Wie das Evangelische Diakoniewerk Gallneukirchen anwenderfreundlich und verschlüsselt kommuniziert

Das Evangelische Diakoniewerk Gallneukirchen ist im Sozial- und Gesundheitsbereich in Österreich sowie international tätig.

Die rund 4.000 Mitarbeiter sind in verschiedenen Arbeitsfeldern, wie zum Beispiel der Behinderten-, Seniorenarbeit und Bildung beschäftigt. Als innovatives Unternehmen entwickelt das Diakoniewerk stets neue Angebote in seinen Tätigkeitsfeldern.

Mit Inkrafttreten der DSGVO stand die IT-Abteilung vor der Herausforderung verschlüsselte E-Mail-Kommunikation einzuführen. Vor dem Einsatz von Cryptshare wurden sensible Daten hauptsächlich auf postalischem Wege ausgetauscht, was Kosten und Aufwand mit sich brachte und die Kommunikation verlangsamte.

Die Anwenderfreundlichkeit war ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl einer neuen Kommunikationslösung, um die Entstehung von Schatten-IT zu vermeiden. Außerdem war der Betrieb On-Premises unerlässlich, damit das Diakoniewerk die Datenhoheit und damit volle Kontrolle über die Daten hat. Zu guter Letzt war es wegen des begrenzten IT Budgets wichtig, dass das Produkt kostengünstig ist.

Cryptshare erfüllte all diese Anforderung und überzeugte zudem durch die nahtlose Integration in Outlook und den einfachen Passwort-Austausch. Nach der reibungslosen Implementierung wurde für die Mitarbeiter ein einseitiger Leitfaden erstellt. Da Cryptshare weitestgehend selbsterklärend ist, waren keine Anwendertrainings nötig. Die Mitarbeiter können mit Cryptshare sensible Daten direkt und bequem aus Outlook heraus versenden – mit nur einem Klick. Auch die Passwörter für die verschlüsselten Transfers werden aus Outlook per SMS an den Empfänger gesendet, was eine enorme Zeitersparnis beim Password-Handling zur Folge hat.

Cryptshare kommt in der externen Kommunikation zum Beispiel mit Medikamenten-Lieferanten oder beim Austausch von Gesundheitsdaten zum Einsatz. Auch intern findet Cryptshare immer dann Anwendung, wenn Mitarbeiter personenbezogene und sensible Daten austauschen. Außerdem werden mit Cryptshare problemlos Dateien jeglicher Größe wie beispielsweise vertrauliches Bildmaterial oder Scans personenbezogener Berichte versendet.

Mit der Einführung von Cryptshare hat das Diakoniewerk seinen digitalen Datenaustausch sicher gemacht und erfüllt somit Forderungen der DSGVO. Zudem wurde die Kommunikation digitalisiert und effizienter gestaltet, womit Kosten und Zeit gespart werden. Durch die einfache Handhabung ist die Nutzerakzeptanz unter den mehreren 100 Anwendern sehr hoch. Es ist geplant den Gebrauch von Cryptshare nun auch auf weitere Bereiche auszuweiten.