Archivierungs- und DMS-Schnittstelle

Vollständig integrierbar

Das Archivieren von Daten wird von zahlreichen Gesetzen und Bestimmungen, vor allem von der europäischen DSGVO, eingefordert. Mit der Cryptshare Archivierungs- und DMS Schnittstelle können Sie mit Ihren bestehenden Archivierungs- und Dokumenten Management Systemen arbeiten.

Alle ein- und ausgehenden Dateien und Nachrichten, die über Cryptshare übertragen werden, können an Ihr Archivierungs- oder DMS System im Klartext übergeben und dort gespeichert bzw. weiterverarbeitet werden. Die Übertragung kann per Secure Copy Protocol (SCP) erfolgen. Das Protokoll gewährleistet die Vertraulichkeit, Integrität und Authentizität der übertragenen Daten.

Die Schnittstelle lässt sich einfach und schnell implementieren und garantiert so eine reibungslose Datenverarbeitung.

Die Cryptshare Archivierungs- und DMS Schnittstelle ermöglicht es dem Administrator, einen Standort in einem Dateisystem zu definieren. Dieser kann entweder auf einem anderen Server liegen, der über das Netzwerk vom Cryptshare Server erreichbar ist (empfohlen) oder direkt auf dem Cryptshare Server (nicht empfohlen). Um eine Verbindung zu diesem Dateisystemstandort herzustellen, können Sie Secure Copy Protocol (SCP) verwenden oder ein Laufwerk über das Betriebssystem verbinden.

Informationen, die von den Nutzern auf den Cryptshare Server hochgeladen werden, werden zunächst auf Schadsoftware überprüft und anschließend in Kopie auf dem Standort des Dateisystems abgelegt. Jede Übertragung befindet sich dort in einem Unterverzeichnis unter Verwendung der eindeutigen Transaktions-ID der Übertragung als Verzeichnisname.

Anschließend wird das Original verschlüsselt auf dem Cryptshare Server gespeichert, von wo der Empfänger es zeitlich befristet abrufen kann.

Sie können Ihre vorhandenen Archivierungs- und DMS Lösungen so konfigurieren, dass sie die Dateien aus dem definierten Speicherort, an dem Cryptshare sie platziert hat, importieren und archivieren bzw. weiterverarbeiten. Abhängig von der Konfiguration löscht entweder das Archivierungssystem, das Dokumenten Management System oder Cryptshare die archivierten Dateien von dort nach der Verarbeitung.

Wenn Sie keine Archivierungslösung haben, die Dateien automatisch aus einem Dateisystem laden kann, können Sie den Dateispeicherort selbst als einfaches Archiv verwenden.

Der Fingerabdruck für Ihre Dokumente

Für jede eingehende und ausgehende Nachricht oder Datei erstellt Cryptshare mit Hilfe des SHA-256-Hash-Algorithmus eine Prüfsumme – quasi den Fingerabdruck Ihrer Datei. Jede Prüfsumme wird im Protokoll des Cryptshare Servers und in Ihrem Archiv bzw. DMS gespeichert. Die Prüfsumme ist für einen bestimmten Text oder eine Datei eindeutig. Ändert jemand nur ein einziges Bit in einer Datei die vom Cryptshare Server empfangen wurde, und sei es nur ein Punkt oder ein Komma, ändert sich die Prüfsumme und der Unterschied ist somit nachweisbar.
 

Noch mehr Nachvollziehbarkeit

Mit Hilfe der im Protokoll gespeicherten Daten wie Versandzeit, Absender und Empfänger können Sie also feststellen, ob, wann und an wen eine Datei wie z.B. eine Rechnung oder die Bestätigung eines Auftrags gesendet wurde. Mit den Prüfsummen der Dokumente geht die Nachvollziehbarkeit noch weiter: Sie können nun nachweisen, ob eine Datei sowohl auf Absender- als auch auf Empfängerseite identisch mit der Datei ist, die ursprünglich mit Cryptshare übertragen wurde.

Die Daten im Griff

Ist der Fingerabdruck, also die Prüfsumme, eines Dokumentes auf Sender- und Empfängerseite identisch, handelt es sich um das gleiche Dokument. Weichen die Prüfsummen voneinander ab, liegen zwei unterschiedliche Dokumente vor. Das bedeutet: das ursprünglich gesendete Dokument wurde verändert. Diese Funktion hebt das Sicherheitsniveau in Unternehmen. Die Benutzer können nun die Integrität der übermittelten Dokumente eindeutig nachweisen oder widerlegen.