Wat is Cryptshare?

Vanaf het allereerste begin hebben we Cryptshare ontworpen als een veilige digitale transferdienst.

Cryptshare zorgt ervoor dat uw gegevens op alle risicopunten onderweg van verzender naar ontvanger beschermd zijn, dus vanaf het moment dat uw gegevens de relatieve veiligheid van uw firewall verlaten tot het bereiken van de beoogde bestemming.

Juist wanneer uw gegevens onderweg zijn, lopen ze het grootste risico omdat ze dan het kwetsbaarst zijn voor aanvallen van derden.

Om uw gegevens te beveiligen precies op die momenten dat dit het meest nodig is, heeft Cryptshare veel meer te bieden dan alleen e-mailbeveiliging.

Dankzij de vele innovaties maakt Cryptshare niet alleen uitwisselingen tussen mensen mogelijk die e-mail op een traditionele manier gebruiken, maar vergemakkelijkt het ook de communicatie in de praktijk tussen machines onderling en programma's onderling - uitdagingen waar elke onderneming mee te maken heeft.

Algemene vragen

Ik heb een email van Cryptshare ontvangen. Wat ga ik doen en hoe weet ik dat het vertrouwd en veilig is?

Je hebt een Cryptshare instructie mail ontvangen van iemand die je kent. Gefeliciteerd. Dat betekent dat de verzender vond dat de informatie die hij je wilde opsturen te gevoelig was om via ‘normale mail’ op te sturen of dat de bestanden die hij je wil opsturen te groot zijn voor gewone e-mail. Dus eigenlijk is dat wel iets waar je tevreden over kan zijn. 

Om nu toegang te krijgen tot de informatie die je is opgestuurd doorloop je de volgende stappen:

  • Je ontvangt in een Cryptshare mail een melding van een afzender met de mogelijkheid om zijn mail, al dan niet met bijlagen, te downloaden
  • De afzender wil zijn vertrouwelijke en of persoonlijke informatie veilig aan jou overdragen. Hij heeft daarvoor zelf voor Cryptshare gekozen. 
  • Je krijgt toegang tot de opgestuurde gegevens door op "bestanden downloaden" te klikken.
  • Jouw computer zal het Cryptshare scherm dan in een browser openen. 
  • De afzender kan voor de beveiliging een wachtwoord toegekend hebben welke dan nodig is om de gegevens op te halen. Dit is een belangrijk veiligheidsaspect.
  • Bel de afzender en vraag naar het wachtwoord (tenzij je het wachtwoord al via SMS hebt ontvangen). Je vindt de naam van de afzender en telefoonnummer in de linkerbovenhoek van de Cryptshare e-mail.
  • Nadat je het wachtwoord hebt ingevoerd kun je op de download het bericht en de bestanden bekijken en/of downloaden.

Alle inhoud die wordt verstuurd  met Cryptshare wordt gescand op virussen en malware.

Voor veel van onze klanten is dat een van de belangrijke redenen om gebruik te maken van Cryptshare, maar er zijn er meer.

Handig om te weten: 
Wil je vervolgens de afzender een antwoord sturen en jouw vertrouwelijke gegevens al dan niet met bijlagen ook beveiligd terug sturen,  dan doe je dat als volgt:

  • Klik op de link 'beantwoorden' in de rechterbovenhoek van de Cryptshare instructie e-mail.
  • Controleer of je e-mailadres juist is en druk op verzenden. 

Zojuist heb je voor de eerste keer een veilige mail ontvangen en deze via de zelfde weg beantwoord. Voortaan kun je dus veilig mailen met deze afzender. 

Wil je meer informatie over Cryptshare en ontdekken hoe Cryptshare je e-mail communicatie beter maakt, download nu Cryptshare functies & Security. 

Hoe werkt Cryptshare?

Wij raden u aan onze video te bekijken om te zien hoe Cryptshare werkt.

Wat kost Cryptshare?

De prijs is afhankelijk van verschillende factoren:

  • Hoeveel werknemers gaan Cryptshare gebruiken?
  • Wil je het de collega's extra makkelijk maken met de Outlook- of Notes-integratie?
  • Is het automatiseren van het beveiligd dataverkeer door middel van onze Cryptshare API een wens?

Our SaaS solution Cryptshare.express, for example, offers smaller companies a somewhat limited functionality and starts at 5 EUR per user per month.

