Unternehmen sollten mehr Aufmerksamkeit darauf lenken, welches die passende Software für ihren Arbeitsalltag ist. Nicht nur aus Image-Gründen, sondern auch aus rechtlichen und finanziellen. Dies zeigt auch eine aktuelle Studie.

Viele aufkommende Trends und Entwicklungen in technologischen Bereichen und der Geschäftswelt sollen Unternehmen und ihre Mitarbeiter immer produktiver machen. Tragbare Geräte, wie Laptops, Tablets und Smartphones, sowie mobiles Internet sind die prominentesten Beispiele. Mit ihnen geht ein freierer Umgang damit einher, welche Geräte wie genutzt werden dürfen. So musste früher der Administrator her, um ein Update oder neue Software zu installieren und die Geräte waren ausschließlich zum geschäftlichen Gebrauch gedacht.

Freiheit mit Gefahren

Diese, wenn auch teilweise sicherheitsbedingten, strengen Regeln erzeugen jedoch unnötig viel Arbeit für IT-Abteilungen, die eigentlich besseres zu tun haben sollten. Darüber hinaus schränkt es Mitarbeiter in ihren Tätigkeiten ein, was schnell dazu führt, dass sie sich einen Weg um die Vorschrift herum suchen. Als Reaktion auf diese verschiedenen Entwicklungen und den wachsenden Bedarf, allzeit erreichbar und einsatzbereit zu sein, haben Unternehmen mit dem sogenannten ‚Bring Your Own Device‘ (BYOD) Ansatz reagiert. Dieser erlaubt den Mitarbeitern beispielsweise, Firmenlaptops mit nach Hause zu nehmen und auch privat zu nutzen, oder private Tablets und Smartphones auch geschäftlich einzusetzen. Hierdurch erlangen die Mitarbeiter meist auch indirekt die Freiheit, die Software zu installieren, die sie benötigen bzw. verwenden möchten. Während diese Entwicklung sicherlich zu mehr Produktivität beiträgt und IT-Abteilungen entlastet, birgt sie auch Gefahren: Stellen Unternehmen nicht die passenden Tools zu dieser neugewonnenen Freiheit bereit, sind Mitarbeiter gezwungen, selbst zu entscheiden, welche Software sie einsetzen. Auch wenn sie sich einiger Risiken bewusst sein werden, fehlt den meisten Mitarbeiter in der Regel die Zeit und das Hintergrundwissen, um die passende Software zu wählen.

Benutzerfreundlichkeit macht den Unterschied

Beispielsweise nutzen viele Konzerne immer noch FTP oder SFTP, um Dateien auszutauschen und S/MIME und PGP, um E-Mails zu verschlüsseln. Diese Techniken mögen im Kern ihren Zweck erfüllen (Datenaustausch bzw. Verschlüsselung), sind jedoch meist technisch überholt und äußerst aufwändig in der Implementierung. Das größte Problem ist jedoch mangelnde Nutzerfreundlichkeit. Das wirkt sich besonders in Zeiten spontaner Korrespondenz mit häufig wechselnden Kommunikations-Partnern in- und außerhalb des Unternehmens aus, da die Technologie dann mangels Akzeptanz der Nutzer schlicht nicht eingesetzt wird.

Nehmen Sie Nutzern die Entscheidung ab

Am Ende ist es egal, ob Unternehmen keine oder die unpassende Software zur Verfügung stellen: der Mitarbeiter hat weiterhin den Druck, seine Aufgaben zu erledigen und wird dafür auf Mittel zurückgreifen, die ihm seinen Job so einfach wie möglich machen und die er im Idealfall bereits kennt und bedienen kann.  Informationen schnell austauschen? Einfach eine herkömmliche E-Mail mit Anhang verschicken. Warum sollte ich eine umständliche Verschlüsselungsmethode einrichten und Zertifikate mit Leuten rund um die Welt austauschen, nur um den letzten Report schnell zu verteilen? Muss eine Präsentation, eine Konstruktionszeichnung oder ein Video an den Kunden, Partner oder Kollegen geschickt werden, ist aber zu groß für den E-Mail-Anhang? Dann ist doch der schnellste Weg, die Daten schnell auf einen USB Stick zu ziehen oder sie auf eine Filesharing-Plattform hochzuladen, oder?

Ermöglichen statt verhindern

Wie Kunden berichten und Studien regelmäßig zeigen, verlieren Unternehmen immer wieder durch die hieraus resultierende, sogenannte „Shadow-IT“ Daten. E-Mails können abgefangen oder von den falschen Personen geöffnet werden. Daten auf Filesharing-Plattformen, auf USB-Sticks oder auf FTP-Servern sind entweder nicht sicher, zeitaufwändig und teuer zu versenden (beispielsweise via Kurier) oder schwer zu kontrollieren und nachzuvollziehen (besonders bei FTP der Fall). Hierauf können Unternehmen reagieren, indem sie ihre Mitarbeiter nicht in die missliche Lage bringen, Software einsetzen zu müssen, die sie aus ihrem privaten Alltag kennen. Stattdessen sollten sie die digitale Arbeitsumgebung aktiv gestalten, indem sie die bestmögliche und wirtschaftlich sinnvollste Lösung zur Verfügung stellen. So ermöglichen sie eine produktive und angenehme Arbeitsumgebung, ohne durch Verbote und Einschränkungen zu verhindern.

Bei der Wahl sollten sie auf folgende Punkte achten:

  1. Ist das Tool einfach in der Implementierung und Nutzung?
  2. Ist es sicher genug, um immer strenger werdenden Compliance-Vorgaben zu entsprechen?
  3. Können die Nutzer mit internen und externen Kontakten kommunizieren, ohne dass diese zusätzliche Software benötigen oder Zertifikate austauschen müssen?
  4. Können sämtliche Dateien, egal ob groß, klein oder streng geheim, problemlos ausgetauscht werden?
  5. Ist die Lösung in das bestehende digitale Arbeitsumfeld (beispielsweise Microsoft Outlook oder IBM Notes) integrierbar?