertragung findet also nicht DSGVO-konform statt. Kein Wunder also, dass die Bremer Landesdatenschutzbeauftragte dem Fax die DSGVO-Compliance abgesprochen hat

Für Unternehmen bietet das Fax also allerspätestens seit Inkrafttreten der DSGVO keinen datenschutzkonformen Übertragungsweg dar, zumal auch die eigenen Geschäftsgeheimnisse und das firmeneigene geistige Eigentum mit dem Kommunikationsmittel Fax nicht auf eine Weise übermittelt wird, welche sie vor unbefugten Dritten schützt.

Wenn Sie Ihr Fax durch Cryptshare ersetzen...

ist die E-Mail-Verschlüsselung und sichere Übertragung großer Dateien mit inbegriffen

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