Sichere E-Mail-Kommunikation mit Notes

Cryptshare für Notes erweitert Ihre bestehende HCL Notes Infrastruktur um wichtige Features:

Cryptshare für Notes reduziert die Last auf Ihrem Notes System und erhöht die Sicherheit. Das Produkt löst die Dateianhänge von E-Mail Nachrichten ab, speichert diese verschlüsselt auf dem Cryptshare Server und fügt eine verständliche Information samt Download-Link in die E-Mail Nachricht an den Empfänger ein. Die externen Empfänger haben die Möglichkeit, über die Cryptshare Weboberfläche vertraulich zu antworten, selbst wenn sie auf ihrer Seite Beschränkungen bezüglich der Maximalgröße von E-Mail Nachrichten unterliegen.

Cryptshare für Notes macht die Verwendung von Cryptshare für die Anwender noch einfacher, da sie in ihrer gewohnten Groupware-Umgebung bleiben. Versendete Nachrichten können auf Wunsch in der Mail-Datenbank der Benutzer abgelegt werden.

Die Integration in Notes bietet Anwendern eine einfache und sichere Alternative anstatt einfach nur den Versand von Nachrichten oberhalb einer gewissen Größe zu verbieten. So können Ihre Mitarbeiter flexibel und effizient kommunizieren, ohne sich Gedanken über Dateigrößen machen zu müssen.

Ferner bedeutet dies, dass ein hohes Sicherheitsniveau in der Kommunikation nach außen für alle Benutzer auf sehr einfache Art verfügbar ist. Durch die Definition von Regeln können Sie sicherstellen, dass die Vorteile von Cryptshare für Notes automatisch zum Einsatz kommen, wenn Ihre Unternehmensstandards dies erfordern.

Die folgenden drei Betriebsarten können in jeder beliebigen Kombination eingesetzt werden:

Automatische Betriebsart

Definieren Sie Regeln in Ihrem Domino-Verzeichnis oder mittels eventuell bereits vorhandener Drittprodukte, mit denen Regeln auf den Mailverkehr angewendet werden können. Legen Sie fest, unter welchen Bedingungen Nachrichten von Cryptshare verarbeitet werden sollen. Wenn ein Absender eine Nachricht versendet, die aufgrund der Regeln von Cryptshare verarbeitet wird, erhält er vom System eine entsprechende Benachrichtigung zurück.

Manuelle Betriebsart mittels Cryptshare Toolbar-Icon oder Mail-Integration

Möglicherweise möchten Absender Cryptshare auch dann nutzen, wenn ihre Nachricht nicht unter die serverseitig definierten Regeln fällt, beispielsweise um vertrauliche Nachrichten zu übertragen. In diesem Falle kann Cryptshare manuell aktiviert werden.

Hierfür steht Ihnen je nach Präferenz entweder ein Toolbar Icon zur Verfügung, durch das ein spezielles E-Mail-Formular geöffnet wird oder eine Teilmaske, die in Ihr Memo-Formular integriert werden kann. Eine Modifikation der Mail-Schablone ist nicht erforderlich.

Der Anwender kann seine Nachricht verfassen, Dateien anhängen und die erforderlichen Optionen für den Versand per Cryptshare festlegen. Auf Wunsch können nur die Dateien oder die gesamte E-Mail verschlüsselt versendet werden.

Manuelle Betriebsart per Widget

Das Cryptshare for Notes Widget in der Seitenleiste des Notes-Clients stellt eine weitere Möglichkeit dar, Ihren Anwendern Cryptshare zur Verfügung zu stellen. Sie können Dateien per Drag & Drop aus anderen Notes Anwendungen heraus in das Widget ziehen und Empfängeradressen, Betreff, Text und Transferoptionen einstellen, ohne die Anwendung zu verlassen, in der Sie aktuell arbeiten.

Zusammen bieten diese drei Betriebsarten ein hohes Maß an Flexibilität und erweitern Ihr Notes-System um die Möglichkeit robuster und sicherer Kommunikation nach außen. Vor allem aber ist Cryptshare für Ihre Mitarbeiter sehr einfach zu erlernen und zu nutzen. Administratoren werden zu schätzen wissen, dass für den Einsatz von Cryptshare for Notes keinerlei Standard-Templates modifiziert werden müssen.

Cryptshare for Domino

Automatisiert

Dateien können auf Serverseite anhand eines definierten Regelwerkes automatisch aus Notes E-Mails gelöst und über den Cryptshare Server übertragen werden. Absender und Empfänger müssen hierzu nichts weiter tun und werden über diesen Vorgang automatisch informiert.

Versand aus allen Domino Anwendungen

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit der Integration der Cryptshare-Funktionalität in Domino-basierte Anwendungen, so dass auch von dort aus Dateien und Nachrichten manuell oder automatisiert verschlüsselt versendet werden können. Zahlreiche Cryptshare-Kunden versenden bereits ihre Daten ohne Medienbruch direkt aus ihren Domino Anwendungen wie zum Beispiel:

• Patientendaten an Versicherungen
• Laborergebnisse an Gesundheitsämter
• Belege für Steuererklärungen an Steuerberater
• Produktdatenblätter an Vertriebspartner
• Schülerlisten ans Regierungspräsidium