Communicatie op school

Kansen, risico's en uitdagingen

Wij in het Cryptshare team zijn niet alleen voormalige leerlingen
- velen van ons zijn ook ouders van schoolgaande kinderen.

We zijn dus niet alleen vertrouwd met communicatie op en met scholen,
maar het ligt ons ook na aan het hart.

Dominik Lehr
Veel van onze collega's hebben net als ik zelf schoolgaande kinderen. Vaak moeten we gevoelige gegevens uitwisselen over onze kinderen met leerkrachten of het schoolsecretariaat. Natuurlijk willen we er zeker van zijn dat hiervan niets in verkeerde handen kan vallen. Wij helpen veel bedrijven en organisaties over de hele wereld om succesvol met ons Cryptshare-product hun gegevens veilig naar de gewenste ontvanger te sturen. We hebben ons daarom afgevraagd waarom dit niet ook voor scholen mogelijk zou moeten zijn. Omdat we beseffen dat scholen meestal over krappe budgetten beschikken, hebben we besloten om het initiatief Cryptshare for Schools te lanceren. Hiermee willen we onze bijdrage leveren en de maatschappij van dienst zijn - zodat scholen zich niet langer zorgen hoeven te maken over veilige en AVG-conforme communicatie maar zich weer volledig kunnen concentreren op hun educatieve taken.
Dominik Lehr
Founder and CEO of Cryptshare AG

16 deelstaten - 16 verschillende strategieën

Ons land kent veel verschillende typen scholen voor basis- en voortgezet onderwijs. 

Maar er is één ding dat ze allemaal gemeen hebben, namelijk het doel: onderwijs verzorgen en leerlingen succesvol voorbereiden op hun toekomst.

In het onderwijs is communicatie van fundamenteel belang - niet alleen binnen het bestuur en tussen docenten onderling, maar ook met ouders en leerlingen.

Door de nieuwe technische mogelijkheden, met name sociale media, is communicatie tegenwoordig sneller en eenvoudiger dan ooit.

Mensen komen met elkaar in contact, gesprekspartners komen dichter bij elkaar en er zijn volop mogelijkheden voor uitwisseling.

Tegelijkertijd vormen populaire communicatiemiddelen zoals WhatsApp in veel opzichten aanzienlijke risico's en zijn niet conform de wettelijke vereisten van bijv. de AVG.

In veel diensten is de gegevensbescherming niet beveiligd - en worden persoonsgegevens in het buitenland opgeslagen en gebruikt voor commerciële doeleinden zonder medeweten of toestemming van de betrokkenen.

Schoolleiding, leerkrachten en ouders, evenals IT-dienstverleners voor scholen, hebben er allemaal mee te maken en staan voor de opgave om niet alleen communicatie op school mogelijk te maken, maar deze ook te beveiligen op een manier die verenigbaar is met de bescherming van persoonsgegevens.

Welk perspectief zou je willen nemen?

Het gebruik van berichtendiensten op scholen zorgt voor een kwetsbaar juridisch aanvalsprofiel: volgens een rapport in de Stuttgarter Zeitung is het aantal klachten van ouders dat de overheidsinstantie voor gegevensbescherming in Baden-Württemberg ontvangt, binnen een jaar ongeveer verdubbeld. In 80 procent van de gevallen ging het om het gebruik van WhatsApp op school.  De schooladministraties zijn zich terdege bewust van dit probleem in de veilige overdracht van gegevens; in de meeste gevallen zijn er ook richtlijnen voor het gebruik van dergelijke diensten om aan de bescherming van gegevensbescherming te voldoen. De praktijk ziet er echter vaak anders uit dan wordt beoogd: schoolbesturen beschikken niet over de nodige financiële middelen en de regionaal dekkende systeemoplossingen met officiële e-mailboxen voor alle leerkrachten mislukken vaak door beschikbaarstelling van vervangende diensten. 

