Rückblick

Kurz nachdem IT-Systeme in aller Welt den Jahreswechsel von 1999 nach 2000 ohne die vielfach befürchteten Probleme überstanden hatten, platzte die „Dotcom-Blase“ der New Economy. Parallel hielt der Bluetooth-Standard Einzug in erste Produkte, während Microsoft das Betriebssystem „Windows 2000“ auf den Markt brachte. In dieser Zeit, im Januar 2000, gründete Dominik Lehr in Freiburg im Breisgau die Befine Solutions AG.

Am Anfang stand eine Idee. Der gelernte Kaufmann hatte ein universelles Problem in Unternehmen erkannt: Die fehlenden Möglichkeiten, Nachrichten und Dateien jeder Größe und Art einfach, sicher, ad-hoc mit Kunden oder Partnern auszutauschen.

Im Zentrum seiner Überlegungen steht die E-Mail, die sich im Geschäftsleben als das zentrale Kommunikationsmittel etabliert hat. Sein Ziel war es, einen Weg zu finden, die Nachteile von E-Mail zu beseitigen und die Vorteile auf einfache und kostengünstige, kontrollierbare und sichere Weise zu nutzen.

Die E-Mail ist tot, lang lebe die E-Mail

Lehrs Erkenntnis betraf ein universelles Problem, das branchenübergreifend in kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen anzutreffen ist. Einerseits ist E-Mail ein allseits akzeptierter Standard, einfach zu bedienen und universell verfügbar: Jeder Nutzer eines Rechners, Smartphones oder Tablet-PCs kann mit jedem anderen kommunizieren, unabhängig von den Endgeräten oder Programmen.

Andererseits reichen die heutigen Anforderungen oft über die bestehenden Möglichkeiten hinaus. In jeder Firma oder Behörde werden vertrauliche Dokumente über E-Mail ausgetauscht, oft müssen auch die Inhalte selbst geheim bleiben. Gerade an diesem Punkt kommen Sicherheitsfragen ins Spiel: E-Mail-Systeme sind ein bevorzugtes Angriffsziel von Kriminellen, Hackern und Wirtschaftsspionen – neun von zehn CyberAngriffen starten mit einer E-Mail.

Wie eine digitale Postkarte

E-Mail und die Nachteile

Im Prinzip entspricht eine E-Mail einer Postkarte: Sie ist günstig und schnell zuzustellen, ihr Inhalt ist aber für jeden lesbar, der sie transportiert.

Zusätzlich lastet durch Anzahl und Umfang von E-Mail-Anhängen viel Druck auf den IT-Systemen in Unternehmen. Die Anhänge überschreiten nicht selten handhabbare Größen, verursachen dadurch übermäßige Kosten – und sind oft auch noch vertraulich.

Das können Verträge sein, Patientenakten für Krankenhäuser, Fallakten für Gerichte oder Konstruktionszeichnungen für Automobilzulieferer.

Typischerweise einschließlich PowerPoint- oder PDF-Dateien mit Grafiken, Tabellenkalkulationen oder Videos.

Gerade große digitale Datenmengen, die sich nicht per E-Mail versenden lassen, können Mitarbeiter dazu verleiten, andere Hilfsmittel für den Datenaustausch zu verwenden – wie USB-Sticks, File-Sharing-Lösungen oder Cloud-Dienste, die sie vor allem aus dem privaten Bereich kennen.

Das Ergebnis: Die oft zitierte „Schatten-IT“, der häufig beim Datenaustausch auftretende Einsatz nicht autorisierter Software im Unternehmen.

Der Schlüssel zum Erfolg:

Verschlüsselung?

Komplexe Dateitransfer- und E-Mail-Verschlüsselungslösungen versuchen, diese Risiken zu eliminieren. Sie scheitern jedoch häufig daran, ein Gleichgewicht zwischen Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Kosten zu finden.

Obwohl es effektive und etablierte Verschlüsselungsmethoden gibt, die für E-Mail verwendet werden können, erfüllen sie drei grundlegende Anforderungen nicht:

  1. Setzen sie eine meist komplexere Beschaffung und Einrichtung von öffentlichen und privaten Schlüsseln voraus und können nicht ad-hoc zwischen zwei Kommunikationsteilnehmern eingesetzt werden, die vorher nicht die erforderliche Einrichtungsprozedur durchlaufen haben.

