Auch wenn die Nutzung von E-Mail, wie wir sie heute kennen, erst in den letzten 25 Jahren so richtig abgehoben hat, gibt es die Technologie bereits viel länger. Dieses Jahr wird die E-Mail 50 Jahre alt. Am bemerkenswertesten dabei ist vielleicht die Tatsache, dass E-Mail nicht nur immer noch wirklich gut funktioniert, sondern bei weitem das beliebteste Werkzeug für die Geschäftskommunikation ist. Und es ist unwahrscheinlich, dass sich dies alsbald ändern wird.

Eine kurze Geschichte der E-Mail

Im Jahr 1969 wurde im ARPANET (Advanced Research Projects Agency Network), einem Computernetzwerk in den USA, die erste elektronische Nachricht der Welt – ein einziges Wort – versendet. Zwei Jahre später führte Ray Tomlinson das „@“-Symbol ein, um damit die verschiedenen Elemente einer E-Mail-Adresse voneinander zu trennen. Im Laufe der folgenden Jahre wurde E-Mail im Geschäftsleben immer mehr angenommen und durchlief einige Veränderungen, eine der wichtigsten hierbei war jedoch von CompuServe: dem ersten Online-Service, der Internet-Konnektivität anbot und 1989 einen proprietären Service für E-Mail offerierte. Damit war es nicht mehr länger notwendig, Teil eines bestimmten Netzwerks zu sein, um E-Mails zu versenden. Nun konnten Internetnutzer zwischen internetbasierten E-Mail-Adressen E-Mails versenden und empfangen, was die E-Mail für uns alle verfügbar gemacht hat. Als das Internet dann in den 1990er Jahren immer mehr Fahrt aufnahm, stieg die Anzahl der E-Mail-Anbietern, die Menge der E-Mail-Benutzer und der versendeten und empfangenen E-Mails. 2004 startete Google Gmail und bot jedem Nutzer eine nie dagewesene kostenlose Speicherkapazität von 1GB. 

In den letzten 20 Jahren hat sich E-Mail fest als das Hauptmedium für die Geschäftskommunikation entwickelt; ein bemerkenswerter Erfolg, wenn man bedenkt wie alt die zugrundeliegende Technologie bereits ist. Wieso also hat sich E-Mail so lange behaupten können, was genau kann E-Mail bieten? Hat E-Mail wirklich eine Chance gegen Technologien wie Messenger-Dienste und cloud-basierte Kollaborations-Plattformen?

Die Vorteile von E-Mail

Einer der größten Vorteile von E-Mail gegenüber neuen Technologien ist wohl die Tatsache, dass sie keine proprietäre Technologie ist, die im Besitz von einer einzigen Firma ist. Dies ist sehr häufig der Fall bei Messenger-Diensten oder cloud-basierten Plattformen für die Zusammenarbeit – was deren Nutzung als Kommunikationsmittel potenziell sehr problematisch für Organisationen in einer Geschäftsumgebung macht. E-Mail hingegen ist unabhängig und bietet viele Möglichkeiten bezüglich ihres Gebrauchs: Nachrichten und Dokumente können ausgetauscht werden und Archivierung und Verschlüsselung sind ebenfalls möglich (auch wenn es recht komplex ist dies zu tun). Mit ihren Standards SMTP und IMAP hat E-Mail einen breiten Anwendungsbereich, sie ist den Benutzern mittlerweile nicht nur vertraut, sondern universal und wird von nahezu jedem in der Geschäftswelt regelmäßig genutzt.

Die Nachteile von E-Mail

Wie bei allen Technologien gibt es auch bei E-Mail negative Seiten. Ein nachteiliger Aspekt ist die Tatsache, dass man über kurz oder lang auf die Größenbeschränkung der E-Mail-Clients treffen wird. Oftmals ist es aufgrund dessen leider einfach nicht möglich, große Dateien schnell und ad hoc via E-Mail auszutauschen.

