Wie orgacon Gigabytes an Daten in der Immobilienwirtschaft austauscht

Die Immobilienmanagement GmbH orgacon ist Dienstleister für die Wohnungswirtschaft, den Immobiliensektor, für Architekten und Wohneigentumsverwalter (WEG-Verwalter). Seit 2013 ist das Freiburger Unternehmen ein zuverlässiger Partner für sichere und fundierte Entscheidungen rund um die Bestandsimmobilie und bietet Dienstleistungen in sechs Bereichen des Immobilien-managements.

Dank bestens ausgebildeter Fachkräfte und Spezialisten bietet die orgacon GmbH ein breitgefächer-tes Leistungsportfolio für die Immobilienwirtschaft an. Folgende Dienstleistungsbereiche werden kompetent abgedeckt: Bei der Bestandserfassung messen die Mitarbeiter Objekte aus und erfassen den Ist-Zustand von Immobilien wie Wohngebäude, Wohnungen, Räume und Nichtwohngebäude. Die bautechnische Erfassung dient als Grundlage für die Instandhaltungsplanung mit anschließender Portfolioanalyse. Zudem werden Gebäude auch auf ihre Verkehrssicherheit geprüft. In der Plan-erstellung setzen sie Planaufnahmen in moderne Layouts um und berücksichtigen Kundenwünsche ganz selbstverständlich, so dass jeder Plan ein Unikat ist. Für Grundrissveränderungen verwenden die orgacon Mitarbeiter neuste Technologien. Cloudlösungen ermöglichen allen Projektbeteiligten Zugriff auf alle aktuellen Dokumente – jederzeit, auch von unterwegs. Modernste Technologien kommen auch beim Planservice zum Einsatz und gemeinsam mit seinen Partnern erzielt das Unternehmen Spitzenleistungen. Orgacon-Kunden profitieren von der langjährigen Erfahrung der Mitarbeiter und können darauf vertrauen, dank erstklassigem Consulting, die für sie optimale Lösung zu erhalten. Das Team arbeitet eng mit dem Kunden zusammen und erstellt Analysen anhand derer Projektpläne und Prozesse neu definiert und optimiert werden. Damit die Kunden die erstellten Daten einfach und schnell weiterbearbeiten können, erhalten sie zu Beginn eines Projektes eine Software-Schulung, ganz zielgenau und praxisgerecht auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Bei spontan auftretenden Anwenderfragen sind die Mitarbeiter schnell und unkompliziert online für ihre Kunden erreichbar. Sie gehen aber auch als Coaches vor Ort und schulen Kunden am Arbeitsplatz. Schließlich garantiert der Service von orgacon immer den aktuellsten Stand der Systeme und schafft so alle Voraussetzungen für einen reibungslosen Arbeitsablauf.

Bestandsaufnahmen von Gebäuden, bautechnische Erfassungen, das Erstellen von Grundrissveränderungen – alle Arbeitsschritte gehen den versierten Mitarbeitern von orgacon schnell
und einfach von der Hand. Vor allem, weil sie mit innovativen Technologien arbeiten dürfen.
So können Aufmaße beispielsweise auch ohne Planunterlagen erstellt und anschließend von
der CAD-Software weiterbearbeitet werden. Mit Hilfe eines Planungsassistenten kann alles
angefertigt werden: von Grundrissen, über Animationsansichten bis hin zu Modellansichten
ganzer Gebäude. Die Ingenieure, Architekten und CAD-Konstrukteure planen und konstruieren
für Kunden in ganz Deutschland. Umfangreiche Daten müssen rasch weiterverarbeitet
werden können. Der Versand von Datenmengen im Gigabyte-Bereich wird täglich vollzogen:
Baupläne, Grundrisse und Aufmaße nehmen den Weg vom Büro zu einem Partner oder vom
Ort des Geschehens zu den Kollegen ins Büro. Es werden Wohnungspläne für Exposés, Scans AVA-Daten sowie CAD-Daten DXF/DWG/IFC (BIM) an externe Fachplaner versendet sowie
jegliche Vertragsdaten an Kunden und Partner. Eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente
und Dokumenttypen gehen täglich zwischen orgacon und seinen Kunden und Partnern hin
und her: CAD Daten, .AVADaten, BIM Verfahrens-Daten, DOCX, XLS, PPTX, EML, JPG, TIFF,
PNG, GIF, PDF, TXT. Orgacon arbeitet komplett digital. Deswegen muss auch der DateiAustausch auf diesem Wege verlässlich funktionieren.