  2. Ist die Anwendung für Unternehmen und ihre Kunden sehr umständlich.

  3. Sind sie in Anschaffung und Betriebsführung teuer.

Die Antwort:

Cryptshare

Die Antwort auf diese Herausforderungen ist Cryptshare, eine Kommunikationslösung für den sicheren Austausch von Informationen. Mit ihr lassen sich E-Mails und Dateien jeder Größe und Art ad-hoc austauschen – einfach und sicher, nachvollziehbar und kostengünstig. Sie ist leicht zu installieren und sofort einsetzbar, intuitiv bedienbar und direkt in bestehende Anwendungen integrierbar.

Der Ablauf ist bewusst einfach gehalten: Der Empfänger wird per E-Mail über die Bereitstellung der Daten informiert und erhält vom Absender separat ein einmaliges Passwort. Damit kann er die Daten direkt und verschlüsselt von einem Server herunterladen, der im Unternehmen des Absenders steht. Weil das System ohne Benutzerkonten auskommt, muss sich kein Anwender registrieren lassen.

Das hat zwei Vorteile: Die Daten sind vor fremdem Zugriff geschützt, und es lassen sich viel größere Datenmengen verschicken als per E-Mail: Die Lösung kann mit Nachrichten und Anhängen bis zu einer Größe von mehreren Gigabyte umgehen, während die meisten E-Mail-Systeme schnell an ihre Grenzen stoßen und auf einige Megabyte beschränkt sind. Eine große Bilddatei hat beispielsweise ca. 5 MB, eine PowerPoint Datei mit Multimedia-Inhalten kann schnell 50 MB groß sein und eine CAD-Datei mehrere hundert MB.

Cryptshare bietet eine vollständige Protokollierung über alle Versand- und Empfangsvorgänge. Es sorgt für klare Benachrichtigungen an den Absender, wann E-Mails und Dateien versandt und an den beabsichtigten Empfänger zugestellt worden sind – und unterstützt Unternehmen dadurch, Richtlinien und Compliance-Vorgaben einzuhalten.

Um im Bild zu bleiben: Die E-Mail entspricht der Postkarte, Cryptshare einem beliebig großen Paket, das von einem Kurier persönlich überbracht wird.

Damit konnte Dominik Lehr seine Idee umsetzen, die Nachteile des E-Mail-Systems zu überwinden und die Vorteile zu nutzen. Sein Ansatz war es, Techniken und Funktionen um die E-Mail zu gruppieren und so das meistgenutzte Kommunikationsmedium, in das Unternehmen bereits große Summen investiert haben, von seinen Schwächen zu befreien und so fit zu machen für die Anforderungen unserer Zeit.

Cryptshare in Zahlen

2,5 Mio

zufriedene Nutzer weltweit

in 30

Ländern

1.000 +

Firmenkunden

100 %

Made in Germany

Auf Wachstumskurs

Das Unternehmen heute

Viel hat sich also getan bei Befine Solutions, seitdem das Team um Dominik Lehr die ersten Lösungen erstellt hat. Zunächst handelte es sich dabei um kundenindividuelle Software im Auftrag von Blue-Chip-Unternehmen – heute entwickelt und vertreibt der Freiburger Anbieter Software-Lösungen für Unternehmen, die damit ihre Prozesse unterstützen, optimieren und überwachen können.

Version 1.0 von Cryptshare wurde 2007 an den ersten Kunden ausgeliefert. 2010 hat Befine Solutions ein Vertriebsteam speziell für Cryptshare ins Leben gerufen sowie erste Handelspartner gewonnen.

Seitdem ist die Anzahl der Kunden kontinuierlich gewachsen, heute gibt es mehr als 2,5 Millionen lizenzierte Benutzer in mehr als 30 Ländern weltweit.