Speciaal voor kleinere bedrijven hebben we overigens een SaaS-oplossing, Cryptshare.express, voor slechts € 5,- per gebruiker per maand.

Lees meer op onze prijspagina.

Positionering

Waarin verschilt Cryptshare van andere oplossingen in de markt?

Cryptshare combineert een hoog niveau van veiligheid met een prettige beleving voor de gebruiker. We onderscheiden ons daarmee van andere oplossingen zoals standaard e-mail, S/MIME, FTP, S-FTP of portaloplossingen. Cryptshare is, naast veilig e-mailen, ook geschikt voor het kunnen uitwisselen van grote bestanden. Twee wensen die je niet los van elkaar kunt zien. Wel zo makkelijk.

While keeping a high level of security, Cryptshare is much more intuitive and user-friendly that other methods for transferring large or secure information such as Email, S/MIME, FTP, S-FTP or portal solutions.

Cryptshare combineert de volgende voordele:

  • Geen installatie van software vereist - een browser is voldoende.
  • Aantrekkelijke en intuïtieve gebruikersinterface die kan worden aangepast aan de eigen huisstijl.
  • Geen gebruikersaccounts nodig, het beheer is dus heel eenvoudig.
  • Grip op dataverkeer. Cryptshare verzorgt volledige logging van al het beveiligd berichtenverkeer en informeert de verzenders over de status van hun berichten. 
  • Geen langdurige opslag van bestanden. Cryptshare verwijdert berichten automatisch na een instelbaar aantal dagen. 
  • Een hoog gebruiksgemak door de integratie in Outlook en Notes
  • Een einde aan de beperkingen in bestandsgrootte, Cryptshare kan elke grootte aan.
  • No file size limits.

Externe contacten hoeven niet aan speciale voorwaarden, zoals het installeren van software, te voldoen om te kunnen antwoorden of om op eigen initiatief een beveiligd bericht naar je te kunnen sturen. Met de inzet van Cryptshare maak je het veilig communiceren dus ook heel eenvoudig voor iedereen buiten jullie eigen organisatie.

Waarin verschilt Cryptshare van andere web-based oplossingen?

Cryptshare kenmerkt zich door de volgende voordelen:

  • Desgewenst heb je Cryptshare volledig zelf in beheer, in het eigen datacenter of gehost als een private cloudservice. Dat garandeert ook dat niemand toegang heeft tot de op de eigen server opgeslagen gegevens, alleen de verzender en de geautoriseerde ontvanger. En zo hoort het natuurlijk ook. De portal kan eenvoudig worden gebruikt voor de uitwisseling van gevoelige data en grote bestanden met iedereen binnen en buiten het bedrijf, zonder dat gebruikers last hebben van een firewall. 
  • Uitwisseling van certificaten of software is niet nodig. Cryptshare regelt de encryptie en het verzendproces. 
  • Geen gebruikersaccounts nodig.
  • Cryptshare is altijd gratis voor externe gebruikers, ongeacht of ze berichten verzenden of ontvangen.
  • Geen limieten of kosten voor opslag, datatransport of bandbreedte (behalve ISP-kosten).

Waarin verschilt Cryptshare van S/MIME of PGP?

Cryptshare for Outlook biedt verschillende voordelen in vergelijking met S/MIME of PGP:

Eenvoudig in het gebruik.

Bij S/MIME of PGP moeten zender en ontvanger over de software beschikken en daarnaast sleutels met elkaar uitwisselen. Cryptshare is niet alleen erg eenvoudig voor de verzender, maar ook voor de ontvanger. Iedereen met een browser en een e-mailadres kan een Cryptshare bericht ontvangen en beantwoorden.

Geen maximale grootte.

S/MIME en PGP versleutelen het e-mailbericht, maar lossen het probleem van grote bestanden niet op. Bij Cryptshare kun je zelf instellen hoe groot een te verzenden of ontvangen bestand mag zijn. Je beheert tenslotte zelf de server.

Meer zekerheid.

