Landratsamt Göppingen Anwenderbericht

Ursprünglich war Cryptshare vor allem für die externe Kommunikation mit den Bürgern gedacht. Aufgrund hoher Benutzerakzeptanz unter den Kolleginnen und Kollegen, wird Cryptshare nun auch für die interne Kommunikation verwendet.

Michael Ganser
Leitung Informations- und Kommunikationstechnik

Benutzerfreundliche Lösung für den sicheren Dateiaustausch

Das Landratsamt Göppingen, das rund 1.100 Mitarbeiter beschäftigt, ist die Verwaltung des Landkreises Göppingen und Anlaufstelle für die Belange von rund 250.000 Einwohnern. Fester Bestandteil für das Leitbild des Landratsamts Göppingen ist seine Kundenorientierung. Um den Bürgern den bestmöglichen Service zu gewährleisten, werden Verfahrensabläufe und Arbeitsprozesse kontinuierlich verbessert.

Optimierungsbedarf stellte die IT-Abteilung beim Versenden und Empfangen von sensiblen Dateien und Nachrichten fest. In den verschiedensten Bereichen, wie zum Beispiel dem Gesundheitsamt oder dem Kreissozialamt, müssen regelmäßig sensible Daten ausgetauscht werden. Gesetzliche Verordnungen sowie interne Dienstanweisungen erfordern, dass personenbezogene und sensible Daten verschlüsselt versendet werden. Da zunächst keine digitale Lösung vorhanden war, konnten diese Informationen nur in Papierform ausgetauscht werden, was sehr zeit- und kostenintensiv war.

Auf der Suche nach einer Kommunikationslösung war neben der Sicherheit die Benutzerfreundlichkeit das wichtigste Auswahlkriterium, damit die Lösung von den Nutzern schnell akzeptiert und Schatten-IT vermieden wird.

Benutzerfreundliche Lösung Cryptshare

Cryptshare hat die IT-Experten des Landratsamts sofort durch seine einfache Handhabung überzeugt. Ein ausschlaggebender Punkt für die Wahl von Cryptshare war die Outlook-Integration. Mit ihr können Anwender vertrauliche Nachrichten und Anhänge jeder Größe nahtlos und bequem aus Outlook heraus versenden.

Beim zentralen Rollout wurden Anwender vorab mithilfe einer Anleitung über den Gebrauch von Cryptshare informiert. Seit März 2019 können alle Abteilungen des Landratsamts Cryptshare for Outlook verwenden. Das Feedback von Mitarbeitern ist durchweg positiv — sie schätzen vor allem die benutzerfreundliche Bedienung. Über die Webseite des Landratsamts gelangen Bürger zur Cryptshare Web App, mit der sie einfach und sicher mit dem Landratsamt kommunizieren können. So ist das Landratsamt stets nahe an seinen Bürgern. Cryptshare sendet die Daten verschlüsselt und hilft somit, gesetzliche Regelungen wie die EU-DSGVO und das Landesdatenschutzgesetz zu erfüllen. Auf diese Art können nun auch sensible Nachrichten und Dateien datenschutzkonform digital versendet werden. Dank Cryptshare wurden Prozesse vereinfacht, sodass nun schneller und einfacher intern sowie extern kommuniziert werden kann.

Das Landratsamt Göppingen konnte somit Abläufe optimieren und seinen Anspruch an die Kundenorientierung erfüllen.