Marketingabteilungen tauschen täglich Daten in verschiedensten Dateiformaten mit unterschiedlichen Projektpartnern aus

Sicheres Filesharing für Marketing Abteilungen

Herausforderungen

In Marketingabteilungen steht die Arbeit an verschiedensten Dateiformaten wie Grafiken, Animationen, Videos oder Dokumenten auf der Tagesordung. Zur Optimierung müssen die Dateien schnell und unkompliziert mit unterschiedlichen Projektpartnern ausgetauscht werden. Oft handelt es sich um Werbekonzepte oder -ideen, die auf keinen Fall vor Kampagnenstart veröffentlicht werden dürfen. Damit Informationen nicht in die falschen Hände gelangen, sollte die Kommunikation daher verschlüsselt erfolgen.

  • Wie tauschen Sie Dateien aus, die an der Größenbeschränkung von E-Mails scheitern? Ensteht Schatten-IT, da Mitarbeiter auf kostenlose Cloud-Anbieter für den Austausch von großen Dateien zurückgreifen?
  • Werden Dateien und Informationen vor der Veröffentlichung verschlüsselt ausgetauscht, um sie zu schützen?
  • Besteht die Möglichkeit, Dateien ad hoc auch mit externen Kommunikationspartnern auszutauschen?

Die Lösung

Mit Cryptshare schützen Sie Ihre Marketingideen und tauschen selbst große Dateien schnell und einfach aus:

  • Versenden Sie Kampagnenpläne, nicht veröffentlichte Pressemeldungen oder Werbeideen verschlüsselt. So können Sie verhindern, dass diese vor der Veröffentlichung an Mitbewerber oder die Öffentlichkeit gelangen. 
  • Durch die einfache und intuitive Bedienung und den ad hoc Versand optimieren Sie Ihre Kommunikationsprozesse und beschleunigen die Kommunikation mit den Auftraggebern.
  • Versenden Sie Dateien beliebiger Größe bequem aus Outlook heraus. Agenturen können Ihnen Dateien über eine browserbasierte Web App senden.

FAQ von Marketingabteilungen

Wie kann ich große PowerPoint-Präsentationen verschicken?

Große PowerPoint-Präsentationen im Marketing

Die Präsentations-Software PowerPoint ist seit Jahrzehnten nicht aus der Geschäftswelt wegzudenken. Zwar gibt es etablierte Alternativen wie Prezi, Keynote, Google Slides oder Impress von LibreOffice. In der breiten Desktop-Umgebung ist PowerPoint jedoch fest etabliert. Da das Thema "Ansprechende Präsentationen zaubern" traditionell in der Marketing-Abteilung angesiedelt wird, werden dort entsprechend häufig Präsentationen bearbeitet.

Wann werden PowerPoint-Präsentationen verschickt?

Die inhaltliche Ausarbeitungen von Präsentationen findet häufig noch in den Fachabteilungen wie Vertrieb und Entwicklung oder auf Management-Ebene statt. Zur Corporate Design-konformen Aufbereitung bzw. "zum Schönmachen" werden die PPTX-Dokumente dann aber zumeist an das Marketing übergeben. Vor größeren Veranstaltungen kann es in der "heißen Phase" zudem vorkommen, dass mehrere Abteilungen gleichzeitig und unabhängig ihre Folien ausarbeiten und diese Einzelfolien an das Marketing senden.

Dies geschieht teilweise über Freigaben im Dateisystem, oft aber auch per E-Mail. PowerPoint-Dokumente überschreiten jedoch sehr schnell die Dateigröße von 25 MB. Ab dieser Datenmenge nehmen E-Mail-Server eingehende E-Mails jedoch häufig nicht mehr an. Unter Zeitdruck werden Mitarbeiter gerne kreativ und suchen sich eigene Wege, die PowerPoint-Dateien an das Marketing zu übergeben und verwenden nicht selten unautorisierte, kostenlose Cloud-Dienste, die sie aus dem privaten Umfeld kennen.