Gigabyte große Daten überträgt orgacon mit Hilfe der Kommunikationslösung Cryptshare. Dateien beliebiger Größe können damit jederzeit, sicher und nachvollziehbar ausgetauscht werden. Mit Hilfe der Cryptshare Web-Anwendung oder aus ihrem Outlook-Client heraus, versenden orgacon Mitar-beiter die umfangreichen Dateien zum Beispiel an Wohnbaugesellschaften, Baugenossenschaften, Hausverwalter, Wirtschaftsprüfer, Banken, u.v.w.. Früher waren mindestens zwei Mitarbeiter damit beschäftigt das Datenmaterial auf externe Medien zu kopieren, um sie anschließend Kunden und Partnern per Post zu schicken. Durch den Ad-hoc-Versand per Cryptshare-E-Mail können Daten am selben Tag erhoben und ausgeliefert werden. Das beschleunigt den Arbeitsprozess im Gegensatz zu früher erheblich und ist besonders vorteilhaft beim Austausch von Planunterlagen, bei denen häufig Änderungen vorgenommen werden müssen. Die Möglichkeit Daten ad-hoc bidirektional austauschen zu können, ganz ohne aufwendige Registrierungsverfahren und Einrichtungsprozesse oder gar Extra-Kosten, schätzen Kunden und Partner gleichermaßen.

In der Immobilienwirtschaft werden gewöhnlich umfangreiche Daten übertragen. Doch auch hier müssen regelmäßig personenbezogene Daten, u.a. von Mitarbeitern und Kunden, ausgetauscht werden. Für Planaufmaße gehen orgacon Mitarbeiter vor Ort. Um sie optimal  einzusetzen, werden Zeitpläne für Wohnungsbegehungen erstellt. Diese enthalten persönliche Daten der Mieter, wie Anschrift, Namen und Verfügbarkeiten und sind deshalb vertraulich zu behandeln. Beim Versand der Zeitpläne werden die Dateien als Anhang mit Cryptshare über eine TLS-gesicherte Verbindung an den Cryptshare-Server übertragen, dort auf Viren geprüft und 256-bit-AES-verschlüsselt abgelegt. Da für jedenK ommunikationsvorgang ein eigener Schlüssel verwendet wird, sind die persönlichen Daten bei der Übertragung perfekt geschützt. Der Empfänger erhält vom Cryptshare-Server eine Benachrichtigungsmail mit einem Link zum Herunterladen der Zeitpläne, die er dann über eine ebenso sichere Verbindung vom Cryptshare-Server abrufen kann. Sobald der Download gestartet wird, informiert der Cryptshare-Server den Absender darüber. So kann immer nachvollzogen werden, ob und wann die Pläne abgerufen wurden. Nach einem zuvor festgelegten Zeitpunkt werden die Daten automatisch vom Server gelöscht. Das Organisieren und Administrieren der Daten entfällt und spart somit Zeit und Geld.

Die einfache Bedienbarkeit war ein wichtiger Grund warum sich die orgacon Geschäftsleitung für Cryptshare entschieden hat: Sowohl die Cryptshare Web-Anwendung als auch die Integration in Office & Outlook ist selbsterklärend. Mitarbeiter, Kunden und Partner haben die Lösung zum Versenden und Empfangen großer Dateien schnell in ihr Herz geschlossen, weil alles rasch und problemlos funktioniert. Vor allem bei Wohnbaugesellschaften kommt der unkomplizierte Austausch der Daten gut an. „Wohnbaugesellschaften arbeiten mit einer Vielzahl an Dienstleistern zusammen. Das Datenvolumen, das sie täglich zu bearbeiten haben, ist beachtlich. In der Zusammenarbeit mit uns, hören wir immer wieder, dass sie die zügigen Abläufe schätzen und das alles so schön einfach geht.“ freut sich Wolfgang Günther, Geschäftsführer von orgacon.