Om technische redenen kunnen S/MIME en PGP de hoofdtekst van de e-mail versleutelen, maar niet de onderwerpregel. Juist daar staat vaak ook gevoelige data, zoals de naam van de klant of patiënt. Cryptshare biedt je de mogelijkheid om de volledige mail, de onderwerpregel en de bijlages te encrypten. Alleen dan is de informatie volledig beveiligd tegen meelezen door anderen en "social engineering" aanvallen. Los daarvan gebruikt Cryptshare voor elk communicatiemoment een nieuwe sleutel. Dat is zeker niet het geval bij S/MIME en PGP, waar dezelfde coderingssleutels worden gebruikt bij elk bericht dat je verstuurt. En dat is misschien toch niet zo veilig als je wilt.

Meer compliance en audittrail.

Cryptshare informeert je wanneer het bericht is afgeleverd en logt al het in- en uitgaande beveiligde berichtenverkeer voor je. Omdat de eigen server de encryptie en het transport regelt en de ontvanger het bericht rechtstreeks vanaf deze server downloadt, heb je bijvoorbeeld niet te maken met de grote risico's van re-routing over verschilende servers in vaak verschillende landen.

Licenties/registratie

Kunnen de domeinnamen die in de licentiesleutel zijn geregistreerd later worden gewijzigd?

Ja, dat kan. Deze kunnen op elk gewenst moment worden gewijzigd. Stuur een verzoek hiervoor aan de reseller, of mail naar support@cryptshare.com. We maken dan meteen een nieuwe licentiesleutel voor je in orde.

Kan het aantal gelicentieerde domeinen later worden verhoogd?

Ja dat kan, zolang deze domeinen onderdeel zijn van jullie bedrijf. Stuur een verzoek hiervoor aan de reseller, of mail naar support@cryptshare.com. We maken dan meteen een nieuwe licentiesleutel voor je in orde. 

Let op: als het toevoegen van domeinen betekent dat er ook sprake is van meer gebruikers, dan zal jullie licentie wellicht moeten worden uitgebreid. 

Hebben externe communicatiepartners een licentie nodig?

Nee hoor, dat is niet nodig. Alle communicatie (dus ook die van externe communicatiepartners naar jullie) verloopt gewoon via jullie eigen Cryptshare server. Dat is één van de grote voordelen van het gebruik van Cryptshare. Het betekent namelijk ook dat externe partijen geen licentie, gebruikersaccounts of aanvullende software nodig hebben om veilig met jou te communiceren. Niet voor het ontvangen en niet voor het beantwoorden of insturen. Een browser en een mailadres is voldoende.

Is Cryptshare voor Outlook inbegrepen in onze licentie?

Deze plugin is inbegrepen bij de licentie "Business" en "Enterprise". Ben je niet zeker welke licentievorm je hebt aangeschaft? Neem dan even contact op met jouw reseller. Die helpt je graag. 

Ik heb een gebruikerslicentie op naam gekocht en wil de geregistreerde namen wijzigen. Is dat mogelijk?

Ja hoor, dan kan. Neem even contact op met de reseller. Die maakt het voor je in orde.

Ik heb een gebruikerslicentie op naam gekocht en wil de geregistreerde namen wijzigen. Worden hiervoor kosten in rekening gebracht?

Het kan zijn dat we hiervoor kosten in rekening brengen als deze namen regelmatig worden gewijzigd. 

Technologie en architectuur

Welke browsers worden ondersteund door Cryptshare?

Een bijgewerkte lijst met ondersteunde browsers vind je hier.

Welke versleutelingstechnologie wordt door Cryptshare gebruikt?

Cryptshare maakt gebruik van de nieuwste Transport Layer Security (TLS) om de communicatie tussen clients en servers te beschermen. De sleutellengte is afhankelijk van het SSL-certificaat dat je implementeert op de Cryptshare Server.

De bestanden die op de Cryptshare-server zijn opgeslagen, worden ook versleuteld en wel met het AES-algoritme, sleutellengte 256 bit. Daarnaast is elke overdracht gecodeerd met een individuele AES-sleutel. Belangrijk: de Cryptshare Server bewaart nooit wachtwoorden!

De Cryptshare plug-inns "Cryptshare for Outlook" en "Cryptshare for Notes" gebruiken ook TLS voor communicatie met de Cryptshare Server.

Waar bevindt de Cryptshare-server zich? On premise, gehost of in de cloud?

n de basis wordt Cryptshare altijd geïnstalleerd op een eigen server van het bedrijf, "on premise" of in een private cloud.