Warum sind PowerPoint-Präsentationen häufig so groß?

PowerPoint-Präsentationen gehen weit über reine Ansammlungen von Texten, Tabellen, Grafiken und Screenshots hinaus. Längst haben sie sich zu echten multimedialen Darbietungen gemausert und enthalten eingebettete Video-Dateien (avi,mp4), Audio-Dateien (wav,MP3) und andere Dokumente wie PDF. Allzu häufig werden in der Entwurfs-Phase unbedacht allerhand Medien eingefügt, ohne die Dateigröße der einzelnen Medien zu beachten. Diese sollten jedoch vor der Einbindung in die Präsentation von einem erfahrenen Mediengestalter mediengerecht aufbereitet, also herunterskaliert, zugeschnitten und im richtigen Dateiformat komprimiert werden. Dadurch lässt sich die Dateigröße drastisch reduzieren und Sie behalten das bestmögliche Verhältnis von Bild-/Tonqualität und Datenmenge.

Warum kostenlose Cloud-Anbieter häufig eine schlechte Wahl sind

Wenn Sie große PowerPoint-Präsentationen über kostenlose Cloud-Anbieter versenden, gehen nicht selten die Eigentumsrechte an den Anbieter über. Das Transfer-Limit ist beschränkt, die Daten sind nicht verschlüsselt und Sie können hochgeladene PowerPoint-Präsentationen nicht mehr zurückziehen, falls Sie eine falsche E-Mail-Adresse als Empfänger eingetragen haben.

Verschicken Sie Ihre PowerPoint-Präsentationen online besser über Ihren eigenen Server, etwa mit unseren Lösungen für sicheren Datenaustausch.

Wie kann ich große Videos verschicken?

Große Videos im Marketing

Im Zeitalter von Video-Marketing sind Marketing-Abteilungen tagtäglich in die Produktion von Videokampagnen involviert.

Nachdem bei YouTube bereits im Jahr 2005 das erste Video hochgeladen wurde, haben sich seither zahlreiche weitere Bewegtbild-Kanäle wie TikTok, Twitch und GIPHY etabliert. Auch in LinkedIn, Facebook und Twitter lassen sich Reichweiten und Interaktionsraten durch kurzweiligen Video-Content deutlich vergrößern.

Entsprechend produzieren, schneiden, komprimieren und versenden Marketing-Mitarbeiter Videos unterschiedlichster Größe, je nach Anforderung des Kanals und der Endgeräte.

Warum sind Video-Dateien häufig so groß?

Aufgrund immer besser werdender Wiedergabegeräte und Displays, steigt analog zur Auflösung von SD mit 858x480 Pixel auf HD mit 1.280x720 Pixel bzw. Full HD mit 1.920x1.080 Pixel bis hin zu 4K mit 4.096x2.160 Pixel auch die Dateigröße der Videos an. So erreicht ein hochauflösendes Video mit hoher Framerate mehrere GB pro Minute.

Herausforderungen beim Verschicken großer Videos

Diese großen Video-Dateien zu Kunden, Partnern und Lieferanten zu senden, kann eine Herausforderung sein; Während der Produktionsphase eines Videos verwenden Agenturen und Marketing-Abteilungen häufig noch die Cloud-Services der Videoschnitt-Software, um etwa nach der Vorabansicht eines Rohschnitts kollaborativ daran mitzuwirken. Spätestens wenn das finale Rendering dann jedoch einige Zeit im Dateisystem vorliegt und "noch mal eben schnell" an externe Empfänger versendet werden muss, wird häufig auf kostenlose Cloud-Anbieter wie WeTransfer oder Dropbox zurückgegriffen. Schlicht, weil eine firmeneigene Lösung fehlt, die an die eigenen Bedürfnisse angepasst ist.

