HCL Notes besser gemacht.
Cryptshare für Notes erweitert Ihre bestehende HCL Notes Infrastruktur um wichtige Features:
Cryptshare für Notes reduziert die Last auf Ihrem Notes System und erhöht die Sicherheit. Das Produkt löst die Dateianhänge von E-Mail Nachrichten ab, speichert diese verschlüsselt auf dem Cryptshare Server und fügt eine verständliche Information samt Download-Link in die E-Mail Nachricht an den Empfänger ein. Die externen Empfänger haben die Möglichkeit, über die Cryptshare Weboberfläche vertraulich zu antworten, selbst wenn sie auf ihrer Seite Beschränkungen bezüglich der Maximalgröße von E-Mail Nachrichten unterliegen.
Cryptshare für Notes macht die Verwendung von Cryptshare für die Anwender noch einfacher, da sie in ihrer gewohnten Groupware-Umgebung bleiben. Versendete Nachrichten können auf Wunsch in der Mail-Datenbank der Benutzer abgelegt werden.
Die Integration in Notes bietet Anwendern eine einfache und sichere Alternative anstatt einfach nur den Versand von Nachrichten oberhalb einer gewissen Größe zu verbieten. So können Ihre Mitarbeiter flexibel und effizient kommunizieren, ohne sich Gedanken über Dateigrößen machen zu müssen.
Ferner bedeutet dies, dass ein hohes Sicherheitsniveau in der Kommunikation nach außen für alle Benutzer auf sehr einfache Art verfügbar ist. Durch die Definition von Regeln können Sie sicherstellen, dass die Vorteile von Cryptshare für Notes automatisch zum Einsatz kommen, wenn Ihre Unternehmensstandards dies erfordern.
Video
E-Mail-Verschlüsselung und große Anhänge für Notes
In diesem Video erfahren Sie, wie Sie große Dateien und verschlüsselte E-Mails über HCL Notes versenden können.
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Es ist schön zu sehen, dass höhere Sicherheit nicht zwingend kompliziert sein muss. Mit Cryptshare bieten wir allen Mitarbeitern eine einfache Lösung für einen sicheren Datenaustausch.
Peter Skrzypek
Gruppenleiter IT
Stuttgarter Lebensversicherung a.G.
Flexibel und intuitiv einsetzbar
Die folgenden drei Betriebsarten können in jeder beliebigen Kombination eingesetzt werden:
Automatische Betriebsart
Definieren Sie Regeln in Ihrem Domino-Verzeichnis oder mittels eventuell bereits vorhandener Drittprodukte, mit denen Regeln auf den Mailverkehr angewendet werden können. Legen Sie fest, unter welchen Bedingungen Nachrichten von Cryptshare verarbeitet werden sollen. Wenn ein Absender eine Nachricht versendet, die aufgrund der Regeln von Cryptshare verarbeitet wird, erhält er vom System eine entsprechende Benachrichtigung zurück.
Manuelle Betriebsart mittels Cryptshare Toolbar-Icon oder Mail-Integration
Möglicherweise möchten Absender Cryptshare auch dann nutzen, wenn ihre Nachricht nicht unter die serverseitig definierten Regeln fällt, beispielsweise um vertrauliche Nachrichten zu übertragen. In diesem Falle kann Cryptshare manuell aktiviert werden.
Hierfür steht Ihnen je nach Präferenz entweder ein Toolbar Icon zur Verfügung, durch das ein spezielles E-Mail-Formular geöffnet wird oder eine Teilmaske, die in Ihr Memo-Formular integriert werden kann. Eine Modifikation der Mail-Schablone ist nicht erforderlich.
Der Anwender kann seine Nachricht verfassen, Dateien anhängen und die erforderlichen Optionen für den Versand per Cryptshare festlegen. Auf Wunsch können nur die Dateien oder die gesamte E-Mail verschlüsselt versendet werden.
Manuelle Betriebsart per Widget
Das Cryptshare for Notes Widget in der Seitenleiste des Notes-Clients stellt eine weitere Möglichkeit dar, Ihren Anwendern Cryptshare zur Verfügung zu stellen. Sie können Dateien per Drag & Drop aus anderen Notes Anwendungen heraus in das Widget ziehen und Empfängeradressen, Betreff, Text und Transferoptionen einstellen, ohne die Anwendung zu verlassen, in der Sie aktuell arbeiten.
Zusammen bieten diese drei Betriebsarten ein hohes Maß an Flexibilität und erweitern Ihr Notes-System um die Möglichkeit robuster und sicherer Kommunikation nach außen. Vor allem aber ist Cryptshare für Ihre Mitarbeiter sehr einfach zu erlernen und zu nutzen. Administratoren werden zu schätzen wissen, dass für den Einsatz von Cryptshare for Notes keinerlei Standard-Templates modifiziert werden müssen.
- Intuitiv zu bedienen
- Anhänge beliebiger Größe versenden
- Keine Benutzerkonten benötigt
- Kann in jede Domino-Anwendung integriert werden
- Sicherer Datentransfer
- Nachvollziehbare Protokollierung
- Virenprüfung aller übertragenen Dateien
- Minimaler Betriebsaufwand

Cryptshare for Domino
Automatisiert
Dateien können auf Serverseite anhand eines definierten Regelwerkes automatisch aus Notes E-Mails gelöst und über den Cryptshare Server übertragen werden. Absender und Empfänger müssen hierzu nichts weiter tun und werden über diesen Vorgang automatisch informiert.
Versand aus allen Domino Anwendungen
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit der Integration der Cryptshare-Funktionalität in Domino-basierte Anwendungen, so dass auch von dort aus Dateien und Nachrichten manuell oder automatisiert verschlüsselt versendet werden können. Zahlreiche Cryptshare-Kunden versenden bereits ihre Daten ohne Medienbruch direkt aus ihren Domino Anwendungen wie zum Beispiel:
- Patientendaten an Versicherungen
- Laborergebnisse an Gesundheitsämter
- Belege für Steuererklärungen an Steuerberater
- Produktdatenblätter an Vertriebspartner
- Schülerlisten ans Regierungspräsidium

…an den falschen Empfänger gesendet?
Keine Sorge! Die Zurückziehen-Funktion von Cryptshare ermöglicht es Fehler im Nachhinein zu korrigieren und erweitert das Sicherheitspaket für den versehentlichen Versand von Dateien.
- Black- /Whitelisting, um den Versand an bestimmte Empfänger schon im Vorfeld zu unterbinden.
- Schutz der gesendeten Dateien durch ein Passwort.
- Blockieren des Zugangs zu irrtümlich gesendeten Dateien auch nachträglich mit der Zurückziehen-Funktion.

Video
Cryptshare for Notes auf der DNUGStefan Lau präsentiert unsere Integration im Rahmen der Domino Developer Challenge der DNUG


Anwenderbericht
Sicherer Datenaustausch bei VersicherungenBesonders anspruchsvoll war es, eine Lösung zu finden, die sowohl einfach in der Bedienung als auch sicher ist. Die Lösung sollte flexibel für Jedermann einsetzbar sein - auch und vor allem für alle Partner. Neben der eigenständigen Bedienung durch die Mitarbeiter sollte die Lösung, in die vorhandenen Systeme, v.a. in den HCL Notes E-Mail- Client, leicht integrierbar sein. Einfache Schnittstellen, um Dateien auszutauschen waren also Grundvoraussetzung...
