IT-Compliance leicht gemacht

für Sie und Ihre Mitarbeiter.

Mit Cryptshare E-Mail Schutz-Klassifizierung. Mit nur einem Klick!

Aufgrund wachsender Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit müssen Unternehmen ihre Datenverarbeitungsprozesse sicher gestalten. Neben E-Mail Verschlüsselung bietet Cryptshare die Möglichkeit die Klassifizierung von Daten vor der Übermittlung mit Microsoft Outlook vorzunehmen. Das Klassifizieren von Daten ist ein wichtiger Compliance Standard, den die EU-DSGVO fordert.

Die Cryptshare E-Mail Schutz-Klassifizierung ermöglicht es, ausgehende Nachrichten abhängig von der Schutzbedürftigkeit der Inhalte in verschiedene Schutzklassen einzustufen. Abhängig von der gewählten Schutzklasse können bestimmte Übertragungswege und -einstellungen administrativ vorgegeben werden.

E-Mail Klassifizierung in Outlook

Video

E-Mail Klassifizierung in Outlook - DSGVO-konforme Daten-Klassifizierung

Das Klassifizieren von Daten ist ein wichtiger Compliance-Standard, den unter anderem die EU-DSGVO fordert.

Gleichzeitig müssen Mitarbeiter unterschiedlich schutzbedürftige Daten versenden, an deren Übertragung individuelle Sicherheitsanforderungen angelegt werden.

Mit der E-Mail-Klassifizierung von Cryptshare werden beide Anforderungen zu einer komfortablen Lösung verschmolzen.

Der Administrator kann, entsprechend gesetzlicher Vorgaben und unternehmenseigener Richtlinien, beliebige E-Mail Klassifizierungen wie beispielsweise:

  • Keine Klassifizierung
  • Unkritische Daten
  • Vertrauliche Daten
  • Streng vertrauliche Daten

festlegen und dabei unmittelbar das Sicherheitsniveau der Daten-Übertragung verknüpfen.

So könnten Transfers, die als "Unkritische Daten" klassifiziert werden, beispielsweise ohne Kennwort erfolgen. "Streng vertrauliche Daten" hingehen ausschließlich mit höchstem Kennwort-Sicherheitslevel.

Dadurch schärfen sie das Bewusstsein für kritische Daten bei Ihren Mitarbeitern und ihnen gleichzeitig Entscheidungshilfen an die Hand.

Einfache Handhabe

Der Sender verwendet Microsoft Outlook wie gewohnt. Sofern die Funktion zur E-Mail Schutzklassifizierung aktiviert ist, erscheint neben dem Button "Mit Cryptshare senden" der Button "E-Mail-Klassifizierung". Durch Klick auf den Button werden die im Unternehmen verfügbaren Schutzklassen angezeigt. Wenn der Sender mit der Maus über eine der Schutzklassen fährt, erscheint ein sogenannter Tooltip, der weitere Informationen zur Bedeutung der Schutzklasse gibt. Die Funktion hilft Sicherheitsvoraussetzungen zu trainieren, wie von der EU-DSGVO gefordert.

Die E-Mail Schutzklassifizierung wird vom Administrator anhand der gesetzlichen Vorgaben und der des Unternehmens eingerichtet. Er kann dem Anwender die Festlegung einer Schutzklasse freistellen oder sie verbindlich machen. Ist die Festlegung verbindlich, muss der Anwender eine Schutzklasse wählen, damit er die Nachricht versenden kann. Nur bei freigestellter Auswahl kann er Nachrichten mit der Schutzklasse "Ohne Klassifizierung" versenden.

Email Klassifizierung für Outlook
Wie Sie eine Schutzklasse in Outlook auswählen

Je nachdem welche Zustellregel(n) der Administrator an die jeweilige Schutzklasse gekoppelt hat, wird die Nachricht:

  • zwingend per Cryptshare verschickt (es öffnet sich die Cryptshare Seitenleiste in der der Versand mit wenigen Klicks abgeschlossen wird.)
  • nicht per Cryptshare versendet oder
  • der Sender entscheidet selbst, ob sie mit Cryptshare versendet werden soll oder nicht.

Widersprechen die vom Sender vorgenommenen Einstellungen den Vorgaben der ausgewählten Schutzklasse, erhält er einen Hinweis und kann die Einstellungen anpassen. So kann das Unternehmen sicherstellen, dass die Compliance-Richtlinien eingehalten werden.

Erfolgt der Versand per Cryptshare, sind durch die ausgewählte Schutzklasse bestimmte Transferoptionen vorbelegt – je nach Auswahl können sie editierbar, ausgegraut oder unsichtbar sein.

Schutzklassen im Transfer Dialog

Transfereinstellungen und gewählte Klassifizierung werden im Transfer Dialog angezeigt

Einfache Nachvollziehbarkeit

Der Sender kann ganz einfach nachvollziehen, mit welcher Klassifizierung er seine Nachricht versehen hat. Jede Schutzklasse besitzt eine eindeutige farbliche Kennzeichnung.

Im Ordner "Gesendete Elemente" und im Upload-Manager kann er sehen, mit welcher Schutzklasse seine Nachricht versendet wurde.

Email Klassifizierung - Nachvollziehbar in gesendete Elemente

Einfache Implementierung

Der Administrator kann die Klassifizierungsregeln im Konfigurator erstellen. Er hat die Möglichkeit, eine Beispiel-Konfiguration mit Standardwerten zu erzeugen, die er dann entsprechend seiner Vorgaben verändert. Das geht schneller als eine neue, leere Datei zu bearbeiten. Die Beispiel-Konfiguration enthält exemplarisch drei Klassifizierungen für nicht vertrauliche, vertrauliche und streng vertrauliche Inhalte.

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