Bereits vor Inkrafttreten der europaweiten Datenschutzrichtlinie im Mai 2018 hat orgacon das Cryptshare Feature E-Mail Schutz-Klassifizierung eingeführt. Der Grund: noch mehr Sicherheit für Kunden und noch mehr Komfort für Mitarbeiter und Partner im Umgang mit personenbezogenen Daten. Das Klassifizieren von Daten ist ein wichtiger Compliance Standard, den die Europäische Datenschutz Grundverordnung (EU-DSGVO) fordert. Die Cryptshare E-Mail Schutz-Klassifizierung ermöglicht es, E-Mails und Anhänge abhängig von der Schutzbedürftigkeit ihrer Inhalte vor dem Versand in verschiedene Schutzklassen einzuteilen. Orgacon differenziert drei Klassen: allgemein, vertraulich, streng vertraulich. 

Je nach Inhalt bzw. Empfänger wählen die Mitarbeiter eine der Schutzklassen aus oder entscheiden, ob eine Klassifizierung überhaupt notwendig ist. Dafür braucht es lediglich einen Klick. Im Tooltip finden sie jeweils eine genaue Erläuterung zu den Schutzklassen und werden so automatisch für die Sicherheit im Umgang mit Daten sensibilisiert.

So zufrieden wie seine Mitarbeiter, Partner und Kunden ist auch Geschäftsführer Wolfgang Günther: „Cryptshare beschleunigt unsere Arbeit ungemein. Wir übertragen tagtäglich große Dateien – ein Gigabyte ist bei uns keine Seltenheit! Bis jetzt haben wir keinerlei Ausfall oder Probleme gehabt. Am Anfang haben wir uns gefreut, wie schön einfach und schnell alles funktioniert. Heute ist Cryptshare so tief in unsere Systeme und in unserer Tagesarbeit integriert, dass wir die Lösung gar nicht mehr bewusst wahrnehmen. Aber ohne Cryptshare zu arbeiten, kann ich mir gar nicht mehr vorstellen!“

Auch über die Implementierung äußert sich der orgacon Geschäftsführer positiv: „Zusammen mit dem Cryptshare Support-Team habe ich die Software auf meinem Arbeitsplatz eingerichtet. Die Rechner meiner Mitarbeiter konnte ich dann mit meinen IT-Kenntnissen selbst einrichten. Das heißt, ich habe einen Terminal Server mit lokalen Arbeitsplätzen und acht CAD-Stationen angebunden. Es war innerhalb eines Tages erledigt. Das Hosting lief das erste Jahr extern. Das war für unsere Unternehmensgröße ideal. Wir sehen jedoch das Potential was in dieser Lösung steckt und wieviel Mehrwert es vor allem kleinen und mittleren Unternehmen bietet.

Deshalb haben wir uns entschieden eine Kooperation mit dem Softwareunternehmen das Cryptshare entwickelt und einem deutschen Hostinganbieter einzugehen. Nun bieten wir mit orgashare Start-Ups in der Immobilienbranche und kleinen Architekturbüros eine einfache und kostengünstige Lösung für den Austausch großer Dateien und personenbezogener Daten.

Im Vordergrund steht bei orgacon die Zufriedenheit der Kunden. Dafür arbeiten die Mitarbeiter jeden Tag mit großer Leidenschaft. Unterstützt werden sie dabei von innovativen Technologien. Ob im Büro, von unterwegs oder vor Ort – jeder Handgriff sitzt. Wenn die Technik nicht mitspielt, kommt es zu Verzögerungen - und Zeit ist bekanntlich Geld. Deshalb setzt orgacon auf zuverlässige Technologie-Partner, die genau wie sie selbst auf Spitzenleistung setzen.

Um den reibungslosen Austausch und die schnelle Weitergabe der täglich zu verarbeitenden Daten zu gewährleisten, arbeitet orgacon mit Cryptshare. Der Komfort beim Übertragen großer Dateien und der zuverlässige Schutz personenbezogener Daten, sind neben Zeit- und Kostenersparnis Kriterien, die keine andere Softwarelösung so gut erfüllt. Cryptshare ist heute unverzichtbarer Bestandteil für den Austausch von Daten zwischen orgacon Mitarbeitern, ihren Partnern und Kunden. Weil die Lösung den Immobiliendienstleister so sehr überzeugt hat, ist daraus mit der Zeit sein siebtes Dienstleistungsfeld entstanden: orgashare erfüllt speziell die Bedürfnisse kleinerer und mittlerer Unternehmen in der Immobilienwirtschaft im Hinblick auf zuverlässigen Datentransfer. Dafür sorgen die Partner, die dahinterstehen mit innovativer Technologie und motivierten Mitarbeitern.