Je wilt tenslotte de opgeslagen data maar ook het management van de oplossing zoveel mogelijk in eigen beheer hebben. De server wordt gebruikt voor al het beveiligde verkeer van- en naar het bedrijf. 

Voor kleinere bedrijven die niet beschikken over eigen servers, bestaat inmiddels de mogelijkheid om Cryptshare af te nemen als een "public cloud-gebaseerde" Sofware-as-a-Service.

Welke gebruikersrechten en instellingen zijn vereist om met Cryptshare te werken?

Het enige dat je nodig hebt is een e-mailadres en een browser. Omdat Cryptshare cookies gebruikt, moet de browser wel cookies accepteren. Verder zijn er geen voorwaarden.

Maakt Cryptshare gebruik van ActiveX-componenten?

Nee. Cryptshare gebruikt geen ActiveX-componenten.

Loopt mijn IT omgeving gevaar door het gebruik van Cryptshare?

Nee hoor. Cryptshare maakt gebruik van een hele reeks beveiligingsmaatregelen en -oplossingen, zoals SSL/TLS voor transportbeveiliging, AES 256bit voor opslagbeveiliging, beleidscontrole, gedetailleerde logboekregistratie, eenmalige wachtwoorden enz.. Bovendien biedt Cryptshare je de mogelijkheid om systemen van derden te gebruiken voor het managen van datastromen, zoals antivirus- of DLP-oplossingen, zodat verzonden of ontvangen inhoud kan worden gescand en waarmee dus wordt voorkomen dat ongewenste informatie het bedrijf verlaat of binnenkomt. 

Daarnaast is met Cryptshare het verzenden en ontvangen van grote bestanden zo kinderlijk eenvoudig dat we vaak zien dat het gebruik van zogeheten "shadow-it" meteen tot nul wordt gereduceerd. Cryptshare dicht dus bestaande beveiligingslekken en is daarmee een belangrijke aanvulling op de dataveiligheid. 

Kan ik Cryptshare gebruiken op Citrix XEN of MS Hyper-V?

Jazeker. Onze vooraf geconfigureerde VM's draaien naar keuze op VMware en MS Hyper-V, maar het handmatig aanmaken van een VM met een besturingssysteem dat wordt ondersteund door Cryptshare is ook gewoon mogelijk. Daarna kan de software op de machine worden geinstalleerd.  

Hoe groot mag een bestand zijn dat met Cryptshare wordt verzonden of ontvangen?

Dat is helemaal aan jou. Er is dus geen sprake van een limiet, maar natuurlijk is het wel handig om na te denken over de capaciteit van de server en de mogelijke beperkingen van de IT infrastructuur.

We zien veel dat er wel een maximale grootte wordt ingesteld, maar dat hangt dus uiteindelijk vooral af van de wensen van de organisatie.

De maximale grootte kan overigens variabel worden ingesteld en bijvoorbeeld afhankelijk zijn van business unit, gebruiker, of bepaalde combinaties van zender/ontvanger. 

Is het mogelijk om meerdere Cryptshare-servers in mijn bedrijf te gebruiken?

Ja hoor, geen probleem. Dat heeft ook geen invloed op de kosten van de licentie, want die is tenslotte gebaseerd op het aantal gebruikers. We zien wel dat er per bedrijfsonderdeel, land of continent een eigen server wordt ingericht. Kan erg handig zijn in het beheer, maar zeker ook als er met verschillende gebruiksinstellingen of huisstijlen wordt gewerkt. 

Kunnen logbestanden van een Cryptshare-server worden geïmporteerd in een managementsysteem?

Ja dat kan. Logbestanden worden opgeslagen in een database op de Cryptshare Server en kunnen met behulp van de LogBack-bibliotheek worden verzonden naar bijvoorbeeld een SIEM oplossing voor verdere verwerking.

Worden de bestanden in een versleutelde omgeving opgeslagen of wordt elk bestand apart versleuteld?

Elk bestand wordt apart versleuteld alvorens het wordt opgeslagen. Een deel van de encryptiesleutel bestaat uit het wachtwoord dat de verzender heeft gekozen. Het wachtwoord wordt niet opgeslagen op de server, maar is alleen in handen bij de verzender en de ontvanger. Wel zo veilig. 

Wat zijn de vereisten om Cryptshare voor Outlook te gebruiken?