Warum kostenlose Cloud-Anbieter häufig eine schlechte Wahl sind

Wenn Sie große Videos über kostenlose Cloud-Anbieter versenden, gehen nicht selten die Eigentumsrechte an den Anbieter über. Das Transfer-Limit ist beschränkt, die Daten sind nicht verschlüsselt und Sie können hochgeladene Videos nicht mehr zurückziehen, falls Sie eine falsche E-Mail-Adresse als Empfänger eingetragen haben.

Verschicken Sie Ihre Videos online besser über Ihren eigenen Server, etwa mit unseren Lösungen für große Dateitransfers.

Wie kann ich Empfängerlisten datenschutz-konform versenden?

Was sind Empfängerlisten?

Im Marketing-Umfeld werden häufig Empfängerlisten erstellt. Das sind zumeist Exporte aus CRM-, CMS- oder etwa Newsletter-Anwendungen und liegen in der Regel im CSV, XLS oder JSON-Format vor. Diese Empfängerlisten enthalten personenbezogene Daten, die für die Zustellung benötigt werden. Im Falle von E-Mailings reichen häufig Vorname, Nachname, Anrede sowie die E-Mail-Adresse. Bei postalischen Anschreiben sind Straße, Hausnummer, Ort, Postleitzahl sowie das Land des Empfängers enthalten.

Wann werden Empfängerlisten versendet?

Häufig ist es so, dass die Daten in Systemen aggregiert werden, auf die das Marketing oder externe Marketing-Agenturen keinen Zugriff haben. Automatische Abgleiche in das Newsletter-System sind oft nicht implementiert. Also müssen die Empfängerlisten zunächst von Person A exportiert und an Person B übermittelt werden, welche eine Qualitätssicherung der Exporte durchführt. Nachdem die Empfängerliste überprüft und gegebenenfalls korrigiert wurde, wird sie anschließend an Person C gesendet, welche dann den Import in die Newsletter- oder Postservice-Anwendung durchführt. Es finden also mindestens 1-2 Transfers statt.

Empfängerlisten DSGVO-konform versenden

Da Empfängerlisten naturgemäß personenbezogene Daten beinhalten, gilt es (nicht erst seit Inkrafttreten der DSGVO) den Datenschutz zu beachten.

Im Falle von Datenschutz-Verstößen oder Pannen, etwa durch den Versand einer Empfängerliste an eine falsche E-Mail-Adresse, ist mit empfindlichen Strafen zu rechnen. Obendrein schädigen solche Datenschutzpannen die Reputation Ihres Unternehmens. Daher raten wir davon ab Empfängerlisten unsicher per E-Mail, FTP oder kostenlose Cloud-Anbieter zu versenden. Versenden Sie diese Dateien sicher verschlüsselt, etwa mit unserer Lösung für den sicheren Dateiaustausch.

Wie kann ich Teilnehmerlisten datenschutz-konform versenden?

Was sind Teilnehmerlisten?

Marketingabteilungen hantieren häufig mit Teilnehmerlisten. Auf Teilnehmerlisten werden Personen geführt, die zu Veranstaltungen geladen oder angemeldet wurden. Digitale Teilnehmerlisten sind Exporte aus CRM-, CMS- oder etwa Veranstaltungsmanagement-Software und liegen in der Regel im CSV, XLS oder JSON-Format vor. Analog vorliegende Teilnehmerlisten in Form von gedrucktem Papier sollten in der heutigen Zeit kein Thema mehr sein.

Teilnehmerlisten enthalten personenbezogene Daten die für die Zustellung von Einladungen, Zuordnung von Anmeldungen, Teilnehmeranzahl sowie zur Einlasskontrolle benötigt werden. Bei Online-Veranstaltungen wie Webinaren oder Roundtables reichen häufig Vorname, Nachname, Firmenname sowie die E-Mail-Adresse. Bei physischen Events wie Kongressen, Messen oder Dinner-Veranstaltungen mit hochwertig gedruckten Eintrittskarten sind Straße, Hausnummer, Ort, Postleitzahl sowie das Land des Empfängers enthalten.

