Per E-Mail zu kommunizieren ist bequem, schnell und günstig. Doch wenn eine Mail zu groß wird, kann sie auch großen Schaden anrichten. Die Stadt München ist jüngstes Beispiel hierfür.

Tagelang konnte die Stadtverwaltung München keine E-Mails empfangen, wie die Augsburger Allgemeine kürzlich berichtet hat. Ursache dafür war eine sehr große E-Mail, die an die Stadtverwaltung gesendet wurde und mehrere Tage lang die Leitung blockiert hat.

Sicher ist dieses Beispiel im Hinblick auf Dauer und Auswirkung ein unglücklicher Einzelfall. Dennoch ist die Situation ganz typisch, nicht nur im kommunalen Bereich. Benutzer verwenden tagtäglich ihr E-Mail-Programm, um elektronisch Informationen auszutauschen. Auch wenn einmal keine Nachricht, sondern eine Datei zu versenden ist, versuchen sie zunächst einmal, die Dateien als E-Mail Anhang auf den Weg zu schicken. E-Mail ist für sie der gewohnte Weg, Informationen elektronisch von A nach B zu befördern – einfach, schnell und zuverlässig.

Welche Folgen das jedoch haben kann, sei es wie hier im Hinblick auf die Verfügbarkeit des E-Mail Dienstes oder aber auch im Hinblick auf die Sicherheit der Daten, ist für sie meist zweitrangig. Sie wollen schnell und effektiv ihre Arbeit erledigen.

Natürlich gibt es eine Reihe von Alternativen, angefangen vom FTP-Server bis hin zu Cloud Services, um Dateien auszutauschen, die zu groß sind für E-Mail. Oft scheitern diese Verfahren jedoch daran, dass sie sich nicht in die gewohnten Arbeitsabläufe integrieren und der daraus resultierende Mehraufwand von den Anwendern nicht gerne betrieben wird. Einige Services erfordern, dass sowohl der Absender und Empfänger eine bestimmte Software auf seinem Arbeitsplatzechner installiert oder ein Nutzerkonto anlegt, für welches nicht selten auch noch eine Lizenzgebühr fällig wird. Auch dies ist meist ein Showstopper bei der Kommunikation über Unternehmensgrenzen hinweg.

Im Falle von Cloud Services, die nicht selten von US-Unternehmen betrieben werden, fehlt es häufig am erforderlichen Maß an Vertrauen in die Sicherheit der Daten, so dass es vorkommen kann, dass die IT-Abteilung auf Empfängerseite den Zugriff auf diese geblockt hat. Unterm Strich sehen sich Benutzer mit einer heterogenen Landschaft an möglichen Lösungsansätzen konfrontiert, die untereinander oft nicht interoperabel sind und teilweise nicht abschätzbare Risiken für die versandten Daten beinhalten.
Mit Cryptshare von befine Solutions kann diese Problematik sehr einfach gelöst werden. Cryptshare überträgt E-Mails und Dateien jeder Größe verschlüsselt und nachvollziehbar.

Dazu wird ein Cryptshare Server in die DMZ des Unternehmens installiert. Über diesen kann das Unternehmen mit beliebigen externen Kontakten bidirektional kommunizieren. Externe Absender benötigen keine vorherigen Einladung, sondern können ad-hoc Daten senden – so wie bei E-Mail auch. Dazu ist weder die Installation von Software, noch die Anlage von Benutzerkonten erforderlich. Ein aktueller Browser genügt. Externe Kommunikationspartner – gleich ob diese als Absender oder Empfänger in Erscheinung treten – müssen bei der Lösung nicht extra lizenziert werden.

Für mehr Komfort bietet es sich an, seinen Anwendern die ebenfalls verfügbare Integration in MS Outlook oder IBM Notes zu installieren. Nun können die Anwender direkt aus ihrem gewohnten E-Mail Programm heraus verschlüsselte E-Mails und beliebig große Dateianhänge an externe Empfänger senden. Die Software ist intuitiv zu bedienen und erfordert im manuellen Betrieb nur wenige zusätzliche Mausklicks. Im automatisierten Betrieb kann der Administrator Regeln definieren, die festlegen, wann eine Nachricht automatisch per Cryptshare zugestellt wird, beispielsweise wenn die Nachricht inklusive Anhängen eine bestimmte Größe überschreitet. In dieser Betriebsart ist die Nutzung von Cryptshare für den Absender völlig transparent. Er erstellt seine E-Mail wie gewohnt und muss sich um alles weitere keine Gedanken machen.

So wird nicht nur das E-Mail System entlastet und bleibt für wichtige Nachrichten verfügbar. Auch werden vertrauliche Inhalte verschlüsselt übertragen und die Übertragung auf dem Cryptshare Server nachvollziehbar protokolliert.

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