Landratsamt Schwarzwald Baar Anwenderbericht

Cryptshare hilft uns den Digitalisierungsprozess in unserer Verwaltung weiter voranzubringen und Medienbrüche zu vermeiden. Die Mitarbeiter schätzen besonders die Benutzerfreundlichkeit der Software und setzen sie deshalb ganz selbstverständlich ein.

Dieter Engesser
IT-Leiter

Landratsamt Schwarzwald-Baar-Kreis

Das Landratsamt Schwarzwald-Baar-Kreis ist die moderne öffentliche Verwaltung des gleichnamigen Kreises im Südosten des mittleren Schwarzwaldes in Deutschland. Die Menschen die hier wohnen, profitieren von einer innovationsfreudigen mittelständischen Industrie, dem Gesundheitswesen, Forschung und Lehre, dem Dienstleistungsgewerbe und einem breit ausgerichteten Bildungswesen.

Das Landratsamt ist Anlaufstelle für die Belange von 210.000 Einwohnern. Die Verwaltung ist in Villingen-Schwenningen ansässig und hat Außenstellen in Donaueschingen und Triberg. Als kommunale Kreisbehörde und untere staatliche Verwaltungsbehörde bietet sie Servicedienstleistungen zweier Behörden unter einem Dach.

Die Ausgangssituation

Im Landratsamt Schwarzwald-Baar-Kreis kommt es häufig vor, dass große Dateien mit Bürgern, Firmen oder anderen Behörden ausgetauscht werden müssen. Diese Anforderungen bestehen insbesondere auch in der Zusammenarbeit mit Planungsbüros. Mit der Einführung eines Enterprise Content Management Sytems (ECMS) nahmen die Anforderungen deutlich zu. Unter anderem wurde es notwendig, dass sensible oder datenschutzrechtlich relevante Unterlagen teilweise sogar komplette Akten an Gutachter oder Rechtsanwälte übermittelt werden müssen.

Die Herausforderung

Die Mitarbeiter des Landratsamts arbeiteten bislang mit einem selbst programmierten FTP-Tool. Dieses Tool war jedoch nicht sehr benutzerfreundlich. Es erfüllte auch nicht alle Anforderungen. Daher wäre eine umfangreiche Überarbeitung notwendig geworden.

Unbedingt vermeiden wollten die Verantwortlichen den Austausch über freie CloudLösungen. Besonders wichtig war es dem Landratsamt, die Kontrolle über die eigenen Daten zu behalten. Zudem sollte die Softwarelösung sie auch bei der Gewährleistung des deutsche Datenschutzrechts unterstützen.

Die Lösung

Das Landratsamt Schwarzwald-Baar-Kreis hat sich nach einer etablierten Lösung am freien Markt umgesehen. Auch Erfahrungen anderer öffentlicher Verwaltungen wurden im Entscheidungsprozess berücksichtigt. Nach eingehender Prüfung verschiedener Alternativen haben sich die Verantwortlichen für Cryptshare entschieden, weil es alle Anforderungen kostengünstig erfüllte.

Das Ergebnis

Mit der Einführung von Cryptshare konnte das alte FTP-Tool abgelöst werden. Die neue Lösung bietet nun Support und eine kontinuierliche Weiterentwicklung. Die Nutzung von freien Cloud-Diensten kann unterbunden werden.

Weitere Vorteile

Das Landratsamt tauscht mit Cryptshare problemlos große Dateien und sensible Daten aus und erfüllt so auch ganz einfach Compliance-Vorgaben. Die gute Ergonomie des Produkts führt zu einer hohen Akzeptanz, sowohl beim Sender als auch beim Empfänger. Dazu trägt auch die gelungene Outlook-Integration bei. Cryptshare unterstützt die Behörde bei der Umstellung auf die E-Akte - hin zum papierlosen Büro.