Voor privacy conforme alternatieven voor berichtendiensten zoals WhatsApp is het belangrijk dat bruikbaarheid en gebruiksgemak niet verloren gaan en dat de uitwisseling snel en eenvoudig verloopt. Anders zouden deze systemen kansloos zijn tegenover de huidige diensten: gebruikers zouden ze links laten liggen - ondanks alle richtlijnen. Bovendien zouden uitgebreide leertrajecten moeten worden opgezet voor gebruikers om de complexe en omslachtige alternatieven succesvol te leren gebruiken. Ook in het kader van digitalisering spelen beveiligde communicatie en veilige overdracht van gegevens een steeds belangrijkere rol. Dit heeft nu ook zijn weg gevonden naar scholen - een uitdaging voor schoolbesturen en het hele onderwijzend personeel. Om leerlingen op de toekomst voor te bereiden, is bijvoorbeeld media-educatie op veel scholen in Duitsland inmiddels een verplicht onderdeel van het curriculum geworden. Vanwege die digitalisering is daarom verdere nascholing voor leerkrachten onontbeerlijk. Helaas is de vraag naar bijscholing veel groter dan het cursusaanbod.

Hoewel de eisen die aan scholen worden gesteld steeds hoger worden, worden technische voorzieningen en nascholingsmogelijkheden maar al te vaak onvoldoende gefinancierd door bezuinigingen. In Baden-Württemberg bijvoorbeeld werd met ingang van 2017 het budget voor bijscholing met ongeveer €550.000 verlaagd (in 2016 was nog 3,691 miljoen euro beschikbaar voor bijscholing).  

Hoewel veel processen, zoals bijvoorbeeld de registratie van leerlingen, inmiddels online verlopen en is versleuteling van deze persoonsgegevens verplicht, maar dat is lang niet altijd ook echt het geval. Systemen voor een veilige en privacy conforme oplossing moeten daarom voor scholen betaalbaar zijn, direct gebruiksklaar zijn en niet veel extra tijd vergen van de leerkrachten om ze te gebruiken. 

Ook de schoolbesturen en de -administraties staan onder druk om op te treden: de eisen van digitalisering en de AVG vragen om een veilige systeemoplossing - aan de andere kant zijn gezien de slechte begrotingssituatie de handen van schoolbesturen maar al te vaak gebonden vanwege onvoldoende financiële ruimte.

Hoe kunnen scholen nu hun interne en externe communicatie beveiligen op een privacy conforme manier en een systeemoplossing bieden die zowel gebruiksvriendelijk is als gemakkelijk en betrouwbaar gebruikt kan worden door alle betrokkenen? Zonder dure of tijdrovende training voor leerkrachten en zonder veel extra technische inspanningen?

De oplossing - Cryptshare!

Dit is exact wat Cryptshare kan doen. Cryptshare beveiligt AVG-conforme communicatie tussen contactpersonen en maakt versleutelde informatie-uitwisseling mogelijk, zonder beperkingen in omvang van bijlagen of bestandstypen. Of het nu gaat om tekstbestanden, gesproken teksten, foto's of video's, met Cryptshare kunnen alle bestanden beveiligd worden verzonden en ontvangen. Gegevens kunnen niet worden uitgelezen om in andere landen voor onbekende doeleinden te worden gebruikt, maar blijven uitsluitend bij de communicatiepartners. Dit garandeert zowel gegevensbescherming als rechtszekerheid. Voor communicatie op school tussen leerkrachten, ouders en ook leerlingen, kan een vertrouwd en populair medium worden gebruikt dat iedereen al heeft - e-mail.

Cryptshare is bewust ontworpen om zo gebruiksvriendelijk mogelijk te zijn: Gebruikers hebben geen tijdrovende of dure training nodig, ze kunnen er direct mee aan de gang. Er is geen aparte IT-infrastructuur nodig voor scholen en externe gebruikers en er hoeven geen gebruikersaccounts te worden aangemaakt of beheerd.
Het beste van alles:
Voor openbare scholen bieden wij Cryptshare gratis aan!

Waarom doen we dit?

Ook al is het enkele jaren geleden dat sommigen van ons in de schoolbanken zaten, het Cryptshare-team bestaat echter niet alleen uit voormalige leerlingen maar velen zijn ook ouders van schoolgaande kinderen. Niet in de laatste plaats om deze reden zijn we op de hoogte van de uitdagingen voor scholen in het digitale tijdperk om veilig intern en extern te kunnen communiceren. Vooral als het gaat om de belangen van de leerlingen moet de uitwisseling van informatie dicht bij de kinderen blijven en veilig en betrouwbaar zijn voor alle partijen. Het is ons echter evenzeer duidelijk dat het, zeker in tijden van krappe budgetten, niet altijd gemakkelijk is om gelijke tred te houden met de moderne technologie en tegelijkertijd te voldoen aan alle wettelijke eisen en voorschriften rond gegevensbescherming.