Om Cryptshare for Outlook te kunnen gebruiken, heb je nodig:

  • Een voor Cryptshare geschikt gemaakte server, waar de Cryptshare licentie op is geinstalleerd. Dat kan de Cryptshare Server van jullie eigen bedrijf zijn of die van de communicatiepartner.
  • Een lokale Microsoft Outlook-installatie (zie lijst met ondersteunde Outlook-clients)
  • Een installatie van de Cryptshare for Outlook plug-inn op de pc.

Systeem vereisten

Klik hier voor een volledige lijst met systeemvereisten.

Ondersteunt Cryptshare for Outlook mijn Outlook-versie?

We ondersteunen alle Microsoft Outlook-versies die door Microsoft worden ondersteund. Raadpleeg voor de zekerheid de lijst met ondersteunde Outlook-versies.

Werkt Cryptshare voor Outlook met Mac?

Nee. Er is momenteel geen versie van Cryptshare voor Office voor Mac/Apple/Macintosh beschikbaar. Raadpleeg voor de zekerheid de lijst met ondersteunde Outlook-versies.

Is er een Cryptshare-app voor smartphones en/of tablets?

Nee. Er zijn momenteel geen iOS- of Android-apps beschikbaar. Neem even contact op met ons als je daar toch behoefte aan hebt.

Waarom is Cryptshare for Outlook veilig?

De pluspunten van Cryptshare voor Outlook

  • Al het verkeer van en naar de Cryptshare server is beveiligd met behulp van de nieuwste Transport Layer Security (TLS) standaarden.
  • Encryptie van de op de Cryptshare server opgeslagen bestanden wordt gedaan middels een sterke AES-256bit-codering. 
  • Elke transactie kan worden voorzien van een apart wachtwoord.
  • Dit wachtwoord wordt niet opgeslagen op de server, maar is alleen in handen bij de verzender en de ontvanger. Wel zo veilig. 
  • Bestanden worden na een vooraf ingesteld aantal dagen automatisch van de Cryptshare server verwijderd. 
  • Elk verzonden of ontvangen bestand wordt gescand door een virusscanner. 
  • Niet geautoriseerde pogingen om bestanden en berichten te downloaden worden aan je gemeld. Bepaal zelf hoe vaak een wachtwoord fout mag worden ingevoerd en of het bestand dan wordt verwijderd of de toegang ertoe wordt geblokkeerd. 
  • Er wordt een volledig audit trail bijgehouden van de verzonden en ontvangen berichten, inclusief IP-adressen van verzenders en ontvangers.
  • Je krijgt een bericht als het bestand is gedownload of als dat binnen de gestelde tijd niet is gebeurd.
  • Met Cryptshare heb je op alle momenten grip op je data. 

Is Cryptshare for Outlook compatibel met andere Outlook plug-inns?

Er is een groot aantal MS Outlouk plug-inns op de markt die op verschillende manieren communiceren met Outlook. Cryptshare voor Outlook is ontworpen om zo compatibel mogelijk te zijn met elke andere Outlook plug-inn. Het is echter onmogelijk om alle combinaties, verschillende versies en configuraties te voorafgaand testen.

Wil je weten of Cryptshare goed te combineren is met jullie eigen IT omgeving? Installeer een gratis proefversie van Cryptshare voor Outlook binnen jullie IT omgeving en test het zelf! De reseller en ons eigen support team staan voor je klaar om vragen te beantwoorden, je te ondersteunen bij de installatie of je te helpen bij de analyse van de testresultaten. 

Ik gebruik geen MS Exchange. Kan ik Cryptshare voor Outlook nog steeds gebruiken?

Ja. Cryptshare voor Outlook werkt op elke ondersteunde MS Outlook-client. Ongeacht of deze MS Outlook-client is verbonden met een lokale MS Exchange-server, een mailserver in de cloud (inclusief MS Exchange 365) of een POP/IMAP/SMTP-mailserver on-premise, gehost of in de cloud.

Moet ik iets wijzigen op mijn mailserver?

Nee hoor, Je hoeft geen wijzigingen aan te brengen op je mailserver en ook niets te configureren of installeren.

Functionaliteit

Can file exchange take place in both directions, i.e. outbound and inbound?

