Wie die AOK Nordwest Kosten und Zeit beim Austausch vertraulicher Daten einspart

Datenträger durch sichere digitale Lösung ersetzen

Als eine der ältesten gesetzlichen Krankenversicherungen Deutschlands, steht die AOK für Sicherheit und umfassende medizinische Versorgung im Krankheitsfall. Die AOK Nordwest betreut rund 2,9 Millionen Versicherte in Schleswig-Holstein und Westfalen-Lippe.

Auch bei der Datenübertragung legt die AOK Nordwest viel Wert auf Sicherheit. Für den Austausch von großen Dateien wurden in der Vergangenheit Datenträger wie CDs und DVDs verwendet. Der postalische Versand war zum einen umständlich und verlängerte den Dateiaustausch zeitlich erheblich.

Die Speichermedien stellten zudem ein Sicherheitsrisiko dar, da sie leicht verloren gehen oder gestohlen werden können. Für mehr Sicherheit und Effizienz sollten die Datenträger bei der AOK Nordwest deshalb durch eine sichere digitale Lösung abgelöst werden.

Große verschlüsselte Dateitransfers, integriert in Outlook

Cryptshare überzeugte die AOK Nordwest sofort, sodass ein Vergleich mit anderen Lösungen nicht benötigt wurde. Ausschlaggebendes Kriterium war, dass mit Cryptshare Dateien beliebiger Größe verschlüsselt versendet werden können. Somit können IT-Compliance-Standards auch beim digitalen Versand von sensiblen Daten eingehalten werden. Durch nachvollziehbare Protokollierung erhält die AOK zudem die komplette Kontrolle über alle Daten, die ausgetauscht werden.

Sichere und effiziente Kommunikation

Nachdem sich die AOK für Cryptshare entschieden hatte, verlief die Implementierung schnell und reibungslos. Den knapp 7.500 Anwendern reichte ein Cryptshare Leitfaden aus, sodass Schulungen nicht benötigt wurden. Dank der anwenderfreundlichen Bedienung ist die Nutzerakzeptanz von Cryptshare sehr hoch. Durch das Ersetzen der Datenträger wurde nicht nur der Schutz der Daten erhöht, sondern gleichzeitig auch die Kommunikation beschleunigt. So kann effizienter zusammengearbeitet werden und die ausgetauschten Daten können von den Empfängern zügig weiterverarbeitet werden Seit April 2016 werden nun bei der AOK Nordwest große Dateien mit Cryptshare datenschutzkonform ausgetauscht. 

Für die Zusammenarbeit mit externen Kommunikationspartnern kann die Lösung auch bidirektional eingesetzt werden. Cryptshare kommt zum Beispiel in der Kommunikationsabteilung der AOK zum Einsatz, um Videos mit Agenturen auszutauschen. Die Anwendungsfälle von Cryptshare sind vielseitig und abteilungsübergreifend, sodass Mitarbeiter aus allen Unternehmensbereichen mit der Lösung kommunizieren. Es eignet sich zum Beispiel auch für den sicheren Austausch von MRT-Aufnahmen mit dem Krankenhaus.

Somit ist es der AOK Nordwest gelungen, die Kommunikation sicherer zu machen, zu optimieren und gleichzeitig auch die Anwender zufriedenzustellen. Neben der AOK Nordwest sichern auch viele weitere AOKs ihre Kommunikation mit Cryptshare.

Sichere Übertragung von Daten läuft zuverlässig

Wichtig war den IT-Experten des Krankenhauses Düren, eine Lösung zu finden, die bei allen Anwendern ohne Installation von zusätzlicher Software funktioniert. Viele Lösungen für den Austausch von Daten waren damals am Client Java-basiert und Cryptshare war eine der wenigen Ausnahmen, die mit jedem Browser ohne zusätzliches Addon oder Software funktionierte.

Außerdem sollte die Bedienung für Absender und Empfänger sehr einfach sein. Das Cryptshare Outlook Add-in hat die Experten schließlich überzeugt. Auch wenn die Datei zu groß für eine klassische E-Mail ist, kann sie nun automatisch mit Hilfe von Cryptshare versendet werden. Der Anwender muss sich um nichts kümmern. Ein Klick auf Senden genügt und das Cryptshare Add-in versendet die E-Mail samt Anhang im Hintergrund. Einfach und sicher.