Wij zijn een middelgroot en door de eigenaar geleid bedrijf, gevestigd in Freiburg im Breisgau. Als experts in veilige communicatie met bijna 20 jaar ervaring en meer dan 4 miljoen tevreden gebruikers over de hele wereld, is het ons een eer om ons product zonder licentiekosten beschikbaar te stellen aan openbare scholen. Scholen moeten hun budget beschikbaar hebben voor educatieve taken - en niet moeten besteden aan het beveiligen van hun communicatie. Cryptshare realiseert dit voor u. Wij doen dit om ons steentje bij te dragen zodat scholen ook in het digitale tijdperk gegarandeerd veilig kunnen communiceren.

Het gebruik van dergelijke diensten door het onderwijzend personeel op school kan dus een bron zijn juridische conflicten: in Baden-Württemberg bijvoorbeeld is het aantal klachten van ouders dat de overheidsinstantie voor gegevensbescherming ontvangt, binnen een jaar verdubbeld. In 80 procent van de gevallen ging het om het gebruik van WhatsApp op school.

Leerkrachten kennen de problemen met berichtendiensten uit eigen ervaring. Als de betreffende deelstaat en het betrokken schoolbestuur echter geen beveiligd communicatieplatform kunnen bieden, zijn ze vaak genoodzaakt om de volgende keuze te maken: ofwel blijven ze dicht bij de leerlingen en ouders met hun communicatiemiddelen en maken gebruik van alle beschikbare mogelijkheden, ofwel kiezen ze voor gegevensbescherming. In de praktijk is het maar al te vaak simpelweg onmogelijk om beide te realiseren, omdat de noodzakelijke en passende systeemoplossingen ontbreken. 
Om ervoor te zorgen dat privacy conforme alternatieven voor berichtendiensten zoals WhatsApp ook echt gebruikt worden, is het belangrijk dat gebruiksvriendelijkheid en bedieningsgemak voorop staan. Gezien het overvolle curriculum en de reeds bestaande nascholingsprogramma's is het geen zinvol alternatief om uitgebreide opleidingsmaatregelen te moeten nemen om complexe en dure systemen te leren gebruiken.

In het kader van de digitalisering zijn de eisen aan leerkrachten al aanzienlijk toegenomen om leerlingen voor te bereiden op de uitdagingen in hun toekomst. Zo is bijvoorbeeld media-educatie op veel scholen in Duitsland inmiddels een verplicht onderdeel van het curriculum geworden. Verdere nascholing voor leerkrachten is derhalve onontbeerlijk. Hoewel de eisen toenemen, zijn de nascholingsmogelijkheden door bezuinigingen echter maar al te vaak onbetaalbaar. In Baden-Württemberg bijvoorbeeld werd met ingang van 2017 het budget voor bijscholing met ongeveer €550.000 verlaagd (in 2016 was nog 3,691 miljoen euro beschikbaar voor bijscholing).  Helaas is de vraag naar bijscholing daarom veel groter dan het cursusaanbod.  
Dus hoe kunnen leerkrachten intern en extern op een veilige en privacy conforme manier communiceren? Is er een systeemoplossing die zowel gebruiksvriendelijk is als gemakkelijk en betrouwbaar gebruikt kan worden door alle betrokkenen? Zonder dure of tijdrovende training voor leerkrachten en zonder veel extra technische inspanningen?

De oplossing - Cryptshare!

Dit is exact wat Cryptshare kan doen. Cryptshare beveiligt AVG-conforme communicatie tussen contactpersonen en maakt versleutelde informatie-uitwisseling mogelijk, zonder beperkingen in omvang van bijlagen of bestandstypen. Of het nu gaat om tekstbestanden, gesproken teksten, foto's of video's, met Cryptshare kunnen alle bestanden beveiligd worden verzonden. Gegevens kunnen niet worden uitgelezen om in andere landen voor onbekende doeleinden te worden gebruikt, maar blijven uitsluitend bij de communicatiepartners. Dit garandeert zowel gegevensbescherming als rechtszekerheid. 
Voor leerkrachten vermindert dit ook de permanente bereikbaarheid en verlicht het de tijdsdruk van de verwachting om onmiddellijk te moeten reageren op elk kort bericht - een waardevolle bijdrage aan verlaging van de werkdruk. Voor communicatie op school tussen leerkrachten, ouders en ook leerlingen, kan een vertrouwd en populair medium worden gebruikt dat iedereen al heeft - e-mail.

