Die sichere digitale Verteilung von Informationen und Dokumenten wird immer wichtiger. Über die Partnerschaft mit Cryptshare können wir unseren Kunden eine zukunftsorientierte und sichere Lösung anbieten, um Dokumente über das Web zu teilen. Uns war wichtig, dass uns mit der Cryptshare AG ein deutscher Partner zur Verfügung steht, mit dem wir Kundenanforderung auf kurzem Wege klären und lösen können. Wir werden Cryptshare so in unsere Services für die Dokumentenverteilung integrieren, dass der sichere Austausch von Dokumenten und Informationen von allen Kunden genutzt werden kann, die Lösungen im Bereich Output Management und Publishing von uns nutzenJohannes Hesel
Vorstand, SEAL Systems AG
Bestellungen und Zusatzdokumente direkt und verschlüsselt aus SAP versenden.
Die Herausforderung
Das Körber Geschäftsfeld Pharma setzt seit längerem das ERP-System SAP ein. Die im Einkauf abgebildeten Geschäftsprozesse gehen von Anfragen über Bestellungen bis hin zu Rahmenverträgen. Die Aufgabe war nun, eine Lösung zu finden, mit der die Dokumente, inklusive von Zusatzdaten, wie zum Beispiel Zeichnungen, sicher an Lieferanten versendet werden können.
Dies sollte als integrierte Implementierung im SAP auf Basis unabhängig voneinander laufender Prozesse von SEAL Systems und Cryptshare realisiert werden. Ziel war eine automatisierte Verarbeitung abzubilden, die zudem Medienbrüche zwischen SAP und E-MailClient vermeidet.
Außerdem sollten die Daten aus Compliance- und Datenschutzgründen nicht ungesichert per E-Mail übertragen werden. SEAL Systems wurde damit beauftragt, diese sichere, integrierte Lösung für den SAP-Bestellversand zu schaffen
Schnelle und einfache Integration
Körber setzte Cryptshare vor dem Integrations-Projekt bereits als sichere bidirektionale Kommunikationslösung für andere Prozesse ein. Cryptshare ist konfigurierbar und durch Schnittstellen, wie dem Cryptshare Robot, einfach an andere Systeme anzubinden und somit in unterschiedlichste Lösungskontexte einzubinden.
Mit Cryptshare und den SEAL Systems-Prozessen bestanden bereits bewährte Systeme. Diese mussten lediglich verbunden werden, um die abzubildenden Abläufe für den sicheren Dateiversand zu erweitern. Dank der verfügbaren Schnittstellen des Output Management Systems PLOSSYS® und dem Cryptshare Robot, einem schlanken Kommandozeilentool, verlief die Anbindung problemlos und konnte innerhalb weniger Tage umgesetzt und implementiert werden.
Der Mehrwert der nahtlosen SAP-Cryptshare-Anbindung
Mit der SAP-Anbindung von Cryptshare und SEAL Systems werden nun Dokumente beliebiger Größe direkt aus dem Bestellprozess in SAP verschlüsselt verschickt. Es ist nicht länger erforderlich, Dateien zwischenzuspeichern oder das System zu wechseln – lästige Arbeitsschritte, die jetzt eingespart werden können. Infolgedessen werden bei Körber Pharma nun wertvolle Ressourcen und Kosten gespart. Durch die einfache Bedienung, also den Wegfall ungeliebter Such- und Sortierarbeiten und der damit erreichten Zeitersparnis, ist die Benutzerakzeptanz sehr hoch. Die Anbindung trägt zudem effektiv zur Risikominimierung bei und durch eine Verschlüsselung der Daten wird potenzieller Wirtschaftsspionage vorgebeugt.
Somit kann Körber Pharma den Schutz vertraulicher Informationen sicher stellen und gesetzliche Bestimmungen, wie die DSGVO, einhalten.
Dank des Cryptshare Robot und der Schnelligkeit und Flexibilität von SEAL Systems konnte innerhalb weniger Wochen eine Integration umgesetzt und an die Keyuser übergeben werden. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: im Einkauf müssen keine Dokumente zusammengesucht werden, der Lieferant benötigt keine Logindaten zum Datendownload, die Compliance-Anforderungen sind erfüllt und es besteht volle Transparenz darüber welche Dokumente versendet wurden und ob der Lieferant diese abgerufen hat. Gerade im Sondermaschinenbau mit hoher Anzahl selbst konstruierter Komponenten ist die Lösung eine enorme Unterstützung für den Einkauf. Konzernintern wird die Integration von SEAL Systems und Cryptshare so positiv wahrgenommen, dass ein weiteres Geschäftsfeld dieselbe Lösung bis Ende des Jahres einführen wirdJoschka Hanselmann
SAP Consultant, Körber IT Solutions GmbH
Weitere Integrationsmöglichkeiten und Automatisierungspotentia
Aufgrund der realisierten Anbindung von Cryptshare an PLOSSYS, dem Corporate Output
Management System von SEAL Systems, kann der von Cryptshare dargestellte Mehrwert aus
allen verfügbaren Lösungskontexten und Integrationsszenarien heraus adressiert werden.
Neben dem bereits beschriebenen SAP Prozessdruck (zu Bestellungen) sind besonders
interessante Einsatzbereiche im
- Network Printing (Windows Druck), also Bereitstellen aus jeglichen WindowsAnwendungen über die Funktion „Drucken“,
- Business Printing (SAP Spool Druck), also Bereitstellen aus allen SAP-Anwendungen oder
- interaktiven Beauftragen aus dem SEAL Systems Print Client als Web-Anwendung
zu sehen.
Folglich hilft SEAL Systems die Integrationsmöglichkeit von Cryptshare, die Kommunikation auch in anderen Anwendungsfällen für Kunden zu optimieren und sicherer zu gestalten. Perspektivisch plant SEAL Systems eine weitere Produkt-Anbindung. Diese sieht die Integration von Cryptshare zur DPF (Digital Process Factory®) vor. Mit der DPF werden unterschiedlichste Arten der Dokumentkonvertierung und -aufbereitung vorgenommen und auch elektronische Bereitstellungsverfahren unterstützt – also eine ideale Produkt-Kombination.