Und auch das Unternehmen befindet sich auf anhaltendem Wachstumskurs: Aktuell zählt Befine Solutions fast 40 Mitarbeiter, Tendenz weiter steigend.

Dies macht im Herbst 2017 den Umzug in neue, größere Büroräume innerhalb Freiburgs nötig. Dort befinden sich nach wie vor auch Produktentwicklung und Support (national und international), die die Hälfte des gesamten Unternehmens ausmachen.

Neben Lehr, der die strategische Ausrichtung und das operative Geschäft verantwortet, besteht das Führungsteam aus dem zweiten Vorstand Mark Forrest, der seit 2010 für die Geschäftsplanung und Internationalisierung verantwortlich zeichnet, sowie dem technischen Leiter Matthias Kess, der seit 2007 an Bord ist und die Produktentwicklung und den Support verantwortet.

Ausgezeichnete Perspektiven

Award-Verleihung und internationale Expansion

2017 war aber auch in anderer Hinsicht ein erfreuliches Jahr für den Freiburger Software-Hersteller. Zum einen wurde Cryptshare im Februar mit dem „Cybersecurity Excellence Award 2017“ in der Kategorie „EMail Security“ ausgezeichnet. Der jährlich vergebene Preis geht an Unternehmen, Menschen und Produkte aus der ganzen Welt, die sich durch außergewöhnliche Leistungen und Innovationen in der Informationssicherheit verdient machen.

Zum anderen gehen diese Entwicklungen einher mit internationalem Wachstum. So kam im Frühjahr 2017 die Firmengründung in den USA hinzu, von Boston aus bringt das dortige Vertriebsteam Cryptshare als IT-Lösung „Made in Germany“ an Kunden in den Vereinigten Staaten.
Schon seit längerem bestehen die Vertriebsstandorte in Großbritannien und den Niederlanden.

Meilensteine

2000

Gründung der Connect Software AG als Dienstleister für Auftragsentwicklung durch Dominik Lehr

2007

Auslieferung der Cryptshare-Version 1.0

2010

Umbenennung in Befine Solutions AG und Etablierung eines Vertriebsteams speziell für Cryptshare, Gewinnung erster Handelspartner

2011

Eröffnung der Vertriebsstandorte in Großbritannien und den Niederlanden

Markteinführung von Cryptshare for Outlook (jetzt Cryptshare for Office 365 & Outlook) und Cryptshare for Notes

2012

Cryptshare in über 20 Ländern und zahlreichen Sprachversionen im Einsatz

2013

Cryptshare V3.0 mit stark erweiterter Funktionalität und verbessertem Administrations-Interface

2015

Einführung von Cryptshare for Outlook v2.0 mit stark erweiterter Funktionalität und einem neuen Look & Feel

2017

Verleihung des „Cybersecurity Excellence Award“ in der Kategorie „E-Mail-Sicherheit“

Einführung Cryptshare E-Mail-Schutz-Klassifizierung sowie Archivierungs- und DMS Schnittstelle

Gründung Cryptshare Inc. in den USA

Umzug an einen neuen Hauptstandort in Freiburg im Breisgau

Über Cryptshare und Befine Solutions

Die inhabergeführte Befine Solutions AG entwickelt und vertreibt Softwarelösungen für Unternehmen, die damit ihre Prozesse unterstützen, optimieren und überwachen können.

Hauptsitz und Entwicklungsstandort des im Jahr 2000 gegründeten Unternehmens mit knapp 40 Mitarbeitern ist Freiburg im Breisgau, weitere Vertriebsstandorte gibt es in Großbritannien, den Niederlanden sowie den USA.

Im Mittelpunkt steht Cryptshare, eine Kommunikationslösung für den sicheren Austausch von Informationen. Mit ihr lassen sich E-Mails und Dateien jeder Größe und Art ad-hoc austauschen – einfach und sicher, nachvollziehbar und kostengünstig. Sie ist in über 30 Ländern in mehr als 1.000 Unternehmen bei rund 2,5 Millionen Anwendern im Einsatz. Cryptshare wurde 2017 mit dem „Cybersecurity Excellence Award 2017“ in der Kategorie „E-Mail Security“ ausgezeichnet.


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