Cryptshare is uiterst gebruiksvriendelijk en niemand heeft een tijdrovende of dure training nodig, iedereen kan er direct mee aan de gang. Er is geen eigen IT-infrastructuur nodig voor scholen en er hoeven geen gebruikersaccounts te worden aangemaakt of beheerd.
Het beste van alles:
Voor openbare scholen bieden wij Cryptshare gratis aan!

Waarom doen we dit?

Het mag dan enkele jaren geleden zijn dat sommigen van ons in de schoolbanken zaten, maar het Cryptshare-team bestaat niet alleen uit voormalige leerlingen maar velen zijn ook ouders van schoolgaande kinderen. We kennen de uitdagingen voor scholen in het digitale tijdperk om veilig intern en extern te kunnen communiceren en om het contact met leerlingen en hun ouders niet te verliezen. Vooral als het gaat om de belangen van de leerlingen moet de uitwisseling van informatie dicht bij de kinderen blijven en veilig en betrouwbaar zijn voor alle partijen. Het is ons echter evenzeer duidelijk dat het, zeker in tijden van krappe budgetten, niet altijd gemakkelijk is om gelijke tred te houden met de moderne technologie en tegelijkertijd te voldoen aan alle wettelijke eisen en voorschriften rond gegevensbescherming.

Wij zijn een middelgroot en door de eigenaar geleid bedrijf, gevestigd in Freiburg im Breisgau. Als experts in veilige communicatie met bijna 20 jaar ervaring en meer dan 4 miljoen tevreden gebruikers over de hele wereld, is het ons een eer om ons product zonder licentiekosten beschikbaar te stellen aan openbare scholen. Scholen moeten hun budget beschikbaar hebben voor educatieve taken - en niet moeten besteden aan het beveiligen van hun communicatie. Cryptshare realiseert dit voor u. Wij doen dit om ons steentje bij te dragen zodat scholen ook in het digitale tijdperk gegarandeerd veilig kunnen communiceren.

Het gebruik van dergelijke communicatiemiddelen voor schooldoeleinden door ouders en leerkrachten ligt daarom gevoelig. Van de ene kant is het voor ouders van groot belang dat de gegevensbeveiliging van hun kinderen gegarandeerd is. Zij willen kunnen bepalen wie de gegevens over hun kinderen ontvangt, wat die gegevens zijn en voor welke doeleinden ze worden opgeslagen en verwerkt. Ouders willen echter ook hun recht kunnen uitoefenen over wanneer deze gegevens moeten worden gewist. Aan deze eisen moet worden voldaan door de communicatiesystemen. Tegelijkertijd moet het echter ook mogelijk zijn om regelmatig van gedachten te wisselen met scholen over zaken die hun kinderen aangaan: op elk moment, eenvoudig en probleemloos. Hiervoor ligt een medium voor de hand waarover iedereen al beschikt, waarvan het gebruik eenvoudig is en waarmee men alle soorten berichten en bestanden kan versturen, in het ideale geval zelfs zonder beperking in grootte. Op dit moment overheerst in de praktijk vaak het gebruiksgemak en vindt de communicatie plaats met berichtendiensten - ondanks instructies van scholen die dit afraden. 
Ouders zijn zich bewust van de perikelen rond gegevensbescherming, maar wanneer scholen geen veilig communicatieplatform kunnen bieden, moeten ze vaak noodgedwongen hun toevlucht nemen tot de gebruiksvriendelijke communicatiemiddelen die leerlingen het liefst gebruiken.

Hierbij is meestal de gegevensbescherming het kind van de rekening. In de praktijk is het voor ouders maar al te vaak simpelweg onmogelijk om communicatie en gegevensbescherming gelijktijdig te realiseren, omdat passende systeemoplossingen ontbreken.