Yes. You can exchange files in both directions. Neither your employees nor their communication partners need to install software, exchange certificates or set up user accounts in advance. No matter if the transfer is inbound or outbound – the sender opens the URL of the Cryptshare server in his browser and is guided through a few easy, self-explanatory steps.

Thus, anybody can send messages or files securely without having to involve IT staff in advance.

The Cryptshare license covers communication with any number of external contacts, no matter if these use the system as recipients or senders.

To make Cryptshare even easier and more comfortable to use, we offer integration into MS Outlook and IBM Notes. These allow the confidential sending and receiving of confidential messages or large files straight from your email client.

Can I use Cryptshare to exchange files with any number of communication partners?

Yes. You only need to license the number of email accounts within your own email domain(s). The number of external contacts you communicate with is not relevant for the license price.

It does not matter for the license if the external users are sending or receiving information.

Is there a log where I can see which files have been provided and downloaded when and by whom?

Yes. The sender of a transfer gets an email that informs about the download of a file transfer. Also he is notified if the download expires without having been downloaded. In addition to that, there is a central log file that only administrative users can access. You can configure logging options to keep track of the details you want to see and hide those you don’t want to log.

It is possible to log the point in time when up- or downloads have been made, the sender and recipients’ IP and email addresses, filenames and sizes as well as texts and subjects entered by the users.

Can I send multiple files in one transfer?

Yes. You can send any number of files per transfer.

Can I send one transfer to multiple recipients?

Yes. You can enter any number of recipients per transfer.

How is the password exchanged with the recipient of the transfer?

We suggest exchanging the password on a separate way, e.g. by telephone, SMS or by agreement in advance. The recipient receives the sender’s contact data as part of the notification message. He can get in touch with the sender to ask for the password if he does not know it already.

If you want to send a large file very easy, but security is less important, you can select an option to have the password sent to the recipient automatically. This option can also be disabled as an administrative setting.

Cryptshare itself does not store the password at any time.

What happens if I send a file to a wrong recipient or if I send the wrong files? Can a transfer still be cancelled if the files are already uploaded to the Cryptshare server?

Your system administrator can cancel the transfer at any time.

But even if you have accidentally used a wrong email address, Cryptshare password protection will still keep your file safe. To be able to download the file, the recipient needs to know the password and get in touch with you to ask for it. Until you authorize the recipient by giving the password to them, the files cannot be downloaded. The download link without the password is of no value for a wrong recipient. Cryptshare only accepts a very limited number of unauthorized download attempts and will then either block access or erase the files from the server and notify the sender about the incident.

How long does a file transfer take?

The duration of a file transfer is depending on the network speed between the participants, i.e. the sender, the Cryptshare Server and the recipient, as well as from the file size and the reaction speed of the recipient.

Files are uploaded to the Cryptshare server first. When they have completely arrived, a download notification will be sent automatically to the recipient. As soon as the recipient downloads the files, the transfer is complete.

Can Cryptshare scan files for viruses when being transferred?

Yes. There is a possibility to embed a virus scanner into the Cryptshare Server that can be called using a command line. Our appliances are pre-packaged with a virus scanner. If you install Cryptshare on your own server, you are free to choose which virus scanner you want to use.

Will files be compressed automatically during a transfer?

An automatic compression of the files during the transfer does not take place.

How do I keep track of the transfer passwords I used?

Using Cryptshare for Outlook, you can set a password or have a password auto-generated for each message you want to send securely. Ideally, you should use passwords which are not trivial. But we all know that it is hard to remember passwords which are not trivial. Cryptshare for Outlook solves this problem for you. The upload manager sidebar will keep track of all the passwords that you have set manually or have had auto-generated by Cryptshare. If a recipient calls you and asks for the password, all you need to do is look up the password in the upload manager. The password history will remember the passwords for all transfers which are still available on the server for download and auto-delete older ones.

The passwords are stored encrypted in your user profile on your computer. So they are as safe or even safer than the files your have stored on your computer. To unlock access to the list of passwords, Cryptshare will ask you to authenticate with your MS Windows login.

Which content can be sent using Cryptshare for Outlook?

Using Cryptshare for Outlook, you can exchange confidential email messages, very large files or both with your external contacts. Where file sharing solutions typically only allow you to exchange large files and email encryption solutions can only handle attachments up to a certain size, Cryptshare for Outlook solves both issues for you at once.