Ein weiterer Nachteil ist, dass Kriminelle E-Mails für ihre illegalen Aktivitäten ausnutzen, da sie universal sind und oft gebraucht werden. E-Mail ist sogar das Haupteinfallstor für Cyberangriffe.  Wenn E-Mail von Hackern erfolgreich ins Visier genommen wurde, können heutzutage beispielsweise Zugangsdaten für eine große Bandbreite an Online-Diensten erlangt werden. Eine normale E-Mail ist wie eine Postkarte: Ihr Inhalt ist nicht geschützt und kann von jedem ohne das Wissen des Absenders oder Empfängers gelesen werden. Verschlüsselung ist ein wirksamer Weg dies zu vermeiden, sie funktioniert aber typischerweise nur für den Inhalt von E-Mails. Metadaten, wie die Betreffzeile und Daten zu Absender und Empfänger zum Beispiel, sind gewöhnlich nicht verschlüsselt und daher auch nicht vor neugierigen Augen geschützt. Dies ist ein Problem, das unbedingt ernst genommen werden sollte, da Metadaten wertvolle Informationen enthalten und sehr nützliche Hinweise für Social Engineering Angriffe von Kriminellen oder für Ausspähen von Geheimdiensten geben können. Bei der Benutzung von Messenger-Diensten sind Metadaten übrigens unverschlüsselt. Eine Hürde für die E-Mail-Verschlüsselung ist die Tatsache, dass sie recht komplex ist und beträchtliche Kosten und Anstrengungen in Anspruch nimmt da Zertifikate gekauft, verwaltet und ausgetauscht werden müssen. Daher bezahlt man für E-Mail-Sicherheit in der Regel einen hohen Preis; nicht nur finanziell, sondern auch was die Nutzerfreundlichkeit anbelangt. 

Der bekannteste Nachteil von E-Mail ist wohl Spam. Obwohl Spams Höhepunkt vor über zehn Jahren war und Anti-Spam Tools die Spam-Problematik wirksam eingedämmt wurde, ist Spam im besten Fall immer noch ein Ärgernis, was Nerven kostet, und im schlimmsten Fall eine Sicherheitsbedrohung, über die früher oder später praktisch jeder E-Mail-Nutzer stolpert.

Alle diese negativen Aspekte, die durch Kriminelle verursacht werden, können jedoch sehr erfolgreich bekämpft werden indem man die angemessenen Sicherheitsmaßnahmen ergreift, die Benutzer entsprechend schult, deren Bewusstsein schärft und indem man sie in die Lage versetzt, die notwendigen Sicherheitstools zu gebrauchen. Aber wie sieht es mit der Funktionalität von E-Mail aus – gibt es Lösungen, um diese auszuweiten?

Wie kann E-Mail verbessert werden?

Bereits seit Jahrzehnten ist E-Mail ein großartiges Werkzeug für die weltweite Kommunikation und es ist unbestreitbar, dass sie ihren rechtmäßigen Platz in der heutigen Geschäftswelt gefunden hat – ein Platz, der wohlverdient ist.

Naturgemäß haben Kriminelle nach Wegen gesucht, E-Mail für ihre illegalen Zwecke zu missbrauchen. Deshalb müssen jegliche Cyberangriffe, die E-Mail als Einfallstor nutzen, abgewehrt werden. Die Bereiche, in denen normale E-Mail Mängel in ihrer Funktionalität hat und nicht die heutigen Geschäftsanforderungen erfüllt, müssen identifiziert, verbessert und bereit gemacht werden für die Anforderungen der modernen Geschäftswelt. Dies ist genau das, was wir von Cryptshare seit vielen Jahren erfolgreich tun. Cryptshare nutzt all die Vorteile, die E-Mail bietet, und befasst sich nicht nur mit deren Schwachstellen, entscheidende Verbesserungen für E-Mail als Kommunikationsmittel.

Mit Cryptshare können nämlich Informationen jeder Größe und Dateien jeder Art sicher und ad hoc ausgetauscht werden und die Verschlüsselung ist auch auf Metadaten wie die Betreffzeile ausgeweitet. Cryptshare schützt ihre Daten von Anfang bis Ende, so dass die Informationen, die Sie teilen möchten, nur zwischen Ihnen und dem gewünschten Empfänger bleiben.   

E-Mail ist weit entfernt davon, von einer alternativen Kommunikationslösung ersetzt zu werden, das Gegenteil ist der Fall. Mit dem Potenzial des Internets, Verbindungen zu schaffen, ist E-Mail mehr als je zuvor ein Werkzeug, das auch in der Zukunft weltweite Kommunikation ermöglichen wird. Deshalb gibt es ausgezeichnete Aussichten, dass E-Mail noch für lange Zeit bestehen wird. Für weitere 50 Jahre? Warum nicht!