Hoe moet een communicatiesysteem er dan uitzien? Om ervoor te zorgen dat privacy conforme alternatieven voor berichtendiensten zoals WhatsApp ook echt gebruikt worden, is het belangrijk dat gebruiksvriendelijkheid en bedieningsgemak voorop staan. Ouders zouden ook niet te maken moeten krijgen met complexe en omslachtige systeemoplossingen, waarvan het gebruik zelfs uitgebreide training vereist.

Dus hoe kunnen ouders op een veilige en privacy conforme manier communiceren met scholen en leerkrachten? Is er een systeemoplossing die zowel gebruiksvriendelijk is als gemakkelijk en betrouwbaar gebruikt kan worden door alle betrokkenen? Zonder dure of tijdrovende training en zonder veel extra technische inspanningen?

What should a communication solution ideally look like?

For alternatives to messenger services such as WhatsApp that offer compliance with data privacy regulations, usability and convenience for users are key. If those are not ensured, there is little to no chance that they will actually be used. Besides, parents should not have to deal with complex and time-consuming solutions that require extensive training so they can actually use them. 

How can parents be enabled to communicate with schools and teachers securely and in compliance with data privacy? They need a solution with great usability and that all contact partners can apply easily and reliably, without expensive and time-consuming training and without much technical effort.

De oplossing - Cryptshare!

Dit is exact wat Cryptshare kan doen. Cryptshare beveiligt AVG-conforme communicatie tussen contactpersonen en maakt versleutelde informatie-uitwisseling mogelijk, zonder beperkingen in omvang van bijlagen of bestandstypen. Of het nu gaat om tekstbestanden, gesproken teksten, foto's of video's, met Cryptshare kunnen alle bestanden beveiligd worden verzonden. Gegevens kunnen niet worden uitgelezen om in andere landen voor onbekende doeleinden te worden gebruikt, maar blijven uitsluitend bij de communicatiepartners. Dit garandeert zowel gegevensbescherming als rechtszekerheid. Voor communicatie op school tussen leerkrachten, ouders en ook leerlingen, kan een vertrouwd en populair medium worden gebruikt dat iedereen al heeft - e-mail. 

Cryptshare is uiterst gebruiksvriendelijk en niemand heeft een tijdrovende of dure training nodig, iedereen kan er direct mee aan de gang. Er is geen eigen IT-infrastructuur nodig en er hoeven geen gebruikersaccounts te worden aangemaakt of beheerd. 

Het beste van alles: voor openbare scholen bieden wij Cryptshare gratis aan! Hierbij is ook de communicatie van ouders met scholen en leerkrachten inbegrepen. 

De communicatie op school vindt plaats op verschillende niveaus en met behulp van veel verschillende media. Wel kan worden gesteld dat het contact tussen scholen en ouders door de technische ontwikkeling steeds meer via digitale media verloopt. Tegenwoordig is het eenvoudig en snel mogelijk om berichten en bestanden met elkaar uit te wisselen. Dit gebeurt echter zelden of nooit echt in overeenstemming met de gegevensbescherming. 

Om dit duurzaam te veranderen, is een systeemoplossing nodig die in meerdere opzichten aan deze eisen kan voldoen: er moet worden voldaan aan de wettelijke eisen voor gegevensbescherming, er is een hoge mate van gebruikersacceptatie en gebruiksgemak nodig - en de implementatie en het beheer van deze oplossing mag niet gepaard gaan met grote financiële of tijdsinvesteringen. 
Aangezien er geen geschikt alternatief is voor de huidige praktijk, dat aan al deze eisen kan voldoen en door alle betrokken partijen wordt geaccepteerd, heeft de invoering van een uniform technisch communicatiesysteem voor schoolgebruik nog steeds niet plaatsgevonden.

Cryptshare is extremely easy to use, no time-consuming or cost-intensive training is needed and users can start using it straightaway. Schools do not need their own IT infrastructure nor do they need to create or manage user accounts.
And the best part:
For public schools, we offer Cryptshare licenses free of charge! This includes any communication from parents with schools and teachers.

Why are we doing this?

For most of us at Cryptshare it has been a while since we went to school ourselves. However, the Cryptshare team does not only consist of former pupils but also of many parents of school-aged children. So we know about the challenge for teachers in the digital age to communicate securely and not lose track of pupils. Especially where their information concerned, exchanges must be secure and reliable for all parties involved. We also understand that, particularly in times when budgets keep getting tighter, it is not easy to keep up with the developments of modern technology while complying with all legal requirements and data protection provisions.