Wann werden Teilnehmerlisten versendet?

Häufig werden Teilnehmerlisten aus unterschiedlichsten Quellen zusammengetragen. So stammt beispielsweise zunächst ein Großteil der gesammelten Adressen aus Bestandskunden sowie Geschäftspartnern. Ferner werden Leads aus dem CRM sowie der Presse-Verteiler hinzugefügt. Zu Guter Letzt werden noch besondere Teilnehmer aus dem Management-Team hinzugefügt.

Die Erzeugung von Teilnehmerlisten, vom ersten Teilnehmer bis zur endgültigen Liste, verläuft nicht linear, sondern in sehr dynamischen Prozessen mit unterschiedlichsten Akteuren. Entsprechend häufig werden Teilnehmerlisten oder Listen-Fragmente zwischen den Parteien ausgetauscht. Die Notwendigkeit der Festlegegung eines zentralen Kanals für den sicheren Dateiaustausch liegt auf der Hand.

Teilnehmerlisten DSGVO-konform versenden

Bei Teilnehmerlisten handelt es sich in der Regel um keine allzu großen Dateien. Wenige Kilobyte fassen bereits hunderte Datensätze. Entsprechend verlockend und naheliegend ist die Übermittlung der Teilnehmerliste via E-Mail. Nicht zuletzt, weil das E-Mail-Programm stets in greifbarer Nähe ist. Da Teilnehmerlisten jedoch personenbezogene Daten beinhalten, gilt es (nicht erst seit Inkrafttreten der DSGVO) den Datenschutz zu berücksichtigen.

Im Falle von Datenschutz-Verstößen oder Pannen, etwa durch den Versand einer Teilnehmerliste an eine falsche E-Mail-Adresse, ist mit empfindlichen Strafen zu rechnen. Obendrein schädigen solche Datenschutzpannen die Reputation Ihres Unternehmens. Daher raten wir davon ab Teilnehmerlisten unsicher per E-Mail, FTP oder kostenlose Cloud-Anbieter zu versenden. Tauschen Sie diese Daten sicher aus, etwa mit unserer Lösung für den sicheren Dateiaustausch. Durch unser Outlook AddIn können übrigens alle Beteiligten ihre gewohnten Arbeitsschritte beibehalten.

Wie unterscheidet sich Cryptshare von anderen Transfer-Methoden?

Cryptshare ist bei hohem Sicherheitsniveau einfacher und benutzerfreundlicher als Transfermethoden wie z.B. E-Mail, S/MIME, FTP, S/FTP oder Portallösungen.

Cryptshare vereint die folgenden Vorteile:

  • Keine Client-Installation erforderlich – ein Browser genügt.
  • Es ist kein besonderes Know-How erforderlich, um das System zu bedienen, die Benutzeroberfläche ist selbsterklärend.
  • Ansprechende, intuitive und einfache Benutzeroberfläche, die jeder sofort versteht und die an Ihr Corporate Design angepasst werden kann.
  • Keine Anlage und Verwaltung von Benutzerkonten erforderlich. Somit keine vergessenen Passwörter, toten Accounts oder zeitkritischen Neuanlagen erforderlich.
  • Nachvollziehbarkeit aller Dateitransfers. Die Absender werden über den Erfolg Ihrer Transfers persönlich informiert. Ein Log gibt Aufschluss über alle Dateitransfers.
  • Abgelaufene Transfers werden automatisch gelöscht.
  • Alle Daten bleiben in Ihrem Hoheitsbereich. Der Cryptshare Server steht in Ihrer DMZ oder bei einem Hoster Ihres Vertrauens.
  • Plug-Ins für Outlook und Notes können optional verwendet werden, um dem Komfort für die Anwender zu steigern.

Cryptshare eignet sich so ideal für ad-hoc Dateitransfers im Rahmen von B2B oder B2C Kommunikation. Dies besonders, da auch Externe Ihnen ohne jedwede Vorbereitungen Dateien vertraulich zusenden können.