What is the maximum file size I can send?

Technically, there is no size limit in Cryptshare, so you could potentially send files of any size. However, there are limits that the administrator can (and probably will) set. These limits do not apply per user, but per sender/recipient combination, so they could be different when sending to recipient A or B. This will allow the administrator to tailor the file size to the use case. For example, you might be able to send very large files to somebody in the marketing department that deals with hi-resolution images and videos, but will see a lower limit when sending to HR.

Even though you can send very large files out of MS Outlook now, you don't need to worry about the size of your mailbox. There are warning thresholds and file size limits that allow to customize the solution so that only files up to a certain size can be kept as email attachments in inbound or outbound messages. Larger files can only be saved to disk.

Will using Cryptshare for Outlook increase the size of my mailbox?

No. The benefit of Cryptshare is that you can send very large file attachments, but these attachments are no longer handled by your email server. Also, they don't necessarily stay attached to the messages in your mailbox. Administrators can define limits beyond which file attachments are automatically detached from sent or received messages and replaced by links to the location in the file system.

As a result Cryptshare reduces the space consumption on the mail server and makes it very easy for users to find the files which were sent or received in the message. 

What is Cryptshare QUICK Technology and how does it help me?

The QUICK Integrated Cryptshare Key considerably simplifies the use of Cryptshare!

Instead of having to exchange one-time passwords manually, QUICK will take care of password management for you. You won't have to deal with passwords anymore and can send and receive information with passwordless security.

Learn more about the revolutionary QUICK Technology now.

Maatwerk

Is there a possibility to control access to Cryptshare by creating user groups?

The Cryptshare policy allows controlling access to Cryptshare by black- or whitelisting using regular expressions against email addresses, email domains, LDAP users, LDAP groups, IP addresses and IP address ranges. Thus you can control on any desired level of granularity who can use the system and who cannot. Actually, you do not only grant access to certain users or groups, you can even control who they can communicate with and who they can not.
We currently support Microsoft Active Directory and IBM Domino Directory as LDAP directories.

Can the retention period of the files be varied?

Yes. Administrators can set a maximum retention period for transfers. For each transfer, the user can modify the retention period to a value within the limits set by the administrator.

The retention time limits set by the administrator can be defined in policy rules. This means that you can set different maximum retention times for different sender/recipient combinations. For more details, please refer to our documentation on Policy Settings.

Is there a possibility to apply a content filter on the files that are being transferred via Cryptshare?

Yes. Using third-party content filters / reverse proxy servers that are able to scan SSL/TLS traffic on port 443, the data stream from/to the Cryptshare server can be monitored by this filter as well.

Is there a possibility to archive files and emails that are being transferred via Cryptshare?

Yes. Click here to learn more about the Archiving and DMS Interface of Cryptshare.

Is Cryptshare GDPR/DSGVO/AVG, NTA7516, CCPA, FIPS140-2, HIPAA etc. compliant?

Cryptshare has a strong encryption and will help you to be compliant with standards like GDPR/DSGVO/AVG, NTA7516, HIPAA or CCPA.

Our development approach is to continuously develop and improve our product Cryptshare.
Customers benefit from this model because they are always entitled to the latest and best version of Cryptshare.

A certification of a product with the scope of Cryptshare would take several months to complete and would only apply to exactly the version that has been certified.

Any changes to that version would require a re-certification of parts or even of the complete solution, causing similar effort.

As Cryptshare is a web application, we provide minor fixes and updates on a regular basis. This is done to react on recent security threats becoming known in technology components that we use as well as to react on new developments like updated browser versions or technologies. Unfortunately, this frequent update policy is contradictory to a certification approach. Apart from the implications on our release cycles, the cost for a continuous recertification cycle would demand us to increase license costs significantly.

As a result, Cryptshare is currently not certified at any level of the Common Criteria.

We have customers in many security-relevant industries such as banking, insurance, public sector, utilities, defense etc. who are using Cryptshare after having assessed product security on their own. In addition to internal automated and manual security reviews, we also encourage all our customers to share feedback from security checks and assessments with us to constantly keep product security on a high level.

We do not regard security as a one-time achievement, but as a constant process.

Installatie

How do I install Cryptshare? Can I install Cryptshare on my own?