We are an owner-managed small business in Freiburg im Breisgau, Germany. As experts for secure communication with nearly 20 years of experience and over 4 million satisfied users from all over the world, we want to provide public schools with our solution free of any license fees. Schools should be able to use their budget for the education of children – not for having to secure their communication. The Cryptshare team will take care of that. We want to contribute and give back – to empower schools to communicate securely with anyone they need to.

Communication at schools takes place on many levels and by using a variety of tools. It is clear, however, that due to technological development the contact between schools and parents has increasingly shifted into the digital space. Today, exchanging messages and files is possible in a quick and easy way. However, this is rarely done in compliance with data privacy.

A solution that has the ability to really change this needs to meet these requirements in several respects:

legal provisions regarding data privacy need to be fulfilled, usability and user acceptance needs to be high – and the implementation and management of this solution must neither be cost-intensive nor time-consuming.
So far, no suitable alternative that fulfils all these requirements and is going to be accepted long-term by all parties involved has been found, so a uniform communication solution for the use at schools has not been implemented yet.

The solution? Cryptshare!

De uitrol van Cryptshare is binnen enkele uren voltooid, er is geen eigen IT-infrastructuur nodig en er is geen software-installatie nodig. Er hoeven geen gebruikersaccounts te worden aangemaakt of beheerd en S/MIME en PGP zijn ook niet nodig. De tijd, moeite en kosten van account- en wachtwoordbeheer vallen ook weg. 

Wachtwoorden voor de overdracht van vertrouwelijke informatie kunnen gemakkelijk per SMS via de Cryptshare SMS Gateway van Outlook add-ins worden verzonden. 

Bovendien is het met de Cryptshare QUICK Technology mogelijk om een permanent beveiligde verbinding tot stand te brengen wanneer twee communicatiepartners regelmatig informatie uitwisselen. Na de activering van QUICK worden de transfers automatisch beveiligd met wachtwoorden, zodat gebruikers zich geen zorgen meer hoeven te maken over de uitwisseling van wachtwoorden. De hulp van systeembeheerders is niet nodig bij het activeren of het gebruik van QUICK.

Het ontwerpen van Cryptshare met maximaal gebruiksgemak stond bij ons altijd al centraal - een aspect dat onder andere tot uiting komt in de naadloze integratie in vertrouwde programma's zoals Office 365 & Outlook en IBM Notes. Gebruikers hebben derhalve geen tijdrovende of dure training nodig, ze kunnen er direct mee aan de gang en communiceren. Cryptshare kan eenvoudig en gemakkelijk worden gebruikt via alle gangbare browsers in webapplicatie, zelfs onderweg en zonder app-installatie. 
Om deze en vele andere redenen geniet Cryptshare al jaren een zeer hoge gebruikersacceptatie.

It has always been key for us to make the use of Cryptshare as easy as possible, which shows in its seamless integration into familiar work environments such as Office 365 & Office and IBM Notes. Users do not need time-consuming or cost-intensive training but can start straightaway with their secure communication. Cryptshare can be easily and conveniently used with all common browsers in a web application, on the go and without app installations.
For these reasons (and many more) Cryptshare has had a very high user acceptance for years.
And the best part:
For public schools, we offer Cryptshare licenses free of charge! This includes any communication of parents with schools and teachers.

Why are we doing this?

For most of us at Cryptshare it has been a while since we went to school ourselves. However, the Cryptshare team does not only consist of former pupils but also of many parents of school-aged children. So we know about the challenge for teachers in the digital age to communicate securely and not lose track of pupils and teachers. Especially where information about pupils is concerned, exchanges must be secure and reliable for all parties involved. We also understand that, particularly in times when budgets keep getting tighter, it is not easy to keep up with the developments of modern technology while complying with all legal requirements and data protection provisions.

We are an owner-managed small business in Freiburg im Breisgau, Germany. As experts for secure communication with nearly 20 years of experience and over 4 million satisfied users from all over the world, we want to provide public schools with our solution free of any license fees. Schools should be able to use their budget for the education of children – not for having to secure their communication. The Cryptshare team will take care of that. We want to contribute and give back – to empower schools to communicate securely with anyone they need to.