We provide Cryptshare as pre-configured Virtual Appliance or Hardware Appliance that you can take live in no time.
Alternatively, Cryptshare can be installed very easy on any supported operating system using automated installation routines.

For our email integration products, several methods for automatic large scale roll-outs exist.

Do I need an SSL certificate and if so which one?

Yes. You do need an SSL certificate to allow encrypted transfer between the users and the Cryptshare Server. The certificate is not part of the Cryptshare license and needs to be obtained separately by you. There is a self-created certificate pre-installed on the Cryptshare Server when it is shipped to you. However this certificate is only provided to secure your access to the system during first-time configuration and should be replaced by a commercial certificate as soon as possible.

There are no specific requirements for the SSL certificate. Technically you can take any certificate from any provider.

We suggest to take the following into consideration though:

  1. Choose a provider that issues certificates from a Certificate Authority that is known to the browsers that your users want to use. You can see the list of known Certificate Authorities in the browsers. This makes sure that visitors of your Cryptshare Server will not see any security warnings when using the site.
  2. Depending on the provider, there may be additional options you can book or buy for your SSL certificate. In terms of encryption, no additional options are required to use Cryptshare. The simplest SSL certificate will do. However you can use any additional options without any problems as well if you wish.
  3. SSL certificates not only provide encryption, they also provide authenticity. You might want to go for additional certificate options (e.g. EV - Extended Validation) to increase the trust of your users into the authenticity of your certificate.

Please note: you need a separate SSL certificate for each (sub-)domain you want to use. So if you want to use an additional web site or web application on the same machine, you need multiple SSL certificates or a so-called wildcard certificate that covers all possible subdomains of a main domain.

What are the prerequisites for operating Cryptshare?

The resource requirements are very much depending on the usage profile of your Cryptshare Server. Are you going to exchange few, but very large files? Or will you send thousands of small, secure emails every day? We are happy to help you sizing the right machine for you. The following information is helpful to assess your ideal hardware specification:

  • Expected number of transfers per day
  • Expected average size for a transfer
  • Preferred average retention period for the transfers
  • Expected peak load (How many parallel up,- and download operations shall the system be able to handle at maximum)

Which languages are supported?

Out of the box, we provide language packs for several languages such as Dutch, English, French, German, Italian, Spanish, Swedish and Portuguese. You can see a full list of provided language packs here.

However, Cryptshare for Outlook is designed so that you can create and add language packs yourself if you wish to use Cryptshare for Outlook in further languages which are important for your business.

Can I change the User Interface Design of Cryptshare for Outlook?

Currently, you can only change the design of Cryptshare protective email classification yourself. But if you would like to have a customized and branded versions, please get in touch with sales@cryptshare.com.

How is Cryptshare for Outlook different than using cloud-based file sharing solutions?

One way to share large files with external contacts are cloud-based file sharing services. However, these cloud-based file sharing services often require the recipient to set up a user account, learn using a new interface or even install a piece of software on their device. 

Cryptshare for Outlook offers a way to exchange large files bidirectionally without having to meet any of these preconditions. Using Cryptshare for Outlook, you can just attach files of any size to your email message. It makes sure that the files are delivered to the recipient in a secure and auditable way without exceeding file size restrictions on the email server.
External contacts can not only respond to you, but can also initiate new large file transfers to you. When you receive an incoming communication containing files, you can choose to save the files to disk or import them into your Outlook inbox. Using warning thresholds and import size limits, the administrator can make sure that very large files can only be saved to disk, but not into the inbox.

Does Cryptshare for Outlook work with Office 365?

Cryptshare for Outlook can be used with any supported version of a local Outlook installation on your PC, no matter how Outlook has been licensed or purchased. This includes all Office365 plans where you can download and install Outlook on your computer. However, Cryptshare for Outlook is not available within the Outlook Web App (OWA).

Where can I download the installers of Cryptshare server, Cryptshare for Office 365 & Outlook and Cryptshare for Notes?

Since we as a manufacturer of security technology are subject to certain regulations, we cannot make the files completely publicly accessible.

However, you can open a user account in our customer and partner area at any time and download the files afterwards.

Click here to visit our customers- and partner area.

Want to learn more?

Download now Cryptshare Functions & Security

Want to learn more?

Download now Cryptshare Functions & Security

Download

Want to learn more?

Download now Cryptshare Functions & Security

Download